Die erfolgreiche und 3000fach eingesetzte Bibliothekssoftware BIBLIOTHECA2000 von BOND wurde 1999 am Markt etabliert. Seither sorgen jedes Jahr Updates dafür, dass die Software weiterentwickelt wird und immer den neuesten Anforderungen moderner Bibliotheken entspricht.
Im diesjährigen Update, Version 2.6, wurden fast 400 Anregungen der Anwender umgesetzt. Mehr als jemals zuvor! Mit dem Update ist die Software nun noch benutzerfreundlicher und stabiler. Neu integrierte Funktionen und erweiterte Möglichkeiten sorgen für zeitsparende Abläufe und Arbeitserleichterungen in öffentlichen, wissenschaftlichen, Hochschul-, Firmen-, Schul- und Spezialbibliotheken.
Mit BIBLIOTHECA2000 erledigen Bibliotheken alle Arbeitsbereiche ihrer Bibliothek einfach und zeitsparend: Katalog, Ausleihe, Erwerbung, Statistik, Recherche, Periodika-Verwaltung, Web-OPAC u.v.m. Der folgende Überblickt zeigt die innovativsten und bedeutendsten Neuerungen des Updates 2.6:
Der Katalog
Der bewährte BOND-Katalog ist das Herzstück von BIBLIOTHECA2000. Er enthält alle Informationen zu den Medien der Bibliothek. Die Erfassung der Daten erfolgt ganz einfach über speziell zugeschnittene Eingabemasken für unterschiedliche Medien (z.B. einbändige/ mehrbändige Werke, CD-ROMs, Loseblattsammlungen u.v.m.). Mühevolles Eintippen der Daten bleibt erspart. Denn zeitsparend und automatisch übernimmt BIBLIOTHECA2000 Daten aus Fremddatenpools, dem Internet oder von CD-Rom.
Ganz aktuell wurde im Update 2.6 die Tabellenerfassung optimiert. Sie bietet die Möglichkeit, Erfassungsschemata selbst zu erstellen, um diese ganz flexibel an die Bedürfnisse der Bibliothek anzupassen. So können beispielsweise auch Exponate, Bilder, Comics oder sonstige Sondermedien ganz einfach und zeitsparend im Katalog erfasst werden. Verbessert wurde in der Tabellenerfassung auch der Zugriff auf die verschiedenen Register, wie Personen, Körperschaften, Schlagworte, Systematiken, Mediengruppen u.v.a.m. Informationen aus den Registern werden automatisiert übernommen, was beim Katalogisieren Zeit spart und hilft, Fehler zu vermeiden.
Abbildung 1: Tabellenerfassung mit Zugriff auf Register
Als Alternative zur Datenübernahme per CD-ROM wurde in der neuen Version die Möglichkeit geschaffen, Daten Der Deutschen Bibliothek (DDB) auch online in den Katalog zu übernehmen. Somit profitieren BIBLIOTHECA2000-Anwender von den stets aktuellen Daten, die sie einfach und bequem von DDB-online.de herunterladen können.
Abbildung 2: Erheblich Zeit sparen bei der Katalogisierung durch
Datenübernahme über verschiedene Schnittstellen.
Die Erwerbung
Das Modul Erwerbung deckt alle Arbeitsgänge ab, die von der Neubestellung, über die Etatüberwachung und -kontrolle bis zu den Mahnfristen erforderlich sind. Auch die Geschäftspartner werden zentral in diesem Modul verwaltet.
Abbildung 3: Etatüberwachung und Budgetkontrolle im Überblick
Besonders komfortabel ist die Online-Bestellmöglichkeit mit direkter Datenübernahme. Bestellte Medien sind sofort im Katalog mit dem Status "bestellt" ersichtlich.
Das Update 2.6 macht die Bestellmöglichkeiten per E-Mail noch komfortabler. Bibliotheksmitarbeiter können sich nun Bestellvorlagen für E-Mail-Bestellungen entsprechend ihrer Bedürfnisse anpassen und immer wieder verwenden. So wird die Bestellung zur zeitsparenden Routine! Der Text der E-Mail ist frei definierbar. Integrierte Platzhalter füllen automatisiert die Mail mit Daten aus BIBLIOTHECA2000.
