Lösungen für das Bibliothekenmanagement auch für andere Branchen einsetzbar - erfolgreiche Entwicklung von Bausteinen des weltweiten Chemischen Informationssystems von Bayer durch den High-Tech Spezialisten H+H.

Wie mißt man den Erfolg von elektronischen Systemen? Dies ist nicht immer einfach. ....Es sei denn, weltweite Nachfragen, Einladungen und Kontakte bezogen auf ein spezifisches Informationssystem rücken eine technische Systemlösung ins Rampenlicht, die eigentlich dazu konzipiert wurde, bescheiden im Hintergrund Probleme der weltweiten Informationsbeschaffung und –auswertung zu lösen.

So geschehen bei Bayer. Name des Erfolgssystems, ICS-Web (das Integrierte Chemie-Informationssystem von Bayer im Intranet) – mit dem Patent- und Dokumenten-Publishing-System "Papyrus II" sowie einem flexiblen CD-ROM/ DVD-Servicesystem des Spezialisten H+H Zentrum für Rechnerkommunikation GmbH aus Göttingen.

"Wir standen vor der enormen Herausforderung, für den Chemischen Bereich von Bayer, ein Informationssystem zu entwickeln, das zum einen die Betriebskosten reduziert und zum anderen einen extrem nutzerfreundlichen, weltweiten Zugang (vor allem Europa, USA und Japan) garantiert", formuliert Michael Becker, Informationsexperte bei Bayer. "Uns war klar, daß die Akzeptanz und Zufriedenheit der Nutzer dieses Systems, insbesondere der Experten aus den weltweit lokalen F&E-Abteilungen, entscheidend von einem komfortablen und einfach zu bedienenden Benutzerinterface abhängt. Gleichzeitig mußte sich ein solches System in einer höheren Effizienz niederschlagen und natürlich zukunftsfähig sein."

Die Grenzen von lokalen CD-ROM-Servern sowie Patentsystemen waren zu dieser Zeit offensichtlich geworden. Allein die Wartung der Software, die Versorgung mit z.B. neuen Patent-CD-ROMs, fachspezifischen Nachschlagewerken und Forschungsberichten, die täglich für die F&E-Projekte benötigt werden, stellten einen hohen organisatorischen und kostenmäßigen Aufwand dar.

Daher entwickelten die Experten für Bayer eine komplett neue Chemie-Informationsinfrastruktur im Bayer Intranet (das ICS Web). Die hohen Freiheitsgrade bei der Planung und Realisierung des Systems wurden in flexiblen Teams mit kurzen Entscheidungswegen genutzt: Die Wahl der Dienstleister, Contents, Basistechnologien etc. – alles stand unter der Flagge der "besten Systemlösung" im Sinne von "best practice".

Im Ergebnis sind jetzt alle benötigten Daten, Informationen, Recherchetools unter einem Dach zusammengefaßt wie externe Datenbanken, Forschungsberichte, chemische Substanzen und chemische Reaktionen, Patentinformationen, Standard-Nachschlagewerke etc.

Da der Full-Service-Gedanke prinzipiell Insellösungen widerspricht, haben die Experten aus dem Informationscenter auch die diversen Servicefunktionen wie Bibliotheksdienste und "Images/Orginale" effektiv in das System integriert. E-Commercefunktionen perfektionieren den Servicegrad und schöpfen Synergiepotentiale zum Beschaffungsmanagement aus.

Auf technischer Ebene zeigt sich die technische Perfektion, die Reife des Systems ganz einfach darin, daß der Nutzer von der Komplexität des Informationssystems nichts merkt. Im Gegenteil.

So findet der Mitarbeiter von Bayer in diesem System eine überraschend einfache deutsch- und englischsprachige Benutzeroberfläche vor. Er muß lediglich den Browser öffnen), dann kann er beliebig per "Hyperlink" zwischen den Datenbanken navigieren, die komfortablen Recherchetools nutzen, die selektierten Dokumente ausdrucken usw.

Durch die integrierten E-Commerce-Funktionen können Chemiker beispielsweise benötigte Chemikalien direkt bestellen und müssen nicht in gesonderte Systeme wechseln. Ein zentrales Help-Desk steht bei allen

Rechercheprozessen direkt zur Verfügung und übernimmt auch Beratungsfunktionen.

Kurz: alle für Chemiker wichtigen Informationen sind jetzt mit der implementierten Intranet-Lösung "just-in-time", konzernweit, leicht und einheitlich recherchierbar, zentrale Servicefunktionen elektronisch verfügbar.

Insgesamt steigt aus der Sicht des Managements die Motivation der Mitarbeiter sowie die Rechercheproduktivität. Hinzu kommen direkte Kostensenkungen (verursacht durch die Ablösung traditioneller Client-Server-Systeme durch die Intranet-Anwendung), was zu einer insgesamt höheren Gesamteffizienz des Unternehmens führt – auch wenn dies nicht exakt quantifizierbar ist. Zugleich leistet das System einen wesentlichen Beitrag zur Konzernintegration.

