1. Vorbemerkungen

Bis zum Sommer 1999 waren an der Universitätsbibliothek Mannheim alle Vorbereitungen getroffen worden, das landeseinheitliche Lokalsystem HORIZON im August 1999 einzuführen. Bei der als letztem Test vor der Migration angesetzten zweitägigen Begutachtung des HORIZON-Ausleihmoduls Ende Juli wurden jedoch die im Programm vorhandenen Mängel und die fehlenden Funktionalitäten (u.a. war die Fernleihe nicht implementiert) als für einen Einsatz in der Produktion nicht akzeptabel befunden und die Migration wurde ausgesetzt. Die sich bei der Umstellung des Ausleihsystems an der Universitätsbibliothek Stuttgart ab September 1999 zeigenden Schwierigkeiten und der hohe Zeitdruck, an der Universitätsbibliothek Mannheim das OLAF-Ausleihsystem abzulösen, waren Anlass zu der Entscheidung, Ausschau nach einem anderen, für den Betrieb in Mannheim geeigneten Lokalsystem zu halten. Daher wurde in der Zeit von Oktober bis Dezember 1999 die Auswahl für ein im Laufe des Jahres 2000 einzuführendes System getroffen. Der vorliegende Bericht schildert die Eckpunkte dieser Auswahl, die auf das Programmsystem i³v-Library der Fa. GINIT GmbH, Karlsruhe fiel.

2. Erläuterung der Umstellungsnotwendigkeit

2.1 Ausleihsystem

Die Firma Norsk Data, die die Hardware für OLAF geliefert hat und auch Projektpartner bei der OLAF-Entwicklung war, existiert bereits seit längerer Zeit nicht mehr; nur mit großer Mühe konnte eine Firma gefunden werden, die sich in der Lage sah, für 2000 einen Hardwarepflegevertrag für die Norsk Data-Maschinen anzubieten. Trotz des inzwischen abgeschlossenen Wartungsvertrags gilt weiterhin:

• aufgrund des Alters der Hardware muss eigentlich ständig mit Ausfällen gerechnet werden;
• die Hardware ist veraltet und wird nicht mehr vertrieben; daher sind die Möglichkeiten, bei einem Ausfall von Teilen der Hardware diese zu ersetzen, beschränkt.

2.2 Erwerbung und Periodikaverwaltung

Im Bereich der Monographienerwerbung wird derzeit das Programm Allegro-Order eingesetzt. Zur Buchung von Rechnungsbeträgen und zur Haushaltsüberwachung müssen die Daten in das in der Universitätsverwaltung eingesetzte i³v-education und zur statistischen Erfassung und Auswertung in zum Teil eigenentwickelte Statistikprogramme eingetragen werden. Um überflüssige Doppel- bzw. Dreifacharbeit zukünftig zu vermeiden, ist der Einsatz eines modernen Erwerbungsmoduls mit vorhandener Schnittstelle zum Haushaltsmanagement der Verwaltung und umfangreichen Statistikfunktionen erforderlich.

Die an der Universitätsbibliothek Mannheim nach wie vor konventionelle Zeitschriften- und Fortsetzungsverwaltung mit handschriftlich geführtem Kardex ist nicht mehr zeitgemäß und wird den gestiegenen Anforderungen u.a. durch eine ab 2001 an der Universität Mannheim vorgesehene Kosten- und Leistungsrechnung nicht mehr gerecht. Der schnellstmögliche Übergang auf ein EDV-gestütztes Verfahren ist daher auch in diesen Bereichen vonnöten.

3. Anforderungen an die Module des künftigen Lokalsystems

An die Module, die in Zukunft das lokale Bibliothekssystem der Universitätsbibliothek Mannheim bilden sollen, wurden die folgenden prinzipiellen Anforderungen gestellt:

Erprobung: Alle Module müssen sich bereits im Produktionsbetrieb bewährt haben.

Migrationsaufwand: Der personelle Aufwand für die Parametrisierung, die Datenüberleitung und die notwendigen Schulungsmaßnahmen muss in allen betroffenen Abteilungen einen Umfang behalten, der die Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs nicht gefährdet.

Umstellungszeitraum: Spätestens im Sommer 2000 muss aufgrund der hardwaretechnischen Risiken des OLAF-Ausleihsystems und aus organisatorischen Gründen die Migration der Ausleihe erfolgt sein. Bis Ende 2000 müssen auch Erwerbung und Fortsetzungsverwaltung über ein EDV-System abgewickelt werden, welches die für eine Kosten- und Leistungsrechnung notwendigen Daten liefert.

