von Josef Labner und Otto Oberhauser

1. Zielsetzung

Österreich verfügt über eine vielfältige Informationslandschaft, die eines benutzergerechten Nachweisinstrumentes bedarf. Da die bisherigen einschlägigen Verzeichnisse überaltert und lückenhaft waren, entstand der Wunsch nach einer neukonzipierten, gesamtösterreichischen Datenbank für Informationsquellen aller Wissensgebiete. Aufgrund der Befugnisse und Aufgaben der mit 1. Januar 2002 in privatwirtschaftliche Rechtsform übergegangenen Zentrale des Österreichischen Bibliothekenverbundes¹ obliegt dieser u.a. auch die Durchführung derartiger Dienstleistungen.²

Das im Vorjahr erstellte Konzept für ein neues Nachweisinstrument beinhaltete folgende Aspekte und Zielsetzungen:

• Erstellung durch die Verbundzentrale auf Basis von zwei vorhandenen Datenquellen (siehe Abschnitt 2);
• weitere Wartung in Kooperation mit den nachgewiesenen Institutionen durch teilweise dezentrale Dateneingabe (siehe Abschnitt 4);
• als Softwareplattform soll nahe liegender Weise das im Verbund generell eingesetzte Bibliothekssystem Aleph 500 dienen;
• die Datenstruktur sollte zumindest in Anlehnung an das provisorische Austauschformat MAB-ADRESS festgelegt werden (siehe 3.1);
• die Datenbank soll die Entwicklung der Verbundfernleihe organisatorisch unterstützen;
• sie soll die Vergabe eindeutiger Sigel und Kennungen für die Zeitschriftenbearbeitung gewährleisten (Bibliothekssigel, Bibliotheksidentifikation, Aleph-spezifische Besitzerkennung);
• des weiteren soll sie als Grundlage für die im Verbund-OPAC geführte Sigelliste dienen und deren periodische Aktualisierung ermöglichen (siehe Abschnitt 5);
• schließlich soll die Datenbank auch die beabsichtigte Lieferung von Bestandsdaten aus Österreich an die ZDB unterstützen.

2. Datenquellen

Die Datenquellen, auf die sich die Verbundzentrale bei diesem Vorhaben stützen konnte, waren zwei in maschinenlesbarer Form vorliegende ältere Verzeichnisse österreichischer Informationseinrichtungen:

1. Das von der Österreichischen Nationalbibliothek übernommene Sigelverzeichnis (Stand 2002; gedruckt letztmals 1998) der Österreichischen Zeitschriftendatenbank (ÖZDB), in der seit der ersten Hälfte der 1980er Jahre die insgesamt 1.083 Teilnehmer des Gesamtverzeichnisses von in- und ausländischen Zeitschriften und Serien an österreichischen wissenschaftlichen Bibliotheken mit ihren Beständen nachgewiesen wurden. Die Daten lagen in einem Format vor, welches u.a. das ÖZDB-Sigel gemäß ÖNORM A 2657 (1986), die Bibliotheksidentifikation gemäß ÖNORM 2656 (1984) und die Namensbezeichnung der Einrichtungen in einer relativ komplizierten und nicht immer konsistenten Struktur enthielt (vgl. Tabelle 1).

Tabelle 1: Kategorienformat ÖZDB
Feld	Beschreibung
01	Bibliotheksidentifikation (z.B. 70.139.0100-3)
02	Bibliothekssigel (z.B. UBWW-332)
03	Anzahl der nachgewiesenen Bestände
04	Bezeichnung / Name des Trägers
05	Abteilungsbezeichnung / nähere Bestimmung innerhalb der Institution
06	Abteilungs- / Untergliederungsbezeichnung innerhalb der Bibliothek
07	Universitätszuordnung
08	Fakultätszuordnung / Verwaltungsbereich
09	Postleitzahl
10	Ort
11	Straße
12	Angabe zum Postfach
13	Anmerkungen: Fernleiheangaben, Umstellungen usw.
14	Telephon / Fax / E-Mail

Tabelle 2: Katagorienformat INFODOC
Feld	Beschreibung
01	Kennnummer
02	Benützung
03	Entlehnung
04	Bestandsangaben
05	Bundesland
06	Schlagwörter
07	Einrichtung-1
08	Einrichtung-2
09	Postleitzahl
10	Ort
11	Straße
12	Telefonnummer
13	Faxnummer
14	WWW
15	E-Mail
16	Leiter: Name
17	Leiter: Vorname
18	Leiter: Anrede
19	Kontakt: Name
20	Kontakt: Vorname
21	Kontakt: Anrede
22	Öffnungszeiten
23	Kooperation
24	Dokumentaraktivitäten
25	Sammelgebiete
26	Spezialsammlung
27	Externe Datenbanken
28	Bibliotheks- / Dokumentationssystem
29	Publikationen
30	Sonstiges

