Schriftgutverwaltung beim Bayerischen Städtetag

Der Bayerische Städtetag ist ein kommunaler Spitzenverband mit 265 Mitgliedstädten und -gemeinden. Die Versorgung dieser Mitglieder mit Informationen ist eine der Hauptaufgaben des Verbandes. Dementsprechend umfangreich ist die Schriftgutverwaltung der Geschäftsstelle. In etwa 40.000 Aktenzeichen spiegelt sich das gesamte kommunale Verwaltungswesen wider. Eine derart umfangreiche Schriftgutverwaltung kann auf Dauer nur durch ein effizientes EDV-System bewältigt werden.

Im Jahre 1997 wurde in der Geschäftsstelle des Bayerischen Städtetags das bis zu diesem Zeitpunkt eingesetzte EDV-Mehrplatzsystem (UNIX) durch ein PC-Netzwerk mit dem Betriebssystem Windows NT abgelöst. Als Client-Betriebssystem wurde ebenfalls Windows NT gewählt. Die ursprüngliche Konzeption sah vor, mit einem reinen fileorientierten Ablagesystem zu beginnen ­ "wie das eben so üblich ist". Über das Netzwerkbetriebssystem sollten die entsprechenden Rechte geregelt werden. Allerdings hat ein derartiges System gewaltige Nachteile gegenüber einem Dokumentenmanagementsystem:

• Pro Dokument kann nur ein Index, nämlich der Dateiname, vergeben werden.
• Es gibt keine festgelegte Ablagestruktur. Jeder Anwender vergibt die Namen für seine Verzeichnisse und Dateien nach eigenem Gutdünken.
• Auf Grund der Vorgaben des Betriebssystems bestehen Einschränkungen in der Länge der Datei- bzw. Verzeichnisnamen.
• Im Filesystem liegende Dokumente haben keine Zuordnung zu Geschäftsfällen.
• Es ist keine automatische Versionsverwaltung möglich. Es ist auch nicht nachvollziehbar, wer an dem Dokument gearbeitet hat.

Auf Grund dieser Einschränkungen führte der Verfasser dieses Berichts auf der CeBIT '97 ein Gespräch mit der Fa. Hans Held GmbH und ließ sich das EDV-gestützte Schriftgutverwaltungssystem RegiSafe ® vorführen.

Nachdem das Programm aus der kommunalen Praxis entstand und deshalb auf der Ordnungsstruktur des Aktenzeichens beruht, konnte sofort eine große Identifikation festgestellt werden. Auch die Tatsache, dass die Vertreter des Herstellers größtenteils aus kommunalen Verwaltungen kommen, war förderlich, da sie "die gleiche Sprache" hatten. Nach kurzer Bedenkzeit entschied man sich für RegiSafe ®. Die Installation durch die Fa. Hans Held GmbH war problemlos durchzuführen. Die Grundschulung der Anwender konnte auf einen Tag begrenzt werden, da das Programm sich als sehr bedienerfreundlich erwies. Auch die Systemverwaltung für den Administrator zeigte sich als relativ einfach, so dass nach kurzer Zeit bereits eigene Anpassungen durchgeführt werden konnten.

Eine der Aussagen des Herstellers in der Akquisitionsphase war, dass sich bei Einführung von RegiSafe ® die PC-Grundschulung der Anwender verkürzen lässt. Nachdem der Verfasser dieses Berichts einige Jahre selbst als hauptamtlicher EDV-Dozent tätig war, wurde diese Aussage anfangs zumindest in Frage gestellt. Rückblickend hat sich diese Aussage jedoch als richtig erwiesen. Die Bereiche "Datei- und Verzeichnismanagement" wurden in der PC-Grundschulung nicht angesprochen.

Auch mehr als zwei Jahre nach der Installation des PC-Netzwerkes sind diese eher technisch bedingten Komponenten einigen Anwendern noch nicht bekannt ­ und sie benötigen diese Kenntnisse auch nicht! Bedingt durch RegiSafe ® arbeiten sie mit den ihnen geläufigen Begriffen wie Aktenzeichen, Betreff oder Bearbeiter.

Als positiv wurde bei der Entscheidung zu Gunsten von RegiSafe ® vermerkt, dass das Produkt modular aufgebaut ist. Dadurch konnte das Konzept des Bayerischen Städtetags bei der Einführung einer elektronischen Schriftgutverwaltung in verschiedene Phasen eingeteilt werden und es mussten keine Programmteile erworben werden, die nicht oder noch nicht zum Einsatz kommen sollten.

