LIBERO im Paradies

"First God made Mauritius, then he copied it and made Paradise."
- Rudyard Kipling

von Kornelia Läufer

Eigentlich kann man davon nur träumen, aber manchmal werden Träume eben auch wahr: Softwareeinführung im Paradies. Im November 2003 hat die LIB-IT GmbH (http://www.lib-it.de) die Ausschreibung zur Ausrüstung der Universitätsbibliothek Mauritius (http://www.uom.ac.mu/Campuslife/Library/libhomepage.htm) mit integrierter Bibliotheksmanagement-Software gewonnen. In der Rekordzeit von zwölf Wochen wurde LIBERO erfolgreich in der Universitätsbibliothek Mauritius eingeführt.

Seit Mai 2002 ist die mauritianische Firma DCDM (De Chazal du Mée Consulting) Distributor der LIBERO-Software für Mauritius, Südafrika und sieben weitere afrikanische Staaten sowie Réunion. Die von der Bibliothek sehr professionell zusammengestellte Ausschreibung, die in ihren Anforderungen europäischen Universitätsbibliotheken in nichts nachsteht, wurde von DCDM in Zusammenarbeit mit der LIB-IT GmbH im April letzten Jahres beantwortet. Der Zuschlag für LIBERO erfolgte Ende November 2003 mit der Maßgabe eines Projektstartes noch vor Weihnachten.

Als größte logistische Herausforderung dafür stellte sich die Organisation von Flügen und Hotelzimmern dar, da die Projektzeit mitten in die touristische Hochsaison (Sommer von November bis Februar) in Mauritius fiel. Zur Motivation aller Mitarbeiter bei LIB-IT trug allerdings die Tatsache erheblich bei, dass es nahezu ausnahmslos Strandhotels im Paradies gibt.

Noch im Dezember 2003 wurde das Projekt durch Frau Dagmar Causley (Geschäftsführerin der LIB-IT GmbH Bibliotheks EDV-Systeme) gestartet. Das Projektsteuerungsmeeting in der Zusammensetzung Universität Mauritius, Universitätsbibliothek, DCDM und LIB-IT GmbH legte den Grundstein für die gute Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Bereits hier wurden die Eckpfeiler für den Projektplan verbindlich festgelegt. Das anschließende Projektteammeeting bestehend aus Universitätsbibliothek, DCDM und LIB-IT legte die fachliche Verfahrensweise zur Einführung von LIBERO fest und schulte die Mitarbeiter hinsichtlich der Steuerung der Geschäftsprozesse durch LIBERO-Parametereinstellungen.

Darüber hinaus wurde noch vor Weihnachten LIBERO - bestehend aus Datenbanksystem Caché, Anwendersoftware mit allen Modulen und WebOPAC - in der Universitätsbibliothek installiert.

Zwischen Weihnachten und Neujahr hat sich die Bibliothek mit der Durcharbeitung des LIBERO-Parameterhandbuches beschäftigt, bibliotheksinterne Festlegungen getroffen und die Daten aus dem vorhandenen System exportiert: bibliographische Daten im Eigenformat der alten Software (ca. 130.000 Titel), Benutzerdaten (ca. 6.200 Studenten) sowie dazugehörige Ausleihdaten (ca. 2.500 ausgeliehene Medien: die restriktive Ausleihpolitik der Universität schreibt vor, dass je nach Benutzergruppe lediglich zwei bis sechs Medien gleichzeitig mit einer Leihfrist zwischen 1 und 14 Tagen ausgeliehen werden dürfen).

Bis Mitte Januar war die Altdatenanalyse inklusive kompletter Dokumentation abgeschlossen sowie das Projektteam auf die Eingabe von Parametern eingearbeitet. Die benutzerfreundliche und einfach zu bedienende Anwenderoberfläche von LIBERO machte es den Mitarbeitern der Bibliothek leicht, einen Zugang zum neuen Bibliothekssystem zu finden.

