Anforderungen an eine Bibliotheksssoftware zur Betriebssteuerung

Ein Abgleich mit dem aktuellen Angebot marktrelevanter Bibliothekssysteme in Deutschland

von Simone Fühles-Ubach und Achim Oßwald
Die Untersuchung zeigt auf, welche Anforderungen an die Statistikfunktionalität von Bibliothekssoftware auf der Grundlage des sogenannten Neuen Steuerungsmodells bestehen. Hierzu wurden im Rahmen einer Umfrage im Juli / August 1998 bei Herstellern von Integrierten Bibliothekssystemen, die im deutschen Markt von Bedeutung sind, die entsprechenden Leistungsmerkmale dieser Programme ermittelt. Die funktionalen Defizite der Programme im Hinblick auf die Bereitstellung von Daten für das Handeln nach dem neuen Steuerungsmodell werden aufgezeigt und mögliche Reaktionen der Hersteller, der Anwender und der Ausbildungseinrichtungen formuliert..

A management requirement of library software - a comparison of available features of relevant library software in Germany

The study gives an overview on the requirements of library automation software referring to statistics and in accordance with the idea of New Public Management. They result from a survey with relevant library automation software suppliers in the German market in July / August 1998. In this survey the status quo of functionalities was identified. Functional deficits referring to the requirements for decisions according to New Public Management were identified. Possible conclusions to be drawn from these results by suppliers, libraries and educational institutes are given.

Exigences demandées aux logiciels bibliothécaires pour I´administration communale en Allemagne - une comparaison des logiciels bibliothécaires actuels se présentant sur le marché allemand

L'enquête montre les exigences demandées aux logiciels intégrés bibliothécaires à partir des nouveaux réglements dans l'administration communale en Allemagne ('Neues Steuerungsmodell'), notamment à l'égard de leurs fonctionnements statistiques. A cet effet, les critères de capacité de rendement correspondants de ces logiciels ont été recherchés dans la mesure d'un sondage réalisé en juillet / août 1998 interrogeant les développeurs de systèmes informatiques bibliothécaires importants sur le marché allemand. Les auteurs mettent en évidence les déficits des fonctionnements des logiciels par rapport à la disposition des dates nécessaires pour agir selon les nouveaux réglements administratifs. Ils présentent des conclusions possibles de la part des développeurs, des bibliothèques et de l'enseignement bibliothécaire.

Immer unbestrittener wird, welch hohen Stellenwert die Aspekte des Neuen Steuerungsmodells (NSM) im Sinne von Kosten- und Leistungsrechnung, Organisationsentwicklung und Controlling als Bestandteil eines umfassenden Konzeptes zum Management auch von Bibliotheken haben. Damit verbunden ist auch die Erkenntnis, welchen Einfluß dieses Konzept auf die Arbeitsweise all jener haben muß, die Leitungsfunktionen in Bibliotheken übernehmen (),(),().

Eine naheliegende Fragestellung für Informationsspezialisten ist in diesem Zusammenhang, aus welchen Quellen die Daten für die relevanten Management-Entscheidungen kommen könnten und kommen müßten (),(). Zur Debatte stehen dabei der Geschäftsgang, Daten von Lieferanten und anderen Partnern, Haushaltsdaten sowie Benutzer und Benutzungsdaten.

Idealerweise sollten alle vier Bereiche für die Bibliotheksleitung durch eine solide quantitative und qualitative Datengrundlage transparent werden. Auf einer solchen Grundlage könnten dann optimierte Entscheidungen getroffen werden. Unerläßlich ist dabei, daß diese Daten maschinenlesbar vorliegen, um sie in entscheidungsunterstützenden Softwarewerkzeugen aufbereiten und weiterverarbeiten zu können.

Alle Bereiche, die als Datenquellen dienen können, sind in unterschiedlichem Maße durch Funktionsbereiche der Integrierten Bibliothekssysteme (IBS) abgedeckt. Es liegt also nahe anzunehmen, daß hieraus zumindest ein Teil der relevanten Daten gewonnen werden kann.

Zur Absicherung dieser Ausarbeitungen wurden zehn ausgewählte Softwareunternehmen, die auf dem deutschen Markt für Bibliothekssysteme von großer Bedeutung sind, mittels eines Fragebogens im Juli/August 1998 um Stellungnahme insbesondere zu den Statistikmodulen ihrer angebotenen Softwareprodukte gebeten. Die Auswertung der Antworten zeigt, welche Erwartungen hinsichtlich der Bereitstellung von NSM-relevanten Daten Bibliotheksleitungen derzeit realistischerweise an Bibliothekssysteme haben dürfen. Sie geben darüber hinaus Hinweise auf die Überlegungen und Entwicklungen der Softwareanbieter in diesem Bereich.