2. Die auf gedruckte Vorgängerversionen ("Informationsführer Österreich") zurückgehende und letztmals in der ersten Hälfte der 1990er Jahre aktualisierte Datenbank INFODOC (gedruckt letztmals 1994) beinhaltete 1.417 Datensätze. Im Gegensatz zur ÖZDB-Sigelliste war die Verzeichnung nicht bestandsorientiert, sondern auf die Erfassung jedweder (Fach-)Informationsstelle in Österreich ausgerichtet (darunter nicht nur einige Öffentliche Bibliotheken sondern auch Institutionen, die nur mit einiger Nachsicht als Fachinformationsquellen bezeichnet werden können). Da INFODOC auf Fragebogenerhebungen basierte, war die Vollständigkeit dieser Datenbank von der Rücklaufquote bestimmt. Im Gegensatz zur ÖZDB-Sigelliste beinhaltete das verwendete Datenformat (vgl. Tabelle 2) eine einfachere Struktur der Namensbezeichnungen (nur zwei Kategorien), die Namen der jeweiligen Leiter und Kontaktpersonen, Angaben zu Publikationen und zur verwendeten Software. Darüber hinaus verfügten die Daten auch über eine sachliche Erschließung, die aus Notationen einer modifizierten Version der "Wissenschaftsklassifikation"³ bzw. deren Verbalbezeichnungen sowie aus freien Beschreibungen für Sammelgebiete und Spezialsammlungen bestand.

Da das Datenformat der ÖZDB weniger Felder umfasste, lag es nahe, dieses als Ausgangsbasis für die neue Datenbank zu wählen, zumal die ÖZDB-Sigel für die Verbundarbeit von besonderer Bedeutung sind. Allerdings wurde entschieden, auf die inhaltlich weniger relevante und überdies wartungsaufwendige Kategorie "Anzahl der nachgewiesenen Bestände" (03) zu verzichten. Aus dem INFODOC-Format wurden primär die korrespondierenden Kategorien übernommen; Informationen wie Namen der Leiter bzw. Kontaktpersonen waren sämtlich veraltet und konnten nicht mit vertretbarem Aufwand aktualisiert werden. Die Daten der Inhaltserschließung sollten nicht verloren gehen; selbst wenn es in dieser Phase nicht möglich erschien, die reinen ÖZDB-Datensätze nachträglich zu systematisieren, wurde ein solcher Bearbeitungsschritt für die Zukunft nicht ausgeschlossen. Nur sehr wenige ÖZDB-Datensätze enthielten Angaben wie E-Mail- oder Homepage-Adressen. In der neuen Datenbank sollten aber jedenfalls Felder für diese beiden Angaben sowie für Web-Adressen von Online-Katalogen vorgesehen werden.

3. Aleph 500 Datenbank

3.1 Datenstruktur

Basis für die zu implementierende Lösung war nahe liegender Weise die seit November 2001 vorliegende provisorische Version von MAB-ADRESS⁴ - schließlich ist das im Österreichischen Bibliothekenverbund verwendete Internformat für bibliographische und Normdatensätze bis auf einige kleinere Adaptionen und eine durchgängige Unterfeldstruktur nahezu identisch mit MAB. Allerdings stellte sich heraus, dass dieser (bisher erst in wenigen praktischen Anwendungen eingesetzte) Entwurf für die geplante Datenbank nicht ohne Anpassungen und Erweiterungen einsetzbar war. Einige Felder wurden aus regionalen Gründen nicht benötigt (z.B. "Liefer- und Melderkennungen der ZDB", "Codes und Kürzel für die Deutsche Bibliotheksstatistik"), andere erschienen zumindest vorerst nicht erforderlich (z.B. "Lieferkonditionen", "Zusätzliche Sigelangaben"). Dies traf auch auf der Ebene der Indikatoren bzw. Unterfelder zu - einige wurden ausgeschieden (z.B. "Rechnungsadresse", "Telex"), in anderen Fällen wurde die Subfield-Struktur modifiziert (siehe unten).

