Höhere Produktivität und geringere Kosten mit Dokumentenmanagementsystemen

Eine deutliche Reduzierung des Aufwands bei der Erstellung technischer Dokumentation sind mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) zu erzielen. Nach Meinung der tekom, der Gesellschaft für technische Dokumentation und Kommunikation (Stuttgart), ist der aktuelle Stand der DMS-Anforderungen eine volltextintegrierte Datenbank, die Komponenten unterhalb der physischen Datenebene verwalten kann. DMS macht, so die tekom, im Sinn von Einscannen, Ablegen und Wiederfinden in der technischen Dokumentation keinen Sinn.

Erfolgreiche Vorreiter in Sachen DMS sind die Luftfahrt- und Wehrtechnik. Mittlerweile haben andere Branchen die Vorzüge von DMS erkannt und verwenden innovative Datenbanksysteme, die Dateiformate wie SGML, XML und CGM unterstützen. Diese Systeme sorgen für eine effizientere Bewältigung der Datenflut, eine Straffung der Erstellungsprozesse, eine vielfache Wiederverwendung der gespeicherten Textkomponenten sowie ein universelles Übersetzungsmanagement mit dem Ziel einer weitgehend automatisierten Herstellung von Publikationen.