Methodisch und inhaltlich abgesichert wurde die Untersuchung durch ausführliche Gespräche mit dem Bibliotheksdirektor der StadtBibliothek Köln, Herrn Dr. Neißer, sowie weiteren Mitarbeitern dieser Öffentlichen Bibliothek, die im bundesdeutschen Vergleich derzeit auf dem Gebiet der Anwendung des Neuen Steuerungsmodells sicher als eine der führenden Bibliotheken bezeichnet werden kann ().

2 Welche Daten benötigt eine Bibliothek für eine erfolgreiche Betriebssteuerung?

Ausgehend vom Neuen Steuerungsmodell als anzustrebendes Verfahren zur Bibliothekssteuerung werden dessen zentrale Elemente bezüglich Datenaufkommen und Datenvolumen näher betrachtet ().

Die Dezentralisierung ist dabei der zentrale Aspekt des neuen Managementkonzeptes für die Bibliothek. Sie ist verbunden mit der Verlagerung aller maßgeblichen Entscheidungskompetenzen in die Bibliothek, weg von übergeordneten Stellen und Trägereinrichtungen. Sie kann eigenverantwortlich über Personal, Geld und andere Ressourcen bestimmen.

Für das Datenaufkommen in und um die Bibliothek bedeutet dieses neue Konzept, daß die gesamten entscheidungsrelevanten Daten aus allen Bereichen der Bibliothek in den Bereichen des Controlling und, in komprimierter Form, bei der Bibliotheksführung zusammenfließen. Hier muß der Gesamtüberblick über alle Daten vorliegen - z. B. Daten zum Kostenmanagement, zu Personalfragen und zur Organisation -, weil nur so zielgerichtete Entscheidungen eigenverantwortlich getroffen werden können. Durch die Dezentralisierung werden Einfluß- und Mitspracherechte von außerhalb der Bibliothek reduziert, gleichzeitig wird die Verantwortung der Bibliotheksleitung jedoch größer.

Ein Beispiel für neue Handlungsspielräume ist der flexiblere Einsatz der Finanzmittel, konkret der Transfer von Haushaltsmittel aus dem Sachmittelbereich hin zum Personalbereich.

Die im folgenden genannten Aspekte des NSM sind von der Grundsatzentscheidung der Dezentralisierung abhängig. Sie sind eng miteinander verwoben und bedingen sich zum Teil gegenseitig.

Outputorientierte Steuerung bedeutet leistungsorientierte Steuerung, d. h. es geht um die Effektivität der Bibliothek. Die Bibliothek wird durch konkrete Ziele gesteuert, deren jeweiliger Zielerreichungsgrad durch Soll-Ist-Vergleiche im Controlling festgestellt wird. Die Dienstleistungen der Bibliothek müssen daher als Produkte klar umrissen und definiert werden, um ihnen eindeutig Kosten zuordnen zu können. So wird klar, wieviel welche Leistung kostet ().

Das Controlling, das in der Regel direkt dem Management unterstellt ist, sorgt dafür, daß die angestrebten Ziele wirklich verfolgt werden. Durch stetige Beobachtung können Zielabweichungen frühzeitig erkannt und an das Management gemeldet werden. Es findet ein ständiger Soll-Ist-Vergleich statt, der die Arbeitserfolge bestätigt oder nötige Veränderungen aufzeigt. Während die Bibliotheksleitung nach bestimmten Fragen analysierte und aufbereitete Daten erhält, liegt im Controlling die Gesamtheit aller quantitativen und qualitativen Daten vor (), ().

Quantitative Daten, die für eine outputorientierte Steuerung benötigt werden, sind betriebswirtschaftlich orientierte Daten, die auf mehreren Ebenen zu betrachten sind. Die Basis bilden die gesamten Eckdaten der Bibliothek, (die entweder schon regelmäßig ermittelt sind oder durch eine Ist-Analyse gewonnen werden müssen) bezüglich aller Ressourcen. Für die Planung des Managements und des Controllings ist hier eine verläßliche Informationsbasis absolute Voraussetzung.

Mit den Ist-Daten als Grundlage werden die Ziele, d. h. die Sollvorgaben für das nächste Jahr festgelegt. Anhand dieser Plangrößen wird später der Erfolg der Bibliothek bzw. einzelner Kostenstellen oder Verwaltungseinheiten "gemessen" werden.