Insbesondere die Kategorie 800 ("Name der Institution") wurde grundlegend verändert. An die Stelle der in MAB-ADRESS unstrukturierten Namenskategorie trat die in Abbildung 1 veranschaulichte Gliederung in vier Unterfelder, die quasi eine Hierarchie der Namensbestandteile abbilden. Wie die spätere Praxis zeigte, sollte dies - zusammen mit entsprechenden Erfassungsregeln - wesentlich zur Vereinheitlichung und Konsistenz der Namensformen der (heterogenen) Einrichtungen beitragen. Die erwähnten Regeln sehen vor, dass für die Ansetzung des Namens einer Einrichtung das Prinzip "Vom Allgemeinen zum Besonderen" gelten soll, wie etwa im Fall des in der Abbildung gezeigten Beispiels. In etlichen Fällen konnte überhaupt mit einem Unterfeld (800 $a) das Auslangen gefunden werden (z.B. "Österreichische Nationalbibliothek"), in vielen anderen reichten zwei Hierarchieebenen aus (800 $ab, z.B. " Museum für Völkerkunde Wien | Bibliothek"). Alle vier Unterfelder (800 $abcd) wurden hauptsächlich bei Universitätseinrichtungen benötigt, insbesondere wenn auf Institutsebene noch eine Untergliederung in Abteilungen oder Lehrstühle vorlag (z.B. " Wirtschaftsuniversität Wien | Institut für Informationsverarbeitung und Informationswirtschaft | Abteilung für Produktionsmanagement | Prof. Jammernegg").

Im MAB-Feld 071 ("Identifizierungsmerkmale der besitzenden Institution") wurden die Indikatoren "blank" und "a" mit den österreichischen Äquivalenten zu Bibliothekssigel (ÖZDB-Sigel) und BIK (Bibliotheksidentifikation, 13stellig inkl. Prüfziffer und 3 Trennzeichen) belegt; beim Indikator "c" wurde - abweichend - die Aleph-spezifische Besitzerkennung "Owner" in zwei Unterfeldern ($a und $b) eingebracht. Für bearbeitungsspezifische Fehlerkennungen wurde das frei definierbare MAB-Feld 076 mit Indikator "f" vorgesehen.

Im Gegensatz zu MAB-ADRESS wurde für die Eingabe von E-Mail-Adressen und Links zu Homepages und Online-Katalogen nicht das Feld 802, sondern aus Gründen der Einheitlichkeit die übliche MAB-Kategorie 655 verwendet. Dabei dient der auch in MAB dafür vorgesehene Indikator "a" für "E-Mail", der für HTTP bestimmte Indikator "e" für "Homepage" und der bisher nicht belegte Indikator "f" für "OPAC". Aus der Vielzahl möglicher Unterfelder wurde lediglich $u (URL) verwendet, da dies für eine vollständige Adressenanzeige ausreicht.

Das MAB-ADRESS-Feld 808 ("Bemerkungen") wurde für die gegenständliche Datenbank um zusätzliche Indikatoren erweitert: Zum Indikator "blank" (für nicht spezifizierte Bemerkungen) kamen die Indikatoren "a" (für Bemerkungen zur Fernleihe) und "b" (für Publikationen der Einrichtung) hinzu.

Die von MAB-ADRESS für "Weitere Namensformen der Einrichtung" vorgesehene Kategorie 830 wurde ebenfalls erweitert. Unter dem Indikator "a" können nun (mit einer Reihe von Unterfeldern, vgl. Tabelle 3) auch frühere Namensformen angeführt werden. Mit derselben Unterfeldstruktur wurde auch das Feld 809 ("Übernommene Bibliotheken") modifiziert.

Schließlich wurde auch das Feld 811 ("Sammelgebiete") weiter ausgebaut bzw. adaptiert. Indikator "blank" wurde für die Klassenbezeichnungen der "Wissenschaftsklassifikation" (Unterfeld $a) bzw. die Notationen ($9) reserviert, während die Indikatoren "a" und "c" für nicht genormte verbale Beschreibungen der Sammelgebiete bzw. Spezialsammlungen festgelegt wurden.