Sammelbestellungen sind mit BIBLIOTHECA2000 jetzt noch einfacher und rationeller zu erledigen. Dies ermöglichen verschiedene hinterlegbare Bestellschemata. Ein Schema enthält eine bestimmte Kombination von Zweigstellen, Kostenstellen und -arten, die automatisch in die Sammelbestellung eingetragen wird. So entfällt das händische Eintragen der sich wiederholenden Werte, was Fehleingaben vermeidet und Zeit spart.
Die Ausleihe
Die Ausleihfunktionen in BIBLIOTHECA2000 wickeln alle Ausleih- und Rückgabevorgänge in der Bibliothek blitzschnell ab. Die übersichtliche Gebühren-, Leser- und Konditionenverwaltung ist jederzeit flexibel an sich ändernde Bedingungen der Bibliothek anpassbar. Der vollautomatische Mahnlauf entlastet das Bibliotheksteam.
Mit dem neuen Update sind die Mailfunktionen in der Ausleihe komfortabler als je zuvor. Mahnungen können jetzt noch praxisgerechter mit Angabe der Summe der Mahngebühren automatisiert per E-Mail verschickt werden. Dabei erkennt BIBLIOTHECA2000, ob eine Mahnung oder eine Vorbestell-Benachrichtigung per E-Mail oder per Post verschickt werden soll. Entsprechend generiert das System entweder die entsprechende E-Mail oder druckt den Brief aus. Vorgefertigte Texte mit Platzhaltern für Daten aus BIBLIOTHECA2000 garantieren, dass die Mails auf Knopfdruck inhaltlich korrekt erstellt werden.
Die Plausibilitätsprüfung vermeidet unzustellbare E-Mails, indem E-Mail-Adressen nach bestimmten Kriterien auf ihre Richtigkeit geprüft werden. So erreichen Informationen schneller und sicherer den gewünschten Empfänger.
Die neue Software-Version ermöglicht in wenigen Schritten, wahlweise Serienbriefe oder Serien-E-Mails an alle oder ausgewählte Benutzer zu senden, um diese beispielsweise über besondere Aktionen oder Veranstaltungen zu informieren. So wissen die Leser immer über Aktuelles in ihrer Bibliothek bescheid.
BIBLIOTHECA2000-Anwender können ab sofort wählen, ob sie den E-Mail-Versand über MAPI (Messaging Application Programming Interface) oder SMTP (Simpel Mail Transfer Protocol) nutzen möchten. Der nun mögliche Versand über SMTP ist noch flexibler und unabhängig von Microsoft-Produkten.
Die Benutzerdatenpflege wurde auf vielfachen Wunsch der BIBLIOTHECA2000-Anwender verbessert, indem per Mausklick inaktive Leser ermittelt werden können.
Die neuen Historiefunktionen ermöglichen jederzeit einen Überblick über alle Änderungen an Benutzerdaten und Mahnläufen eines Benutzers. Mit der verbesserten Erinnerungsfunktion kann eingestellt werden, wie viele Tage vor Ablauf der Leihfrist eine entsprechende Nachricht an den Leser automatisch verschickt werden soll. Leserservice der Zukunft!
Viele weitere Detailverbesserungen in den Bereichen Gebühren, Kasse und Vorbestellungen runden die Ausleihe ab. Belege für einzelne Verbuchungsaktionen (Ausleihe, Rückgabe, Vorbestellung) können differenzierter gestaltet werden. Zudem werden nun auch Belege für den Transport von Medien in oder aus Zweigstellen gedruckt, die den derzeitigen Standort der Medien transparent machen.
Neuer Hilfeassistent:
Die neue Direkthilfe von BIBLIOTHECA2000 wurde komplett überarbeitet. Sie bietet noch benutzerfreundlichere und verständlichere Hilfetexte, die den Benutzer ganz einfach durch die Software führen. Der Hilfeassistent ist durch die optimal strukturierte Inhaltsübersicht und komfortable Suchfunktionen einfach zu bedienen.
Die Statistik
Mit dem Statistik-Modul haben Bibliotheken ihre Kennzahlen jederzeit voll im Griff. Sie können verschiedenste Auswertungen vornehmen und als Tabelle oder Grafik visualisieren.