Die Aufgabe für DCDM und für die Universitätsbibliothek in den folgenden zwei Wochen war das vollständige Aufsetzen der LIBERO-Parameter sowie deren komplette Dokumentation im Parameterhandbuch. Auf der Grundlage dieser Parameter wurde dann bereits Anfang Februar 2004 die erste Datenkonvertierung bei LIB-IT in Pleidelsheim durchgeführt.

Mit den komplett umgesetzten Daten machten sich am 13. Februar 2004 die LIB-IT Projektleiterin Frau Kornelia Läufer sowie der Technische Leiter Herr Stephan Gertsobbe auf den Weg nach Mauritius, wo am 14. Februar die Daten eingespielt wurden und die Datentestschulung sowie der Datentest stattfand. Ab dem 16. Februar wurde parallel in zwei Gruppen das LIBERO-Training (Systemadministration, Recherche, Katalogisierung, Benutzerpflege, Ausleihe, Statistiken und Reports) durchgeführt. Der bereits während des Trainings überreichte Koala sorgte immer wieder für die nötige Aufheiterung bei 30° im Schatten ohne Klimaanlage.

Am Abend des 17. Februar startete die endgültige Datenübernahme, die am darauffolgenden Tag erfolgreich abgeschlossen wurde.

Der Live-Termin war ursprünglich für den 20. Februar geplant, aber aufgrund des sehr erfolgreichen Projektverlaufs und des motivierenden Trainings und sicheren Umgangs der Mitarbeiter mit der Software entschied sich die Bibliothek, bereits einen Tag vorher den Produktionsbetrieb mit LIBERO (Ausleihe, Katalogisierung, Fremddatenübernahme, WebOPAC) ohne einen einzigen Schließungstag aufzunehmen. Bei einem Meeting des Projektsteuerungsteams am Mittag des 19. Februar äußerten sich alle Beteiligten hoch zufrieden über das erfolgreiche Projekt, die kurze Projektlaufzeit und die positive Zusammenarbeit.

Im weiteren Projektverlauf folgen in Kürze die Einführung der Erwerbung und des Zeitschriftenmoduls. Zusätzlich plant die Universitätsbibliothek, auch die Aufgaben einer Verbundzentrale für Mauritius zu übernehmen. Die für ein LIBERO-Verbundsystem erforderlichen Lizenzen wurden im Rahmen der Ausschreibung bereits erworben. Alle Projektbeteiligten von LIB-IT sind sich einig: das Paradies der Bibliothekswelt liegt auf Mauritius, und wir werden sicherlich noch einmal hinfahren, um das zu tun, was sonst jeder macht, der nach Mauritius reist - nämlich Urlaub.

Die LIB-IT GmbH beschäftigt sich ausschließlich mit der Ausstattung von Bibliotheken aller Art mit Informationstechnologie und übernimmt dabei neben der Lieferung von Hard- und Software auch die organisatorische Beratung, Datenübernahme bzw. -konvertierung von Daten aus Altsystemen sowie die Schulung der Bibliotheksmitarbeiter. Das Anbieten von Zusatzmodulen wie Linguistisches Analysemodul, Imagesoftware oder Portalsoftware sichern eine Rundumversorgung für die Bibliothek.

Im Laufe der letzten sieben Jahre hat sich LIB-IT einen Ruf als technisch versierter und zuverlässiger Lieferant im Bibliothekswesen erworben. Es wurden Bibliotheken jeder Art (Wissenschaftliche, Spezial und Öffentliche Bibliotheken) und unterschiedlichster Größe (Ein-Platz bis Verbundsystem mit ca. 300 Plätzen, oder Universitätssystem mit 450 Plätzen) mit dem System LIBERO ausgerüstet.


Zur Autorin

Kornelia Läufer

LIB-IT GmbH Bibliotheks EDV-Systeme
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