Auch im Bereich der Patentinformation gelang Bayer durch das integrierte System "Papyrus II" von dem EDV-Systemhaus H+H aus Göttingen ein Quantensprung. Millionen von Dokumenten unterschiedlichen Typs, wie z.B. Patente, Forschungsberichte usw., sind jetzt durch dieses webbasierte Dokumentensystem überaus einfach weltweit "handelbar". Die Mitarbeiter können gezielt anhand von Trefferlisten nach Patenten recherchieren, vergleichen und die gefundenen Ergebnisse schnell und komfortabel ausdrucken. Der Gesamtnutzen für Bayer liegt auf der Hand – sind doch Patente sozusagen das Kernstück (Ausgangspunkt und Ziel gleichermaßen) jedes F&E Programms.

"Es ist, als ob im Gegensatz zu den früheren Prozessen die Patentdokumente förmlich herbeiflögen", begeistert sich ein F&E-Experte, "unser Team nutzt die Patentrecherche viel effektiver – auch unabhängig vom Arbeitsplatz".

Das ursprünglich speziell für Bayer entwickelte System "Papyrus II" eignet sich prinzipiell für die unterschiedlichsten Informationssysteme aller Branchen. Immer dann, wenn große Mengen von unterschiedlichsten Dokumenten effizient verwaltet und die Zugriffe gesteuert werden müssen, lohnt sich der Einsatz von Papyrus II. Die webbasierte Technologie garantiert einfachste Nutzernavigation. Individuelle Abrechnungssysteme werden an die benötigte Schnittstelle einfach "heranprogrammiert". Mit dem Kunden werden die Schnittstellen in der Projektphase besprochen und die individuellen Anforderungen gemeinsam festgelegt.

"So profitiert nicht nur der Kunde von der gemeinsamen Projektarbeit", kommentiert Michael Etscheid, Geschäftsführer von H+H, "auch wir haben durch die Zusammenarbeit wertvolle Anregungen für technische Details und sogar für neue technische Kundenlösungen gewonnen."

Auch der CD-ROM-/ DVD-Service bei Bayer basiert auf einer von H+H angepaßten Citrix-Lösung, die um Managementfunktionen durch die Software "Netman" erweitert wurde. Diese Lösung schafft mehr als 60 Anwendungen bei ca. 4.000 Benutzern und den gleichzeitigen Zugriff von mehr als 90 Nutzern . Auch hier ist die 100%-ige Einbindung in die Intranetarchitektur von Bayer erfolgt. Die Schnittstellen diese Systems inclusive Zugriffskontrollen, Lizenzverwaltung usw... sind so flexibel, daß sie ganz individuell angepaßt und in bestehende oder neue Systeme eingebunden werden können.

"Hier war die Betreuung und Entwicklungsarbeit durch einen jungen High-Tech-Spezialisten im Team sehr wertvoll", bewertet Becker, "denn gerade ein Großunternehmen wie Bayer benötigt bei Systementwicklungen enorme Flexibilitäten und maßgeschneiderte unternehmensindividuelle Lösungen".

Mittlerweile arbeiten bis zu 8.000 Nutzer pro Monat mit dem Integrierten Chemie-Informationssystem im Intranet. Ein Ausbau des Systems ist schon in der Pipeline, denn die Zahl der pro Zeiteinheit angemeldeten Patente wächst und wächst. Daher haben sich die Informationsexperten von Bayer und H+H entschieden, die nicht so häufig benötigten Patente einfach "im Lager des World Wide Web" zu belassen, und stattdessen eine flexible Schnittstelle zum eigenen System zu programmieren, die diese Dokumente für die Mitarbeiter "just in time" herbeischafft bzw. organisiert. "So nutzen wir die Ressourcen unseres Systems optimal," resümiert Becker," denn das System ist dazu da, signifikante Effizienzsteigerungen zu erzielen".

Diese Effizienzsprünge erzielt Bayer nun schon seit Jahren - daher gilt dieses System für viele Branchenkenner als ideales Benchmarkingobjekt. Dies gilt insbesondere für überregional operierende, sehr informationsintensive Geschäftsfelder, die in hohem Maße auf individuell angepaßte Lösungen angewiesen sind und z.T. enorme Mengen prinzipiell standardisierbarer Informationen in der operativen Geschäftstätigkeit "verarbeiten" müssen . Nicht zuletzt deshalb sind oft Unternehmen, auf die diese Merkmale insgesamt oder bezogen auf spezifische Geschäftsbereiche zutreffen, bei der Entwicklung von Informationssytemen auf Pionierswegen tätig.

Innerhalb der Chemischen Industrie ist ein derart integriertes System einzigartig – dies auch ein Konsens der Experten auf internationalen Kongressen. Wettbewerber & Co finden daher in der Bayer-Lösung durchaus ihr Vorbild, und arbeiten derzeit daran, es noch zu übertreffen, was natürlich für die Betreiber vom ICS und seinen Projektpartnern eine Herausforderung darstellt.

"Fliegende Patente" sind natürlich nur schwer zu übertreffen. Es sei denn die kürzlich in Berlin tagenden Physiker "...auf der Suche nach der Weltformel (Arbeitsbegriff: Stringansatz)" finden auch hier die alles erklärende Generalformel.