Beim Bayerischen Städtetag werden derzeit folgende Module von RegiSafe ® genutzt:

Die Aktenplanverwaltung ist das Basismodul und dient zur Erstellung und Pflege des Aktenplanes. Für diverse Bundesländer können bereits fertige Aktenpläne zur Verfügung gestellt werden. Auf Grund des besonderen Aktenplanes beim Bayerischen Städtetag für einen kommunalen Spitzenverband musste dieser selbst erfasst werden. Auch hier zeigte sich die Flexibilität des Programmes durch selbst pflegbare INI-Dateien: die bisherigen Aktenzeichenschematas des Bayer. Städtetags konnten in RegiSafe ® abgebildet und in die elektronische Schriftgutverwaltung übernommen werden.

Die Aktenverwaltung bietet die Möglichkeit zur weiteren Unterteilung nach alphanummerisch sortierten Einzelfallakten (Teilakten) und Vorgängen. Mit den Vorgängen können Informationen, die an sachlich verschiedenen Stellen (Aktenzeichen) gespeichert sind, wieder zu logischen Einheiten verbunden werden. Als Beispiel sei der Sitzungsdienst genannt.

Die Dokumente zu den einzelnen Tagesordnungspunkten werden bei den sachlich richtigen Aktenzeichen gespeichert, aber zu einem Vorgang zusammengefügt. Der Vorgang selbst ist beim Aktenzeichen der Sitzung abgelegt.

Die Schriftgutverwaltung ist das zentrale Modul für die Erstellung von Dokumenten über RegiSafe ®.

Nachdem der Anwender über eine Erfassungsmaske die Grunddaten des neu zu erstellenden Dokumentes (Aktenzeichen, Betreff, Bearbeiter) eingegeben hat, wird durch RegiSafe ® das entsprechende Anwenderprogramm gestartet. Beim Bayerischen Städtetag ist dies i.d.R. ein Programm aus Microsoft Office. Der besondere "Clou" ist, dass über einen DDE-Kanal Daten aus RegiSafe ® z.B. an das neue Worddokument übergeben und in Formularfelder eingesetzt werden. Dies macht das Programm äußerst anwenderfreundlich. Auch beim Speichern des Dokumentes sind keine besonderen Kenntnisse erforderlich. Der Anwender muss lediglich zu RegiSafe ® zurückkehren, alles Weitere übernimmt das Programm automatisch.

Das Wiedervorlagemodul wird sowohl für die Wiedervorlage der Akten aus dem nachwievor vorhandenen Papierarchiv als auch für die elektronische Wiedervorlage und für den Datenaustausch zwischen einzelnen Benutzern eingesetzt. In der Phase eins, in der sich die Geschäftsstelle des Bayerischen Städtetags noch befindet, ist RegiSafe ® neben die klassische Registratur getreten und ergänzt diese. Ein besonderer Schwerpunkt müssen bei einer elektronischen Schriftgutverwaltung die Recherchemöglichkeiten sein.

RegiSafe ® besitzt hier verschiedene Ansätze. Grundsätzlich ist die Recherche in allen Modulen mittels der in den Masken eingegebenen Informationen möglich. Es handelt sich hier um eine sehr schnelle Suche, die allerdings auf zuvor eingegebene Informationen beschränkt ist. Im Bereich der Schriftgutverwaltung wird auch eine Volltextrecherche angeboten. Diese durchsucht z.B. alle Worddokumente nach den gesuchten Begriffen.

Nachdem es sich aber nicht um eine indizierte Suche handelt, kann dies lange Zeit in Anspruch nehmen. Hier zeigt sich aber wieder das durchdachte Konzept des Programmes: bei Bedarf kann ein Fremdprodukt speziell für die indizierte Volltextrecherche angebunden werden.

Der nächste Schritt bei der Umsetzung der elektronischen Schriftgutverwaltung beim Bayerischen Städtetag wird die Anbindung eines elektronischen Archivsystems sein. RegiSafe ® bietet hier Schnittstellen zu verschiedenen Lösungen an. Sehr ausgefeilt scheint die Anbindung an EasyArchiv zu sein.

Auch ein neues Modul für die Verwaltung von Webseiten für das Internet ist in Vorbereitung.

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass sich der Einsatz von RegiSafe ® beim Bayerischen Städtetag nach über zwei Jahren voll bewährt hat. Das Programm bildet als Dokumentenmanagementsoftware die Basis für die nun folgenden Schritte im Bereich der elektronischen Archivierung.