Tabelle 3: Implementiertes Kategorienformat (w = wiederholbares Feld / Unterfeld)
Feld	Indikator		Unterfeld		Beschreibung
001	-		$a		ID-Nummer
002	a		$a		Datum Erfassung
003	-		$a		Datum Korrektur
070	-		$a		Kennzeichen produz. Bibliothek
070	a		$a		Kennzeichen liefernde Bibl. (nur für MAB-Export)
070	b		$a		Kennzeichen korrigier. Bibl.
071	-		$a		ÖZDB-Sigel
071	a		$a		Bibliotheksidentifikation (BIK)
071	c		$a		Owner-1 (Aleph-spezifische Besitzerkennung)
			$b		Owner-2
076	f		$a		Fehlerkategorie
655	a		$u		E-Mail
655	e		$u		Homepage
655	f		$u		Online-Katalog
800	-		$a		Univ., FH, Museum, Firma, Verein, Gesellschaft, Ministerium, Landesbibliothek, Nationalbibliothek	Name der Einrichtung
			$b		Fakultät, Universitätsbibliothek bzw. zweite Ebene Träger (z.B. Ministerialabteilung)
			$c		Abteilung, Fachbibliothek, Institut, Bibliothek, ...
			$d		Abteilungsuntergliederung, Professor, Teilbibliothek, ...
801	a		$a		Ort	Lieferadresse / Sitzadresse
			$b		Straße und Hausnummer
			$d		Postfach
			$e		Postleitzahl
			$u		nicht spezifizierte Angaben
			$z		allfällige Bemerkungen
801	c		$a		Ort	Postanschrift
			$b		Straße und Hausnummer
			$d		Postfach
			$e		Postleitzahl
			$u		nicht spezifizierte Angaben
			$z		allfällige Bemerkungen
802	-		$a	w	Telefonnummer	Zugang /Er- reichbarkeitnschrift
			$b	w	Telefax
			$g		Öffnungszeiten
			$u		Bemerkungen zur Entlehnung
			$z		Bemerkungen zu Zugang und Ereichbarkeit
808	-		$a		Bemerkungen (nicht spezifiziert)
808	a		$a		Bemerkungen (Fernleihe)
808	b		$a		Bemerkungen (Publikationen)
809	-	w	$a		Name der Einrichtung	Übernommene Bibliotheken
			$b		Bemerkungen
			$c		ÖZDB-Sigel
			$d		BIK
			$e		Owner
			$f		Ort(e)
			$g		Straße und Hausnummer
			$h		Postfach
			$i		Postleitzahl
811	-	w	$a		Sachgebiete genormt (Klassenbezeichnung)	Sammel-gebiete
			$9		Notation
811	a		$a		Sachgebiete nicht genormt (freie Beschreibung)
811	c		$a		Spezialsammlungen
830	-	w	$a		Zusätzliche Namensformen (Akronyme)
830	a	w	$a		Name der Einrichtung	Frühere Namensformen
			$b		Bemerkungen
			$c		ÖZDB-Sigel
			$d		BIK
			$e		Owner
			$f		Ort(e)
			$g		Straße und Hausnummer
			$h		Postfach
			$i		Postleitzahl

Abgesehen von den systemseitig vergebenen Feldern (001, 002, 003, 070) wurden angesichts der heterogenen Datenquellen nur wenige Kategorien als obligatorisch definiert. Neben dem Namen der Einrichtung (800) sind dies lediglich eine der möglichen Adressangaben (801) sowie zumindest eine der möglichen Angaben über Zugang und Erreichbarkeit (802), in der Regel die Telefonnummer.

Abbildung 2 zeigt einen (einfachen) Beispieldatensatz im Eingabeformat des Aleph-500-Katalogisierungsmoduls.

3.2 Zusammenführung, Vereinheitlichung und Aktualisierung der Daten

Das System Aleph 500 sieht verschiedene Typen von Datenbanken ("libraries") vor. Die wichtigsten Typen sind "BIB" (für bibliographische Datensätze), "AUT" (für Normdatensätze), "HOL" (für Lokaldatensätze) und "ADM" (für funktionsablauforientierte Datensätze). Da MAB-ADRESS gewisse Ähnlichkeiten mit den bestehenden MAB-Formaten für Normdaten aufweist, lag es nahe, für die neu einzurichtende Datenbank den Typ "AUT" zu verwenden. Somit wurde zunächst eine solche Aleph-Datenbank mit dem oben beschriebenen Datenformat implementiert, dann die ÖZDB-Sigelliste - soweit möglich - in dieses Format konvertiert und schließlich das Laden und Indizieren der Daten vorgenommen. Danach musste jeder der 1.083 Datensätze manuell bzw. intellektuell redigiert (aktualisiert, ergänzt, standardisiert) werden. In der Folge wurden auch die 1.417 INFODOC-Datensätze - soweit möglich - konvertiert und als "Aleph-Satzschablonen" für die weitere Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Jede einzelne dieser Schablonen musste einer manuellen Dublettenprüfung unterzogen werden. Gab es für die betreffende Institution bereits einen ÖZDB-Datensatz, so wurde dieser mit zusätzlichen Daten aus INFODOC ergänzt (z.B. inhaltliche Erschließung), war dies nicht der Fall, so wurde die betreffende Schablone redigiert und als neuer Datensatz abgespeichert. Die Datenbank wuchs damit auf insgesamt 1.764 Datensätze an.