Koppelungsmöglichkeit: Das Erwerbungsmodul muss die Möglichkeit der Verknüpfung mit dem Haushaltsmanagementmodul der Universität bieten.

Kosten: Das Preis-Leistungsverhältnis des ausgewählten Systems muss im Vergleich mit Produkten konkurrierender Anbieter sehr gut sein.

4. Auswahl des geeigneten Systems

Nach einer Bestandsaufnahme der am Markt erhältlichen Systeme wurde mit einer Reihe von Firmen Kontakt aufgenommen, und bereits nach kurzer Zeit lagen verschiedene Angebote vor, die es ermöglichten, zwischen Komplettlösungen aus einer Hand für alle Bereiche (Ausleihe, OPAC und Erwerbung mit Fortsetzungsverwaltung) und der Zusammenstellung einzelner Module verschiedener Hersteller zu einem Gesamtsystem auszuwählen.

Dabei hatte das Angebot der Fa. GINIT GmbH über die Einführung von i³v-Library den Reiz einer innovativen, zukunftsweisenden Lösung und beinhaltete wesentliche Funktionen, mit denen über die allgemeinen Anforderungen an ein lokales Bibliothekssystem hinaus spezifische Eigenschaften des universitären Mannheimer Bibliothekssystems abgebildet werden können.

Diese Eigenschaften sind einmal die bereits seit 1997 in der Universitätsverwaltung Mannheim laufende Einführung des Programmpakets i³v-education, das inzwischen nahezu flächendeckend mit Erfolg eingesetzt wird, und dann die dezentral ausgerichtete Bibliotheksstruktur mit einer Zentralbibliothek und 11 fachlich differenzierten Bereichsbibliotheken. Jede dieser Bereichsbibliotheken ist Teil der Universitätsbibliothek; alle Aufgaben, wie Benutzungsdienstleistungen, Erwerbung, Katalogisierung und Fortsetzungsverwaltung werden zweigeteilt wahrgenommen: für den Ausleihbestand und für die fächerübergreifende sowie die Grundlagenliteratur aller Fächer in der als zentrale Ausleihbibliothek im einschichtigen Bibliothekssystem fungierenden Zentralbibliothek und für die in Wissenschaft und Forschung benötigte wissenschaftsspezifische und teilweise sehr spezielle Literatur dezentral eigenständig in den Bereichsbibliotheken, die den Charakter von Präsenzbibliotheken haben. Diese Sachlage musste bei der Auswahl eines lokalen Bibliothekssystems berücksichtigt werden.

Nach sorgfältiger Prüfung aller vorliegenden Angebote und der Auseinandersetzung mit der Frage, welche Kombination der angebotenen Einzelmodule am besten geeignet wäre, die an der Universitätsbibliothek Mannheim gegebenen Anforderungen zu erfüllen, fiel die Entscheidung bei allen Modulen zugunsten von i³v-Library (Ausleihe, OPAC und Erwerbung mit Fortsetzungsverwaltung). Aufgrund der Dringlichkeit in den Bereichen Ausleihe und Erwerbung/Fortsetzungsverwaltung wurde die Projektierung des OPAC nach hinten gestellt und auf den Zeitpunkt im Anschluss an die Einführung der anderen Module terminiert. Der OLIX-OPAC wird daher zunächst weiter betrieben und soll in der nachfolgenden Projektphase durch einen i³v-OPAC abgelöst werden.

5. Pluspunkte der Module von i³v-Library

Als modernes, modular aufgebautes Bibliothekssystem bietet i³v-Library die Möglichkeit, sämtliche Geschäftsprozesse, für deren erneute bzw. erstmalige Automatisierung diese Auswahl getroffen wurde, in einem einheitlichen Gesamtsystem auf der Basis einer Oracle-Datenbank abzuwickeln.

Das Erwerbungsmodul und die Periodikaverwaltung von i³v-Library wurden als sehr moderne und bibliothekarisch ausgesprochen ausgewogene Lösungen bewertet; an diesen Modulen ist erkennbar, dass die bibliothekarische Erfahrung vieler Mitarbeiter der Universitätsbibliothek Karlsruhe in die Entwicklung eingeflossen ist. Ein bei der Bewertung wichtiges Merkmal stellt auch die Koppelungsmöglichkeit von i³v-Library an das Haushaltsmanagement der Universitätsverwaltung und eine dadurch realisierbare Effizienzsteigerung in den Bereichen Erwerbung und Verwaltung der Universitätsbibliothek dar.

