Moderne Bibliotheksverwaltung bedeutet weit mehr als nur die Aufnahme und Verwaltung von Buch- und Zeitschriftenbeständen. Der bibliothekarische Arbeitsplatz als "Schnittstelle" zwischen Leser auf der einen und Verlag auf der anderen Seite wird heute zunehmend durch neue Aufgaben bestimmt, die einem ganzheitlichen Informationsmanagement entsprechen.
Bibliothekarische Arbeit in optimaler Weise zu unterstützen, heißt, ein Buch- und Zeitschriftenverwaltungssystem einzusetzen, das individuellen Anforderungen weitgehend entspricht und sich dem Arbeitsalltag anpasst. Oder anders formuliert: ein Verwaltungssystem sollte in der Lage sein, gewachsene Strukturen zu berücksichtigen.
Als eine der größten überregional tätigen wirtschaftsberatenden Anwaltsverbände in Deutschland geht Freshfields Bruckhaus Deringer neue Wege beim Informationsmanagement. Ein Bibliothekssystem auf Basis von Lotus Domino® unterstützt seit dem Frühjahr 2001 Bibliotheksmitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. "Eine effizientere Verwaltung unserer Buch- und Zeitschriftenbestände sowie eine standortspezifische Systematik führt dazu, dass wir heute notwendige Informationen schneller finden", so Nikolaus Berger, einer der Projektverantwortlichen des Anwaltverbunds im Rahmen der Einführung des neuen Bibliotkessystems.
Anforderungen
Bevor bei Freshfields Bruckhaus Deringer über die Entscheidung für die Einführung einer neuen EDV-Lösung nachgedacht wurde, formulierten die Verantwortlichen zunächst Anforderungen, die ein entsprechendes Verwaltungssystem erfüllen sollte. Einer der Kernpunkte neben einer einheitlichen Datenbankstruktur war eine systematische Verwaltungsmöglichkeit von ein- und mehrbändigen Werken, unselbständiger Literatur, Zeitschriftenbeständen und anderer Medien wie etwa elektronische Datenträger. Außerdem sollte eine möglichst große Individualität bei der Verwaltung und der bereits bestehenden standortspezifischen Systematiken sichergestellt werden. Besonders dieser Punkt war von zentraler Bedeutung, da es sich bei den einzelnen Teilbibliotheken weitgehend um gewachsene Bestände handelt, die bislang nach eigenen Systematiken geführt wurden.
Testphase und Einsatzorte
Auf der Suche nach einem entsprechenden Verwaltungssystem stieß man Ende 1999 auf die ISG Information Systems GeoCom GmbH, Bochum. "Bei der Evaluierung der am Markt befindlichen Systeme zeigte sich, dass die ISG GmbH ein Bibliotheks- und Zeitschriftenverwaltungssystem anbot, das unseren Vorstellungen bereits sehr nahe kam. Wichtig war uns, dass es ein Notes basiertes System war, damit auch alle mobilen Teilnehmer eingebunden werden konnten", meint Nikolaus Berger, der von der Pilotphase bis zur standortübergreifenden Implementierung die Arbeiten begleitete. Nach Abschluss der Pilotphase werden heute mit GeoCom® Bibliothek rund 120.000 Exemplare an den Standorten Berlin, Düsseldorf, Hamburg, Frankfurt, Köln und München sowie Budapest, Prag und Wien verwaltet.
GeoCom® Bibliothek
Durch die Notes basierte Datenbankstruktur können Bibliothekare neue Titel oder solche, die es zu erwerben gilt, heute von jedem angebundenen Standort aus in die zentrale Datenbank einstellen. Durch zahlreiche Konfigurierungsoptionen wie etwa standortgebundener Signaturvergabe, Auswahl der Autorenzahl oder bevorzugte Dialogsprache wird den verschiedenen Büros zudem genügend Spielraum im Bereich Klassifikation und Verschlagwortung der Bestände eingeräumt. Damit kommt das Bibliothekssystem weitgehend der Forderung nach einer lokalen Verwaltungshoheit der einzelnen Teilbibliotheken nach.
Mit Hilfe grafisch orientierter Schaltflächen ist es Bibliotheksmitarbeitern möglich, alle Arbeitsschritte schnell und einfach auszuführen. Unterstützt werden sie dabei durch eine Reihe elektronischer Helfer wie z.B. entsprechende Formulare zur Titelaufnahme oder spezielle Dialogboxen zur Verwaltung von ein- und mehrbändigen Publikationen, unselbständigen und fortlaufenden Werken (Eingangskontrolle, Bindestatus, Umlauf). Die integrierte Dublettenkontrolle verhindert schließlich, dass ein Titel versehentlich doppelt in den Bestand aufgenommen wird. Dr. Helmut Hehmann, Geschäftsführer der ISG GmbH: "Wir haben darauf geachtet, dass Daten möglichst einfach in den Bestand aufgenommen werden können. Das heißt, neben dem elektronischen Import (Hilim, BOND, LARS, VLB) können Titeldaten auch einfach aus dem Internet im bibliotheksüblichen MAB- bzw. RAK-Format über Zwischenablage übernommen oder Scanner-Eingaben eingefügt werden."