Bei der redaktionellen Bearbeitung standen insbesondere folgende Aspekte im Vordergrund:

• Vereinheitlichung der Namensformen der Einrichtungen (Kategorie 800 $abcd);
• Aktualisierung der Namen / Sigel soweit erforderlich (vor allem bei Universitätsinstituten) und "Sicherung" der früheren Angaben in vereinheitlichter Form (830 Indikator "a"), Verzeichnung von synonymen Namensformen (830 Indikator "blank") und von übernommenen Bibliotheken (809; nur in wenigen Fällen);
• Ermittlung struktureller Änderungen, vor allem im Hochschulbereich (Institutszusammenlegungen und -teilungen, Wechsel der Fakultät etc.)
• Ermittlung aktueller E-Mail-, Homepage- und OPAC-Adressen (vollständig für aktive Verbundteilnehmer bzw. deren Abteilungsbibliotheken, teilweise für Universitätsinstitute bzw. sonstige Einrichtungen);
• Aktualisierung der Angaben zur Anschrift (in vielen Fällen), Differenzierung zwischen Sitzadresse und Postanschrift (in wenigen Fällen);
• Standardisierung der Darstellung von Telefon- und Faxnummern, Aktualisierung dieser Angaben in vielen Fällen (allerdings nicht vollständig);
• Standardisierung der Darstellung von Angaben zu Öffnungszeiten, Aktualisierung dieser Angaben (vollständig für aktive Verbundteilnehmer bzw. deren Abteilungsbibliotheken, teilweise für andere Einrichtungen);
• Bereinigung von Schreibfehlern bei inhaltlichen Erschließungsangaben von INFODOC (Verbalbezeichnungen und Notationen der Klassen), teilweise Bereinigung von Redundanzen in der nicht genormten Beschreibung der Sammelgebiete;
• Erstellung völlig neuer Datensätze im Rahmen der - gemeinsam mit Bibliothekaren durchgeführten - vollständigen Revision der Einträge zu den Wiener Universitätseinrichtungen (Institute, Kliniken) sowie teilweisen Revisionen der Einträge zu weiteren Universitäten; Neuerfassung der österreichischen Privatuniversitäten sowie der wichtigsten Fachhochschulstudiengänge.

3.3 Indizierung der Datenbank

Aleph 500 unterstützt drei Arten von Indizes:

Browse-Indizes
Die Indexeinträge sind ganze Phrasen aus dem Datensatz und ermöglichen bei der Abfrage ein alphabetisches Blättern im betreffenden Index. Als wichtigste Browse-Indizes wurden für die gegenständliche Datenbank eingerichtet:

• Alle Namensformen der Einrichtung (800 $abcd, 809, 830)
• Adresse (Ort | Straße Hausnummer | PLZ)
• Identifizierungsmerkmale (Indizes für Sigel, BIK, Owner)
• Externe Links (Indizes für E-Mail, Homepage, OPAC)
• Sachgebiete genormt 1 (Notation | Verbalbezeichnung)
• Sachgebiete genormt 2 (Verbalbezeichnung | Notation)

Wort-Indizes
Dies sind Listen von Stichwörtern, die allen oder spezifischen Feldern eines Datensatzes entnommen werden. Als wichtigste Wort-Indizes wurden definiert:

• Alle Felder (Basic Index)
• Stichwörter aus allen Namensformen der Einrichtung
• Stichwörter aus den Adressangaben
• Stichwörter aus allen Bemerkungsfeldern
• Verstichwortete Identifizierungsangaben
• Stichwörter aus den Angaben zu Zugang und Erreichbarkeit
• Stichwörter aus den genormten Sachgebietsbegriffen
• Stichwörter aus den nicht genormten Sachgebietsbegriffen
• Interne Bearbeitungsfelder (Datums-, Bearbeiter-, Redaktionsangaben)

Direkt-Indizes
Dieser Indextyp ermöglicht das direkte Auffinden eines spezifischen Datensatzes, meist über die Eingabe eines numerischen Suchstrings. Anwendungen in dieser Datenbank sind die Identifizierungsmerkmale (Indizes für Sigel, BIK, Owner) sowie interne Bearbeitungsfelder.