Zusätzlich zu den quantitativen Daten benötigt das Bibliotheks-Controlling auch qualitative Daten über die Bibliothek. Die sind z. B. Einschätzungen von Benutzern über die angebotenen Dienstleistungen oder Bewertungen der Mitarbeiter bezüglich ihrer Arbeitsbedingungen innerhalb der Bibliothek.

Qualitative Daten über die Bibliothek erhält man i. d. R. durch Besucherbefragungen. Hier wird deutlich, wo Stärken und Schwächen in der Dienstleistung liegen, welche Angebote genutzt oder nicht genutzt werden und in welchen Bereichen noch nicht hinreichend erfüllte Wünsche und Anregungen der Benutzer liegen. Die Auswertung der qualitativen Daten sind entscheidende Grundlage für das Dienstleistungsmarketing und die Ableitung erforderlicher Maßnahmen.

Ein Beispiel für Bibliotheks-Controlling der Stadtbibliothek Köln möge den Gesamtkomplex konkretisieren:

In einem Globalhaushalt wird das Haushaltsvolumen festgelegt und die bereits geplanten Ausgaben abgezogen. Das Gesamtvolumen richtet sich nach der zu erwartenden Leistung der Bibliothek. Da bisher bei der Leistungsmessung die Kostenseite weitgehend ausgeklammert wurde, müssen die zukünftigen Entscheidungen nun auch unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten gesehen werden. Dies macht die Einführung der Kosten-Leistungsrechnung (KLR) erforderlich (). Daten, die hier benötigt werden, sind z.B. die Art der entstandenen Kosten (Kostenartenrechnung), der Ort der entstandenen Kosten (Kostenstellenrechnung) und der Grund für die entstandenen Kosten (Kostenträgerrechnung).

So können beispielsweise bei der Einrichtung eines Dienstleistungsabends in der Bibliothek konkret die entstehenden Kosten ermittelt werden. Die Zuordnung der durch die Dienstleistungserstellung direkt entstehenden Kosten (Personal) und der Gemeinkosten (z.B. Betriebskosten für Strom, Heizung etc.) zeigen bei einer Analyse durch das Controlling sehr schnell, was die Maßnahme kostet und ob die angestrebten Ziele erreicht wurden.

Um Organisationsstrukturen und Arbeitsweisen effizienter gestalten zu können, müssen in einer Bibliothek in erster Linie die geschäftsgangorientierten Daten erfaßt, analysiert und später optimiert werden. Mit Hilfe einer Ist-Analyse über Kennzahlen besteht die Möglichkeit des Bibliotheks-Benchmarkings, d. h. ein Vergleich der Leistungsfähigkeit zwischen mehreren Bibliotheken und dienstleistungserstellenden Institutionen.

Dazu zählen beispielsweise Daten über Durchlaufzeiten (Dauer des Geschäftsgangs), Wartezeiten (z. B. bei der Fernleihe) und Zeiten der Verfügbarkeit (Öffnungszeiten).

Das neue Steuerungsmodell fordert verantwortungsvolle, kostenbewußt arbeitende, engagierte und wettbewerbsorientierte Mitarbeiter mit betriebswirtschaftlichem, DV-technischem und - im vorliegenden Anwendungszusammenhang - insbesondere auch bibliothekarischem Fachwissen.

Wichtig sind in diesem Bereich neben den schon genannten quantitativen Daten jedoch besonders qualitative Daten, die sich u.a. auf die Zufriedenheit und die Motivation der Mitarbeiter in ihrem Arbeitsumfeld beziehen.

Zusammenfassend kann für die Art und den Umfang der benötigten Daten gesagt werden, daß für Management im Sinne des neuen Steuerungsmodells zusätzlich zu den heute normalerweise vorhandenen bestandsorientierten Daten (z.B. wieviele Medien welcher Art sind insgesamt da?, wieviele Ausleihen von wievielen Benutzern?) zukünftig in verstärktem Maße dienstleistungsorientierte Daten benötigt werden. Diese müssen beispielsweise die Frage beantworten können: Was kostet welche Dienstleistung der Bibliothek und wie setzen sich die Kosten zusammen? - eine Frage, auf die die heutige Bibliotheksorganisation meist noch keine zufriedenstellende Antwort geben kann.

Um zu sehen, inwieweit die am Markt besonders relevanten Integrierten Bibliothekssysteme den erweiterten Anforderungen im Hinblick auf das Neue Steuerungsmodell genügen, galt es, eine entsprechende Bestandsaufnahme vorzunehmen. Eine Herstellerbefragung war dafür als erster Schritt sicher am geeignetsten, wobei den Autoren klar ist, daß die gesammelten Aussagen im Bedarfsfall in einem zweiten Schritt am konkreten Produkt weiter analysiert werden sollten. Nachfolgend Angaben über die von den Autoren im Juli / August 1998 bei Herstellern von im deutschen Markt relevanten Integrierten Bibliothekssystemen durchgeführte Umfrage.