Recherche
Für Recherchezwecke steht Bibliothekaren und Lesern gleichermaßen ein integriertes OPAC-Modul (Online Public Access Catalogue) zur Verfügung. Damit kann der Gesamtbestand nach ein- und mehrbändigen Werken, Loseblattausgaben aber auch nach Artikeln und Aufsätzen in Fachzeitschriften durchsucht werden. Hierbei lassen sich alle Suchanfragen zusätzlich noch durch den Einsatz von Wildcards und Bool'scher Operatoren sinnvoll eingrenzen. Die in einer Ergebnisliste aufgeführten Treffer zeigen neben der Standortsignatur stets auch den Verfügbarkeitsstatus einzelner Exemplare. Berger: "Wenn heute ein Bibliothekar wissen möchte, welcher Jahrgang der NJW in welchem Büro zur Verfügung steht, so ist dies innerhalb von Sekunden möglich." Die Vorteile dieser umfangreichen Suchmöglichkeiten beschränken sich allerdings nicht nur auf die einzelnen Teilbibliotheken, sondern können standortübergreifend genutzt werden. Unter Verwendung des Standardbrowsers (Internet Explorer oder Netscape Navigator) kann mit dem Modul webOPAC via Intranet ebenfalls der gesamte Buch- und Zeitschriftenbestand der angeschlossenen Büros eingesehen und die Verfügbarkeit der gefundenen Exemplare überprüft werden.
Ausleihe
Grundsätzlich stehen bei Freshfields Bruckhaus Deringer alle im Bestand verfügbaren Medien zur Ausleihe bereit. Dazu erstellen Mitarbeiter einfach Buchlisten mit den entsprechenden Exemplardaten und senden diese via Notes Mail an die Bibliothek, wo dann die Bücher oder Zeitschriften zur Ausleihe bereitgestellt werden. Das gesamte Leihverfahren, einschließlich der Mitarbeiterverwaltung und Fristenüberwachung, können Bibliotheksangestellte elektronisch durch den Einsatz von Barcode-Scanner präzise steuern.
Korrespondenz
Neben umfangreicher Rechercheoptionen verfügt das Bibliotheksverwaltungssystem über eine MS-Word-Intergration, die es Bibliotheksmitarbeitern ermöglicht, das Textverarbeitungsprogramm WinWord aufzurufen, ohne GeoCom® Bibliothek zu verlassen. Der Vorteil hierbei ist: Korrespondenzangelegenheiten mit Verlagen wie etwa Bestellungen, bzw. Überwachung und Budgetierung lassen sich damit schnell und einfach erledigen, und Exemplardaten für Buchkarten und Buchlisten können problemlos in eine bestehende MS-Word-Vorlage oder ein neues Dokument übertragen werden.
Aktuelle Entwicklungen
Zurzeit wird von der Bochumer ISG GmbH ein weiteres Modul zur internen Distribution von Zeitschriftenartikeln entwickelt. Ziel ist es, Anwälten Kopien der Inhaltsverzeichnisse einschlägiger Zeitschriften in Übersichtsform zur Verfügung zu stellen. Auf Grundlage gescannter Inhaltsverzeichnisse und Browser-Interface sollen Juristen über sog. Redlining Funktionen Artikel oder Aufsatzkopien anfordern können, die dann elektronisch oder in Papierform von der Bibliothek an den Antragsteller zugestellt werden. Durch den modularen Aufbau des Bibliotheksverwaltungssystems ist sichergestellt, dass Erweiterungen jederzeit in die bestehende Infrastruktur eingebunden werden können. Dr. Hehmann: "Die ISG hat sich auf die Entwicklung von Groupware-Applikationen spezialisiert. Von dieser langjährigen Erfahrung mit Notes Projekten profitieren unsere Kunden, die wir von der Konzeption, über die Umsetzung des Pflichtenheftes bis hin zur Einführung einer neuen Software begleiten."
Stichwort Datenverwaltung unter Lotus Domino®
Im Vergleich zu den mehrheitlich am Markt angebotenen SQL-basierten Bibliotheksprogrammem bestehen die Vorzüge einer integrierten Buch- und Zeitschriftenverwaltung unter Lotus Domino® vor allem in der Plattformunabhängigkeit, Replikationsfähigkeit, einheitlichen Benutzerführung sowie der Unterstützung mobiler Teilnehmer. Besonders für überregional verteilte Standorte gewährleistet dies einen größtmöglichen Einsatzraum.
Referenzliste:
Kontakt:
ISG Information Systems GeoCom GmbH
Kolkmannskamp 6
D-44879 Bochum
Tel. (0234) 94175-0
Fax. (0234) 94175-16
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