4. Funktionalitäten und Besonderheiten

4.1 Eingabeinterface (GUI)

Alle bearbeiterseitigen Funktionen werden unter Aleph 500 mit Hilfe eines "Graphical User Interface" (GUI) durchgeführt, welches in der gegenwärtigen Version (14.2) über Module für Dienstrecherche, Katalogisierung, Erwerbung, Exemplarverwaltung, Zeitschriftenverwaltung, Ausleihe sowie administrative Aufgaben verfügt. Für die gegenständliche Datenbank ist als Eingabeinterface ausschließlich das Katalogisierungsmodul von Relevanz. Im Anschluss an die oben beschriebenen (langwierigen) Redigierungs- und Ladevorgänge wurde die Datenbank im Vorjahr den Verbundteilnehmern vorgestellt, wobei diese Bibliotheken ermächtigt wurden, Änderungen (Aktualisierungen, Korrekturen) selbst vorzunehmen. Im Gegensatz zur Redaktion in der Verbundzentrale wurden den einzelnen Bibliotheken jedoch nur eingeschränkte Editiermöglichkeiten eingeräumt. Für die betreffenden Bearbeiter wurde ein Profil erstellt, welches die editierbaren Einträge auf Feldebene festlegt. Um die Datenkonsistenz (Ansetzungsformen, Sigelstrukturen etc.) sicherzustellen, dürfen die dezentralen Bearbeiter nur die Angaben zu externen Links, zu Zugang / Erreichbarkeit, die Adresse, die Bemerkungen, zusätzliche Namensformen sowie die Fehlerkategorie verändern. Die Aleph-Funktion, mit der dies bewerkstelligt wurde, kam hier (zumindest im Österreichischen Bibliothekenverbund) erstmals zur Anwendung, nicht zuletzt da die Möglichkeit bestand, den damit verbundenen Aufwand auf die Erstellung nur eines Bearbeiterprofils zu beschränken. Abbildung 3 zeigt einen Beispieldatensatz im Katalogisierungsmodul in der Darstellungsform für einen solchen dezentralen Bearbeiter, wobei die nur durch die Verbundzentrale redigierbaren Felder in grauer (blasser) Schrift erscheinen.

Für jedes Feld wurden umfangreiche Hilfeinformationen eingerichtet, insbesondere für jene Kategorien, die durch die Verbundbibliotheken editiert werden können. Diese Informationen beziehen sich zum einen auf die Feldstruktur (Indikatoren, Unterfelder) und zum anderen auf die durch Erfassungsregeln festgelegte Form der Eingaben und Feldinhalte (inkl. Beispiele).

Abbildung 4 veranschaulicht einen Datensatz im Katalogisierungsmodul mit Ausschnitten aus zwei derartigen Hilfetexten (externe Links, Zugang und Erreichbarkeit).

4.2 OPAC-Interface (Web)

Nicht zuletzt für die Präsentation der Datenbank im WWW war es notwendig, eine sprechende Bezeichnung für diesen Dienst festzulegen. Nach eingehender Überlegung wurde - in Ermangelung eines effektvollen Akronyms - der einfache Name "Bibliotheken in Österreich - Adressen von Informationseinrichtungen" gewählt, der zwar modischen Chic vermissen lässt, letztlich aber den Inhalt der Datenbank präzise wiedergibt.

Der im Lieferumfang von Aleph 500 enthaltene Online-Katalog ist eine Basisversion, die erst durch zahlreiche Anpassungen und Veränderungen auf Kundenseite zu einem präsentablen Suchinstrument für Endbenutzer wird. Ein entsprechendes OPAC-Design bzw. ein größeres Set von Standard-Anpassungen wurde bereits für den Österreichischen Verbundkatalog⁵ bzw. die in der Verbundzentrale geführten lokalen Systeme einer Reihe von Verbundbibliotheken ausgearbeitet. Auch der OPAC der Datenbank "Bibliotheken in Österreich" wurde an dieses Design angepasst bzw. den üblichen Verbesserungen unterzogen, sodass der neue Katalog - obwohl eigentlich kein bibliographisches Rechercheinstrument - ein einheitliches und vertrautes Erscheinungsbild aufweist.⁶

Zusätzlich mussten natürlich auch spezielle Anpassungen für die neue Datenbank vorgenommen werden. Dies betraf im wesentlichen die folgenden Punkte:

Funktion "Index blättern": Für das Browsen von Indexlisten wurden folgende Möglichkeiten vorgesehen: Einrichtung (Name), Sachgebiete genormt (Verbalbezeichnungen), Adresse, Homepage, OPAC, E-Mail und ÖZDB-Sigel.

Funktion "Suchen": Die im Aleph-OPAC möglichen Suchmodi (Einfache Stichwortsuche, Suche in mehreren Feldern, Suche im Expertenmodus) wurden angesichts der geringen Komplexität und Größe der Datenbank auf die "Einfache Suche" beschränkt. An Suchoptionen wurden vorgesehen: Alle Felder (Basic Index), Stichwörter aus dem Namen der Einrichtung, Ort und ÖZDB-Sigel.