Unter dem Titel "Herstellerbefragung zu Statistikfunktionen von Integrierten Bibliothekssystemen" wurden insgesamt 15 inhaltliche Fragen zusammengefaßt. ().

Die erste Gruppe von Fragen zielte auf die aktuelle Funktionalität und den abgedeckten Bereich der Statistikfunktionen des jeweiligen Programms. Hierbei wurde auch erfragt, inwieweit eine Erweiterung Richtung KLR und Controlling geplant ist.

Die zweite Gruppe von Fragen versuchte die Möglichkeiten der Einflußnahme durch den Anwender hinsichtlich Erweiterbarkeit der ermittelten Daten, Parametrisierung, Formen der grafischen Auswertung, des Datenimports und des Datenexports sowie die Bereitstellung von Daten für die Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS) zu ermitteln.

Die dritte Gruppe von Fragen bezog sich auf unterschiedliche Aspekte wie Angebotsformen des Statistikmoduls, des Hilfesystems sowie Voraussetzungen beim Kunden und zugehörige Schulungsangebote.

Abschließend wurden die Anbieter befragt, wie sie selbst den Stellenwert des Statistikmoduls einschätzen und welche Vorteile sie speziell für ihr Modul im Marktvergleich sehen.

Zur Befragung wurden insgesamt zehn Firmen ausgewählt. Ziel war es, Systemanbieter anzusprechen, die aktuell sowohl im Segment der großen als auch der kleinen und mittleren wissenschaftlichen und Öffentlichen Bibliotheken relevant sind. Die gängige Unterscheidung zwischen Programmen allein für Öffentliche Bibliotheken und wissenschaftliche Bibliotheken ist aus Sicht der Autoren im Hinblick auf die für NSM oder Globalhaushalt notwendigen Statistikerfordernisse faktisch nachrangig bis irrelevant. Deshalb wurde diese spartenspezifische Unterteilung der Systeme hier nicht berücksichtigt.

Als Ausgangspunkt diente die zuletzt im 1. Quartal 1998 () vom DBI aktualisierte Übersicht zu in deutschen Bibliotheken zum Einsatz kommenden EDV-Systemen (vgl. http://www.dbi-berlin.de/dbi_ber/edv/sw/sw_eig.htm). Die Angaben des DBI beziehen sich auf die von den Herstellern gemachten Aussagen, in welchen Anwendungsumgebungen ihre Programme einsetzbar sind. Derartige Angaben sind naturgemäß auch stark von Vertriebsabsichten beeinflußt. Danach lassen sich die ausgewählten Programme wie folgt zuordnen.

(Tab. 1): Zuordnung Einsatzmöglichkeiten der EDV-Systeme nach Bibliothekstyp (ggf differenziert)

Programm	Anbieter	Antwort	alle Bibliotheken	für große Bibliotheken
Allegro-C	UB BS ()	ja	x
meritus	ALSi	ja	x
aDIS	aStec	nein		x
BIBDIA	BiBer	ja	x
Bibliotheca WIN	b.o.n.d.	ja	x
Horizon	Dynix	ja		x
BIS/BISLOK ALEPH	ExL	ja	x	x
LIBERO	LIB-IT	ja	x
PICA Lokalsystem	PICA ()	nein	k.A.
SISIS	Sisis	ja	x

Zuordnung Einsatzmöglichkeiten der EDV-Systeme nach Bibliothekstyp (ggf differenziert)

Die getroffene Auswahl von Firmen und Programmen wird je nach Standpunkt kritisiert werden, da die möglichen Auswahlkriterien vielfältig sind (). Wichtig war allerdings, insbesondere auch Anbieter von aktuell in der Weiterentwicklung () befindlichen Systemen auszuwählen, wobei unterstellt wurde, daß aktuelle Vertriebserfolge und das inhaltliche Entwicklungspotential sich gegenseitig stimulieren.

Von den bei den antwortenden Bibliotheken der DBI-Umfrage(),() eingesetzten 76 Bibliothekssystemen (davon 30 mit lediglich einer Installation) wurden 10 nach diesen o.g. Kriterien ausgewählt. Insgesamt werden diese 10 Systeme in 661 der von der DBI-Umfrage erfaßten 1179 Bibliotheken mit EDV genutzt. Damit sind 56,1% der über die DBI-Umfrage erfaßten Bibliotheken mit EDV-Anwendungen implizit von der vorliegenden Umfrage repräsentiert.