In der neuen Version wurden Vorbereitungen für das Online-Übertragungsverfahren der Bibliotheksdaten an die DBS getroffen. Des Weiteren erleichtert zukünftig ein neues elektronisches Formular Österreichischen Bibliotheken die Jahresmeldung an den BVÖ.
Eine einfache Teilnahme am BIX-Leistungsvergleich (Bibliotheksindex-Projekt des DBV und der Bertelsmann-Stiftung) ermöglicht der Erhebungsbogen in der neuen Statistikversion. Das System ermittelt viele relevante Daten automatisch und trägt sie direkt in den BIX-Bogen ein.
Abbildung 4: Der BIX-Erhebungsbogen übernimmt automatisch
die Daten aus BIBLIOTHECA2000.
Zahlreiche zusätzliche Detailverbesserungen sorgen für noch bessere und treffsicherere Auswertungen und Ergebnisse in der Statistik.
Periodikaverwaltung
In BIBLIOTHECA2000 ist mit dem Periodika-Modul die Abonnement- und Umlaufverwaltung integriert. Damit können nicht nur Zeitschriften verwaltet, sondern auch automatisch Katalogeinträge generiert werden. Auch die Etatverwaltung ist damit gekoppelt. Somit hat die Bibliothek mit einem System alle Medien im Griff, vermeidet doppelte Arbeitsvorgänge und doppeltes Controlling und spart so jede Menge Zeit.
Mit der neuen Version übernimmt die Bibliothek Daten direkt von der bedeutenden Abo-Datenbank Pressekatalog.de. Schnell und bequem wählt man hier aus einem Angebot von über 40.000 Zeitschriften, die sonst kaum aus einer Hand zu abonnieren sind. Mit der Datenübernahme per Mausklick sind auf einfachstem Weg die Zeitschriften im eigenen Katalog für die Leser recherchierbar.
Weitere Verbesserungen finden die Anwender der neuen Version in der Verwaltung der offenen Hefte, der Bindeverwaltung und in der Anzeige des Kardex.
Web-OPAC Version 2.3
Auch der BOND-Web-OPAC wurde stark überarbeitet. In der neuen Version 2.3 dürfen sich die Anwender auf einige Erweiterungen, Verbesserungen und Erweiterungen freuen. Hier eine kleine Auswahl:
Optisch am auffälligsten sind die neue Stylings für den Web-OPAC! Ab sofort können BOND-Anwender zwischen drei attraktiven Designs des Web-OPAC auswählen. Neben dem klassischen Design gibt es jetzt zwei weitere, neue Designs: Summertime-Orange und Freshblue. Das Design kann je nach Wunsch eingestellt werden und sorgt so für noch mehr Spaß bei der Recherche!
Abbildung 5: Die neue Web-OPAC-Designs "Freshblue" und "Summertime-Orange"
für noch mehr Spaß beim Recherchieren.
Die Hilfetexte im Web-OPAC wurden vollständig überarbeitet und ergänzt. Sie sind speziell für die Bibliotheksnutzer konzipiert und machen die Recherche noch einfacher und verständlicher.
Für die Recherche sind jetzt bis zu 99 Suchtipps einstellbar. Auf diese kann auch extern verlinkt werden, z.B. von der Homepage der Stadt. Für eine noch ansprechendere Detailanzeige können den Mediengruppen bis zu 99 Symbole zugeordnet und die Exemplare optisch gegeneinander abgegrenzt werden. Die im Leserkonto angezeigten Informationen sind frei wählbar. Individuell definierte Hinweistexte (z.B. zu potentiellen Gebühren o.ä.) können im Konto angezeigt werden. Alle auf ein Konto entliehenen Medien sind über einen Mausklick sofort und ohne Bestätigung verlängerbar. Für statistische Auswertungen wird der Web-OPAC als Ausleihort behandelt. Mozilla in der Version 1.6.1 kann als alternativer Browser eingesetzt werden.
Alles in allem bietet BOND mit den neuen Versionen von BIBLIOTHECA2000 und dem Web-OPAC wieder eine sehr solide Software. Sie optimiert die Arbeitsabläufe in Bibliotheken jeder Größe und setzt neue Angebote im Umfeld der Bibliotheken konsequent in praktische Hilfsmittel um.