Die Basis des künftigen i³v-Ausleihmoduls stellen die vorhandene i³v-Ausleihe für kleinere Freihandbibliotheken und die Funktionalität des OLIX-Ausleihsystems der Universitätsbibliothek Karlsruhe dar. Mit der von der GINIT GmbH und der Universitätsbibliothek Karlsruhe gemeinsam getroffenen Entscheidung, alle Funktionalitäten der OLIX-Ausleihe im Rahmen des Projekts in die vorhandene i³v-Umgebung zu integrieren, und dem Angebot an die Universitätsbibliothek Mannheim, diese Ausleihkomponente als Pilotanwender zu testen und einzuführen, wird der Produktkatalog in i³v-Library vervollständigt. Hierdurch entsteht neben der bestehenden i³v-Ausleihe für Kleinbibliotheken die erweiterte Funktionalität der i³v-Ausleihe für Großbibliotheken.

Die überzeugenden bibliothekarischen Funktionalitäten der OLIX-Ausleihe zukünftig in Einheit mit der i³v-Basistechnologie, die in Mannheim bereits in i³v-education erfogreich eingesetzt wird – diese Perspektive gab den Ausschlag dafür, auch bei der Ausleihe auf i³v-Library zu setzen.

Die Module Erwerbung und Periodikaverwaltung werden an der Universitätsbibliothek Karlsruhe und an der Fachhochschulbibliothek Gelsenkirchen eingesetzt, darüberhinaus die i³v-Periodikaverwaltung an der Universitätsbibliothek Trier und die i³v-Erwerbung an der Fachhochschulbibliothek Düsseldorf.

Ebenfalls seit Jahren erfolgreich im Einsatz sind die OLIX-Ausleihe in der Universitätsbibliothek Karlsruhe (eine Weiterentwicklung des im Land Baden-Württemberg entwickelten und in großen Universitäts- und Landesbibliotheken jahrelang bewährten OLAF-Ausleihsystems) sowie die i³v-Ausleihe für kleinere Freihandbibliotheken in den Fakultätsbibliotheken Informatik und Wirtschaftswissenschaften der Universität Karlsruhe.

Die i³v-Module liefern die für eine Kosten- und Leistungsrechnung notwendigen Daten.

Die Verwaltung der Bereichsbibliotheken mit jeweils eigener Erwerbung und Zeitschriftenverwaltung kann in i³v-Library abgebildet werden.

Durch die mit i³v-Library mögliche weitestgehend entzerrte Einführung der Module in den einzelnen Bereichen kann der normale Betrieb weiterlaufen. Dazu trägt auch bei, dass der notwendige Schulungsbedarf dadurch begrenzt wird, dass viele Mitarbeiter bereits mit der i³v-Anwendung aufgrund des Haushaltsmanagementmoduls vertraut sind.

Der Umstellungszeitraum für die Ausleihe und damit die Ablösung der veralteten Hardware liegt im Zeitraum Juni-Juli 2000. Der Zeitplan entspricht damit einer der zu Beginn der Systemauswahl festgelegten Hauptforderung.

Das Preis-Leistungsverhältnis von i³v-Library liegt für die Universitätsbibliothek Mannheim an der Spitze der angebotenen Produkte.

i³v-Library stellt ein auf der Basis voll funktionsfähiger und erprobter Komponenten entwickeltes modernes, innovatives und modular aufgebautes Bibliothekssystem dar. Die Universitätsbibliothek Mannheim ist der Überzeugung, sich mit i³v-Library für ein EDV-System entschieden zu haben, das mit dazu beiträgt, dass an der Universität Mannheim ein bisher einmaliges Zusammenspiel einheitlicher EDV-Module zur Bewältigung der gesamtuniversitären Verwaltungsprozesse vervollständigt wird.

Dr.-Ing. Thomas Wolf ist Leiter der EDV-Abteilung und der Bereichsbibliothek Mathematik/Informatik an der UB Mannheim.

Universitätsbibliothek Mannheim
Schloß Ostflügel
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