Die folgende Grafik zeigt die prozentuale Verteilung der Systeme am deutschen IBS-Markt auf der Grundlage der Ergebnisse dieser vom DBI 1998 durchgeführten Umfrage:

Prozentualer Anteil der befragten Firmen und ihrer jeweiligen Systeme am deutschen Markt

Die Fragebögen wurde in der hierfür sicher ungünstigen Zeit Mitte Juli 1998 versandt. Wunschtermin für die Rückantwort war 13. August 1998. Nach einer Nachfrageaktion Ende August lagen bis zum 16.9.1998 insgesamt 8 der 10 Fragebögen beantwortet vor.

4 Der status quo: Aktuell verfügbare Statistikfunktionen von Bibliothekssystemen. Zusammenfassung der Auswertung der eingegangenen Fragebögen

Grundlage der nachfolgenden Feststellungen sind die Angaben und Antworten der acht Hersteller. Ihnen sei an dieser Stelle für ihre Kooperationsbereitschaft gedankt (). Die zusammengefaßten Angaben wurden von den Herstellern bestätigt.

Alle Systeme (Allegro-C, meritus; BIBDIA, BibliothecaWIN, BIS / BIS-LOK; HORIZON, LIBERO, SISIS) bieten umfangreiche und einander ähnliche Statistiken zu den Bereichen Benutzer und Bestand an. Als Besonderheit bei der Ausleihstatistik bieten BibliothecaWIN und BIBDIA vordefinierte Kreuztabellen der Ausleihzahlen in bezug auf bestimmte Medien- und Benutzergruppen an. Auch SISIS bietet Kreuzstatistiken an in bezug auf bestimmte Medien- und Benutzergruppen.

Im Bereich Finanzwesen und bei den sonstigen betrieblichen Aspekten bieten alle Systeme differenzierte Erwerbungsstatistiken und Statistiken zu Gebühren und Einnahmen. Meritus bietet nach eigenen Angaben darüber hinaus eine Statistik zur "Arbeitsleistung", wobei deren Datengrundlage nicht weiter erläutert wurde. BIS-LOK und LIBERO besitzen jeweils eine Kostenstellenstatistik, während BibliothecaWIN hier noch zusätzlich nach Kostenarten sowie freien, verplanten und gebundenen Mitteln unterscheidet. SISIS weist eine Verplantstatistik auf, die infolge der Struktur und Gliederung der Haushaltstitel sowohl nach Kostenarten als auch nach Kostenstellen eingerichtet werden kann.

Wie aus Punkt 4.1 hervorgeht, ist eine dienstleistungsorientierte Datenerfassung heute noch in keinem der Systeme vorgesehen. Der einzige Hersteller, der eine Erweiterung des Statistikmoduls in Richtung von Kennzahlen plant, ist b.o.n.d. mit BibliothecaWIN. Hier sollen beispielsweise Angaben wie "Ausleihe je Mitarbeiter", "Mittel je Einwohner" oder "Bestand pro Einwohner" berechnet werden. Bei entsprechendem Kundenauftrag wäre ALSi bereit, eine Erweiterung des Statistikmoduls in Richtung Kosten-Leistungsrechnung gegen Rechnung vornehmen. Alle übrigen Anbieter planen nach den vorliegenden Angaben, in dieser Richtung keine Entwicklungen. Sie verfolgen z.T. eine andere Politik. So weist z. B. die LIB-IT GmbH mit LIBERO explizit darauf hin, daß es als bessere Möglichkeit gesehen wird "Daten aus dem Bibliothekssystem an ein Finanz- und Controllingsystem nach Wahl der Bibliothek" zu geben und dort zur Analyse weiterzuverarbeiten. Gegenüber den Entwicklern von Allegro-C wurde in dieser Richtung bisher keinerlei Bedarf artikuliert, was u. U. mit dem Anwenderkreis der wissenschaftlichen Bibliotheken erklärt werden kann.

Alle Systeme bieten dem Anwender Zugriff auf alle systemintern erhobenen und erzeugten Daten. Auch die Möglichkeit für den Anwender Auswertungskategorien für statistische Daten zu definieren ist in allen Systemen vorhanden. Wesentlicher Unterschied ist hierbei, ob die Festlegung im systeminternen Statistikmodul oder extern in einem Reportgenerator vorgenommen wird (wie bei meritus, HORIZON, LIBERO und SISIS).