"Ergebnisliste" (Kurzanzeige): Qualifiziert sich bei einer Recherche mehr als ein Treffer, so resultiert zunächst eine tabellarische Anzeige, die pro Treffer den Namen der Einrichtung, den Ort sowie graphische Symbole für Homepage und OPAC (soweit in den Daten vorhanden) aufweist. Ein Beispiel für eine solche Anzeige ist in Abbildung 5 dargestellt; beim Anklicken der Symbole werden neue Browser-Fenster mit den entsprechenden Inhalten geöffnet.

"Vollanzeige": Für diese Anzeige wurden drei Darstellungsformate implementiert:

• Standardformat: Enthält alle für die Endbenutzer wichtigen Kategorien (Feldbezeichnungen und Feldinhalte) und weist auch eine Linking-Funktionalität auf. Zu letzterer zählen externe Links (E-Mail, Homepage, OPAC), aber auch interne Links zu entsprechenden Indexlisten (Einrichtung, Sachgebiete genormt) bzw. weiteren Treffern zum selben Begriff (Sachgebiete genormt). Abbildung 6 zeigt einen Beispieldatensatz in diesem Format.
• Kurzformat: Dieses neu erstellte Anzeigeformat enthält nur die wichtigsten Kategorien mit kurzen Labels (Einr., Adr., Tel., E-Mail, Home, Katalog). Es ist ebenfalls für Endbenutzer gedacht und ist auch das Standardformat für die im OPAC angebotenen Download-Funktionen (lokales Abspeichern, Versand per E-Mail).
• Bearbeiterformat: Enthält sämtliche Kategorien und ist primär für die Bearbeiter aus Institutionen gedacht, die nicht aktive Teilnehmer des Österreichischen Bibliothekenverbundes sind und ihre Daten mittels der nachfolgend beschriebenen Kontaktformulare modifizieren wollen.

"Kontaktmöglichkeiten": Während im bibliographischen Aleph-OPAC in der Regel nur ein "Feedback-Formular" (für Endbenutzer) zur Anwendung kommt, wurden für die gegenständliche Datenbank zwei weitere Kontaktformulare entworfen. Das Formular "Fehlermeldung / Änderungsvorschlag" ist für die oben erwähnten Fälle vorgesehen, das Formular "Neuaufnahme einer Institution" hingegen für Vorschläge zur Aufnahme noch nicht in der Datenbank verzeichneter Informationseinrichtungen.

5. Erfahrungen, Probleme, Ausblick

Seit der im Vorjahr erfolgten Freigabe der Datenbank wurden die erwähnten Editiermöglichkeiten und Kontaktformulare von einer Reihe von Institutionen genutzt, um Aktualisierungen vorzunehmen bzw. bekannt zu geben, in einigen Fällen auch um Neuaufnahmen bzw. vereinzelt auch um Löschungen vorzuschlagen. Dabei waren die Reaktionen aktiver Verbundteilnehmer im Vergleich zu sonstigen Institutionen deutlich in der Mehrzahl. Mit Stand April 2004 weist "Bibliotheken in Österreich" bereits 1.813 Eintragungen auf.

Inzwischen dient die Datenbank auch als Grundlage für die automatische Erstellung eines ÖZDB-Sigelverzeichnisses, das im Österreichischen Verbundkatalog Verwendung findet und monatlich aktualisiert wird. Dieses Verzeichnis enthält neben den aktuellen Sigeln auch Verweisungen von veralteten Sigeln (durch Nutzung der Information in Kategorie 830 Indikator "a", Frühere Namensformen), um den Benutzern zusätzliche Sucheinstiege zu ermöglichen. Im Verbund-OPAC kann das Verzeichnis durch Anklicken eines Links aus der Vollanzeige im Katalogkartenformat des bibliographischen Datensatzes aufgerufen werden. Die in einem Popup-Fenster erscheinende Sigelliste enthält die Angaben zur Institution in einem Kurzformat; das Anklicken des Sigels führt zur Vollanzeige des korrespondierenden Datensatzes der Datenbank "Bibliotheken in Österreich" in einem neuen Browser-Fenster (vgl. dazu Abbildung 7). Die direkte Verlinkung von der bibliographischen Vollanzeige (ohne Umweg über die Sigelliste) zu "Bibliotheken in Österreich" ist für die Zukunft geplant. Dies wird allerdings erst nach der Bereinigung einer großen Zahl von Korrekturfällen in den Lokalsystemen des Österreichischen Bibliothekenverbundes möglich sein, die dazu führen, dass der Verbundkatalog anstelle des ÖZDB-Sigels die Aleph-spezifische Besitzerkennung anzeigt. Außerdem sind auch in der Datenbank "Bibliotheken in Österreich" noch zahlreiche Bereinigungen der Sigelangaben vonnöten.