Bei HORIZON, LIBERO, BibliothecaWIN, SISIS und Allegro-C fallen außerhalb des Statistikmoduls noch weitere, sehr unterschiedliche Daten im System an. Dynix gibt dazu keine genauere Erläuterung, bei LIBERO handelt es sich um Protokolldaten, die zur Prüfung benutzt werden und BibliothecaWIN erhebt außerhalb des Statistikmoduls weitere Daten zur Etatüberwachung und zum Controlling in der Erwerbung. SISIS erzeugt Daten für die Fächerstatistik und Rohdaten für eine Recherchestatistik im OPAC. Bei Allegro-C fallen all jene Daten an, die von der Bibliothek zuvor über Parameter festgelegt wurden.

BIS / BIS-LOK bieten keine Schnittstellen für den Datenimport. Meritus, HORIZON, BibliothecaWIN und LIBERO bieten eine ODBC-Schnittstelle. Sie wird entweder durch den Einsatz der Reportgeneratoren realisiert oder die Datenhaltungg erfolgt, wie bei HORIZON, SISIS und BibliothecaWIN, bereits über eine SQL-Datenbank. BibliothecaWIN bietet darüber hinaus die Nutzung der Windows-Zwischenablage. Ähnliches gilt wohl für BIBDIA. Hier haben die Hersteller, das Vorhandensein einer Schnittstelle benannt, als Zielbereich für den Export aber lediglich Office-Programme oder Lotus 1-2-3 angegeben. Allegro-C schließlich bietet als Schnittstelle für den Datenimport und Datenexport eigene programmierbare Module an.

Alle Systeme () unterstützen die deutsche Bibliotheksstatistik. Fünf Systeme (Allegro-C, HORIZON, BibliothecaWIN, BIBDIA, LIBERO und SISIS) unterstützen alle Bibliothekstypen, BIS nur die ÖB-Statistik, ALSi macht zu den Bibliothekstypen keine weiteren Angaben. Nur bei BIS steuert der Benutzer die Zusammenstellung der DBS über Einzelfunktionen selbst, bei den übrigen Produkten wird mit Hilfe eines Assistenten gearbeitet (LIBERO, BibliothecaWIN) oder automatisch (Allegro-C, BibliothecaWIN, SISIS). Dynix und ALSi machten zum Verfahren der Erstellung keine näheren Angaben.

Bei den Anwendern sind mindestens die folgenden Kenntnisbereiche erforderlich, wenn Sie die Statistikfunktionen erfolgreich nutzen wollen. Dabei ist zu beachten, daß diese Kompetenzbereiche eng miteinander verflochten sind und sich zum Teil gegenseitig bedingen.

Für die Reportmodule bei meritus und LIBERO ist nach Herstellerangaben eine Einweisung in den Reportgenerator erforderlich. Hilfefunktionen zur Statistik bieten vier der acht Programme. Schulungen gibt es bei allen Anbietern bis auf Allegro-C und BIS / BIS-LOK, wobei die Anbieter, die mit Reportgeneratoren arbeiten, Schulungen für diese anbieten.

In allen Systemen, mit Ausnahme von BIS-LOK, ist ein z.T. allerdings nur minimaler Statistikteil integriert, der nicht separat erworben werden muß. Nur von ALSi werden als weitere Kosten Lizenzkosten für ein Standard-SQL-Paket geltend gemacht.

Als Vorteil der speziellen Statistikmodule wird von den Anbietern vor allem deren Flexibilität und freie Konfigurierbarkeit genannt, wobei dies in besonderem Maße auf Anwendung der Reportgeneratoren zutrifft. Auch Allegro-C nennt in diesem Zusammenhang die freie Parametrisierbarkeit, d. h. die individuelle Anpassungsmöglichkeit an die eigenen Bedürfnisse. Benutzerfreundlichkeit und leichte Erlernbarkeit werden für einige Systeme explizit angeführt (BibliothecaWIN, meritus, SISIS). Bei BibliothecaWin wird die enge Verzahnung der Module als Grund für die rasche Auswertung aller Daten im Statistikmodul genannt sowie die optimale Integration in die MS-Office-Umgebung. Technische Aspekte werden besonders für meritus (hohe Performance, auf flat file / RDBMS einsetzbar) und LIBERO (komplettes ODBC-Interface) in den Vordergrund gerückt.

Die Frage nach den zukünftig geplanten Erweiterungen der Statistikmodule zeigt ein uneinheitliches Bild. Explizit verneint wurde die Frage für bzw. von Allegro-C und BIS / BIS-LOK. ALSi, Sisis und Dynix beabsichtigen eine Entwicklung ihrer Statistikmodule durch Erweiterung der integrierten Standardberichte und der Standardstatistikfunktionalitäten. BibliothecaWIN und LIBERO werden nach eigenen Angaben entsprechend dem Bedarf und den Anforderungen der Benutzer weiterentwickelt.

Mit Ausnahme der Anbieter von Allegro-C, die der Statistik für alle Bibliothekssparten generell einen geringen Stellenwert beimessen, sind die Einschätzungen der übrigen Anbieter sehr einheitlich. Generell wird der Stellenwert von Statistik für öffentliche Bibliotheken als groß eingeschätzt, der für wissenschaftliche Bibliotheken etwas niedriger aber immer noch über dem mittleren Wert - und mit angenommener, wachsender Bedeutung - und bei Spezialbibliotheken wird eher eine geringe Bedeutung gesehen.

Die Untersuchung hat auf der Grundlage einer ungewöhnlich hohen Rücklaufquote von 80% einen guten Überblick zur aktuellen Marktsituation gegeben. Deshalb lassen sich folgenden Aussagen über die vorhandenen bzw. zukünftig zu erwartenden Statistikfunktionen der in Deutschland marktrelevanten Bibliothekssysteme treffen:

(1) Vgl. auch: Usherwood, Bob; Linley, Rebecca: New Library - new measures: a social audit of public libraries, Amsterdam 1998 (Paper of the 64^th IFLA General Conference August 16 - August 21, 1998; Code Number 054-94-E)

(2) Vgl. auch: Fühles-Ubach, Simone: Statistische Daten als Managment-Instrument. Eine kritische Analyse aus der Praxis des Bibliotheks- und Informationsbereichs. Vortrag an der FH Köln am 17.1.1998

(3) Vgl. - im Hinblick auf die speziellen Problemstellungen des Konzeptes im Umfeld der elektronischen Bibliothek - den Miel 2-Bericht: Brophy, Peter; Wynne, Peter M.; Centre for Research in Library & Information Management (CERLIM); Library Information Technology Centre (Ed.): Management Information Systems and Performance Measurement for the Electronic Library (MIEL 2). A Supporting Study in the JISC Electronic Libraries (eLib) Programme, London 1997

(4) Vgl. hierzu Abschnitt 3.2.6 des AHLB-Papiers in der Version von 1998:
Die Ausstattung von Hochschulbibliotheken mit lokalen Bibliothekssystemen im HBFG-Verfahren (AHLB). Empfehlungen des Bibliotheksunterausschusses für Datenverarbeitung und Kommunikationstechniken und der Kommission für Rechenanlagen, Deutsche Forschungsgemeinschaft; dritte, aktualisierte Auflage, Bonn, April 1998. Auch unter http://web.urz.uni-heidelberg.de/AndereOrg/DFG/ahlb.html

(5) Auch auf europäischer Ebene ist das Thema Managementinformationen für Bibliotheken ein breit diskutiertes Thema. CAMILE (Concerted Action on Management Information for Libraries in Europe) vereinigt 4 Projekte, die sich mit entscheidungsunterstützender Software sowie der Bewertung und Qualitätsmessung von Bibliotheken und deren Dienstleistungen beschäftigen. Weitere Informationen zu den Projekten und bisher bereits vorliegenden Papers unter http://www2.echo.lu/libraries/en/projects/camile.htm und http://www.staff.dmu.ac.uk/~camile/dss.htm.

(6) Bei dieser Gelegenheit danken die Autoren Herrn Dr. Horst Neißer und seinen Mitarbeitern recht herzlich für ihre Unterstützung und ihre Anregungen.

(7) Deutsches Bibliotheksinstitut; Wimmer, Ulla (Ed.): Verwaltungsreform. Bibliotheken stellen sich der Herausforderung, Berlin 1995 (Dbi-Materialien ;142)

(8) Deutsches Bibliotheksinstitut (Ed.): Controlling für öffentliche Bibliotheken. Wegweiser zu einer effizienten Steuerung, Berlin 1994 (Dbi-Arbeitshilfen)

(9) Brüggemeier, Martin; Küpper, Willi: Controlling als Steuerungskonzept für die öffentliche Verwaltung?. - In: Zeitschrift für Betriebswirtschaft (1992) 5, 567 - 569

(10) Schmidberger, Jürgen: Controlling für öffentliche Verwaltungen: Funktionen, Aufgabenfelder - Instrumente. 2., aktualisierte Auflage, Wiesbaden 1994

(11) Deutsches Bibliotheksinstitut; Pauleweit, Karin (Ed.): Wege zu einer bibliotheksgerechten Kosten- und Leistungsrechnung, Berlin 1998 (Dbi-Materialien ; 167)

(12) Eine Kopie des Fragebogens stellen die Autoren auf Nachfrage gerne zur Verfügung.