Wie oben erwähnt, konnte beim Aufbau der Datenbank nur ein Teil der aus den früheren Quellen übernommenen Datensätze vollständig aktualisiert werden. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, die Aktualisierungsaktivitäten nicht auf laufende Änderungsmeldungen zu beschränken, sondern aktive Maßnahmen zur schrittweisen Erreichung einer vollständigen und in der Folge auch periodisch immer wieder durchgeführten Aktualisierung zu setzen. Dazu zählt auch die Erfassung neuer bzw. noch nicht in der Datenbank erfasster Informationseinrichtungen sowie das Ausscheiden nicht mehr existenter oder nicht relevanter Institutionen. Im laufenden Jahr ergibt sich darüber hinaus - als Konsequenz einer neuen Universitätsgesetzgebung, die in vielen Fällen zur völligen Umstrukturierung der Universitäten (neue Medizinuniversitäten, neue bzw. umbenannte Fakultäten, Departments, Institute, Fachbereichsbibliotheken etc.) führt - ein ganz besonders akuter und mit den vorhandenen Ressourcen wohl kaum bewältigbarer Aktualisierungsbedarf.

Ein weiteres Desiderat ist die Verbesserung der Möglichkeiten für die sachliche Recherche in der Datenbank. Bislang weisen nur ca. 70 Prozent der Datensätze eine genormte Sachgebietszuordnung auf (Verbalbezeichnungen und Notationen der "Wissenschaftsklassifikation"; Quelle: INFODOC). Sinnvoll wäre nicht nur, die Sacherschließungquote auf 100 Prozent anzuheben, sondern - gestützt durch bisherige Erfahrungen mit der genannten Klassifikation - dieses u.E. veraltete und auch hinsichtlich der Fächergliederung unbefriedigende System durch ein zeitgemäßes, fachlich besser gegliedertes und durch eine gesicherte Pflege gekennzeichnetes Klassifikationssystem, welches sich besonders für kleinere Datenbestände eignet, zu ersetzen. In diesem Zusammenhang bietet sich unmittelbar die Verwendung der "Basisklassifikation" an, die auch als Online-Version⁷ bzw. maschinenlesbar vorliegt. Die Überführung der ca. 4.900 vorhandenen Notationen in dieses System bzw. die Erschließung der restlichen 30 Prozent erfordert sicherlich einen gewissen Aufwand, erscheint aber nicht undurchführbar und würde sich ohne Zweifel lohnen.

Zu den Autoren

Ing. Josef Labner ist seit 1990 als Systemanalytiker im Österreichischen Bibliothekenverbund tätig, vor allem in den Bereichen Normdateien, Datenformate und Systemparametrisierung.

Tel.: +43(0) 1 4035158-44
E-Mail: josef.labner@bibvb.ac.at

Dr. Otto Oberhauser MPhil MSc iist seit 1978 im Bibliotheksdienst und seit 1992 im Österreichischen Bibliothekenverbund tätig, vor allem in den Bereichen Online-Kataloge (zentrale und lokale Systeme) und Systemparametrisierung.

Tel.: +43(0) 1 4035158-17
E-Mail: otto.oberhauser@bibvb.ac.at
http://www.ub.tuwien.ac.at/oco/hp.html

Die Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH
Brünnlbadgasse 17/2a
A - 1090 Wien, Österreich

Anmerkungen

1. Die Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH. - Web: http://www.bibvb.ac.at

2. Vgl. §3 BGBl 15/2002

3. Auch als ÖSTAT-Klassifikation der "Statistik Austria" bekannt; basiert auf einer OECD-Version der UNESCO-Systematik der Wissenschaftszweige; vgl. http://hal.boku.ac.at/fao/oestat_list [15.04.2004]

4. Die Deutsche Bibliothek <Frankfurt, Main; Leipzig>. MAB-ADRESS (provisorisch). Stand: November 2001. (= 4. Ergänzungslieferung zur MAB2-Dokumentation, Mai 2002). Leipzig, Frankfurt am Main, Berlin: Die Deutsche Bibliothek, 2002. (Losebl.-Ausg.)

5. http://opac.bibvb.ac.at/acc01

6. http://opac.bibvb.ac.at/acc15

7. http://www.gbv.de/du/sacher/bk-info.shtml [15.04.2004]