(13) Die davor liegenden Umfragen waren 1992, 1994 und 1996; vgl. auch Anwendungssoftware für Bibliotheken : eine Produktübersicht / [bearb. von Katrin Pieschel]. Deutsches Bibliotheksinstitut [, Abt. III, Referat DV-Beratung]. - Stand: Juli 1996. - Berlin : Dt. Bibliotheksinst., 1996. - 76 S. : nur Tab. - (Arbeitshilfen / Deutsches Bibliotheksinstitut)
Auch unter http://www.dbi-berlin.de/dbi_ber/edv/sw/sw_000.htm.

(14) Hier wurden alle Bibliothekssysteme aufgelistet, die laut Anbieter sowohl für den Einsatz in kleinen und mittleren Bibliotheken als auch in großen Bibliotheken geeignet sind.

(15) Universitätsbibliothek Braunschweig. - Bei Allegro-C sind unterschiedliche Entwicklungsstränge gegeben. Auskünfte erbeten waren hier für die sog. Braunschweiger Version, weshalb hier auch die Entwickler von Allegro-C an der UB Braunschweig angesprochen wurden.

(16) Von PICA wurden über das Lokalsystem Angaben erwartet, auch wenn PICA-Lokalsysteme keine besondere Bedeutung auf dem deutschen Markt haben. Besondere Relevanz kommt den bisherigen PICA-Angeboten sicher durch die Kooperation mit ALSi im Hinblick auf das geplante Produkt concerto zu. Da der Hersteller nicht geantwortet hat, kam diese Zwiespältigkeit jedoch nicht zum Tragen.

(17) So hatte z.B. die Vorgängeruntersuchung aus dem Jahre 1996 ergeben, daß von 1154 befragten Öffentlichen Bibliotheken 691 Bibliotheken mit 32 verschiedenen EDV-Bibliothekssystemen, davon 72 mit Eigenentwicklungen und 619 mit einem marktgängigen System arbeiteten [ vgl. Pieschel, Katrin: EDV-Bibliothekssysteme in Öffentlichen Bibliotheken : Ergebnisse der DBI-Umfrage 1996 - In: Bibliotheksdienst. 30 (1996),12, 2073 - 2082] .

(18) Als Kriterien hierfür wurden u.a. herangezogen: Client/Server-Architektur; Internet-Komaptibilität durch Einbindung eines WWW-OPACs und gegebenenfalls auch Zugriff auf Ausleih- und Vormerkfunktionen über das WWW; daneben Nutzung einer relationalen Datenbank und Offenlegung der Schnittstellen.

(19) Bei der Umfrage des DBI hatten von 2545 befragten Bibliotheken 63,1% (1606) geantwortet. 73,4% der antwortenden Bibliotheken (1179) gaben an, mit einem EDV-Bibliothekssystem zu arbeiten. Hiervon waren wiederum 77,1% (909) Öffentliche Bibliotheken und 22,9% (270) wissenschaftliche Bibliotheken. Weitere Details dieser Untersuchung sollen vom DBI 1998 veröffentlicht werden.
An dieser Stelle sprechen die Autoren ein großes Dankeschön an Frau Katrin Pieschel, Mitarbeiterin des DBI EDV-Beratungsdienstes aus, die sie freundlicherweise durch die Bereitstellung der Daten unterstützt hat.

(20) Ergebnisse der DBI-Umfrage 1998 zum Einsatz von EDV-Systemen in deutschen Bibliotheken 1998; bislang unveröffentliche Daten; freundlicherweise zur Verwendung überlassen.

(21) Trotz wiederholter, expliziter Nachfrage und Gewährung einer Nachfrist bis zum 30.10.1998 hat aStec sich nicht an der Umfrage beteiligt.

(23) Die Autoren sind gerade in diesem Punkt bezüglich des Studienangebotes der FH Köln, Fachbereich Bibliotheks- und Informationswesen, beruhigt. Sowohl im reformierten Studiengang Bibliothekswesen wie auch im neuen Studiengang Informationswirtschaft hat die Vermittlung von statistischem Methoden- und Anwendungswissen einen hohen Stellenwert.

Prof. Dr. Simone Fühles-Ubach

ist an der Fachhochschule Köln, Fachbereich Bibliotheks- und Informationswesen, Fachgebiet Organisation und Management von Informationseinrichtungen, Statistik.

Prof. Dr. Achim Oßwald

ist an der Fachhochschule Köln, Fachbereich Bibliotheks- und Informationswesen, Fachgebiet Anwendung der Datenverarbeitung im Informationswesen.

Fachhochschule Köln
Fachbereich Bibliotheks- und Informationswesen
Claudiusstraße 1
D-50678 Köln