von Erik-Jan van Kleef

Bibliotheken imponieren mit ihren Bücherregalen, und das Blättern in der Literatur sollte die Hauptbeschäftigung in diesen Gebäuden sein. Insbesondere in Universitätsbibliotheken sind die Bestände umfangreich. Doch Studenten, Forschern und Dozenten fehlt die Zeit, sich für eine Recherche durch Berge von Büchern zu arbeiten. Deshalb wurden bereits vor mehr als 100 Jahren gedruckte Kataloge und Bibliographien eingeführt. In diesen konnten sich die Nutzer einen ersten Überblick über mögliche hilfreiche Literatur verschaffen, um diese dann gezielt und schneller zu finden. Doch selbst das ging irgendwann nicht mehr schnell genug, so dass diese Medien mit Hilfe neuer Technologien digitalisiert wurden. Heute werden sowohl Bibliographien als auch Volltexte oftmals nur noch in elektronischer Form angeboten und liegen online vor.

So hat zum Beispiel die Universitätsbibliothek Regensburg im Jahr 2003 einige Datenbanken zur Literatur- und Informationsrecherche von der CD-ROM- auf die Online-Version umgestellt. Der Vorteil: einfachere Bedienbarkeit, eine schnellere Übersicht über vorhandene Literatur, Aktualität und geringerer Verwaltungsaufwand für die Bibliothek.

Zudem erscheinen immer mehr Zeitschriften in elektronischer Form. Vor allem wissenschaftliche Publikationen aus den Bereichen Natur- und Sozialwissenschaften sowie Medizin sind über das Internet zugänglich. Dies ist das Ergebnis der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek EZB der Universitätsbibliothek Regensburg.

Bibliothek mit Tradition: Die ThULB Jena

Gegründet 1549 ist die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena (ThULB) eine der traditionsreichsten deutschen Universitätsbibliotheken. Die Einrichtung besteht aus einer Zentralbibliothek sowie mehreren Teil- und Zweigbibliotheken. Mit rund vier Millionen Bestandseinheiten bietet die Universität Jena Studenten, Hochschullehrern und Forschern ein breites Spektrum an Recherchemöglichkeiten für nahezu jedes Wissensgebiet. Da die ThULB auch die Funktion der Landesbibliothek erfüllt, ist sie auch für die Öffentlichkeit zugänglich.

Wer suchet, der solle auch finden

Zur Recherche steht den Nutzern neben den konventionellen Zettel- und Bandkatalogen eine Vielzahl von multimedialen Quellen zur Verfügung, so zum Beispiel rund 720 interdisziplinäre und fachspezifische Datenbanken sowie mehr als 6.000 elektronische Journale, Bücher und Lexika.

Bereits seit 1996 zählen auch bibliographische Datenbanken von Ovid Technologies dazu. Damals entschied sich die ThULB, erste Datenbanken in der Psychologie und den Geowissenschaften unter der SilverPlatter Plattform anzuschaffen. Seitdem kamen kontinuierlich Produkte von Ovid dazu, so dass die ThULB heute in fast allen Fächern mit Informations­produkten des Unternehmens arbeitet. "Die Datenbanken von Ovid und anderen Anbietern sind heute fester Bestandteil der Bibliothek und überhaupt nicht mehr wegzudenken", meint Gabor Kuhles, Leiter der Benutzungsabteilung der ThULB Jena. "Nach dem Erwerb der ersten Produkte zeigte sich schnell, wie hilfreich diese für unsere Studenten und auch das Lehrpersonal sind, danach wurde das Spektrum immer mehr ausgeweitet." Über die Datenbanken stellt Ovid den Suchenden den Zugriff auf eine Fülle von Literatur­nachweisen einfach und schnell zur Verfügung.

Wie die ThULB dazu kam, zahlreiche Fachbereiche mit Ovid Lösungen abzudecken, hat unterschiedliche Gründe. "In vielen Fällen haben mich die Fachreferenten darauf aufmerksam gemacht, dass es eine neue Ovid Datenbank für ihren Bereich gibt, die sie gerne testen möchten", erklärt Gabor Kuhles die Entscheidungswege. "In anderen Fällen war es einfach so, dass die Anschaffung eines Recherchewerkzeugs für ein bestimmtes Fachgebiet nötig war. Dann haben wir die Angebote mehrerer Anbieter angefordert und soweit möglich getestet - und das Produkt von Ovid hat im Vergleich oftmals am besten abgeschnitten."

Der Nutzer entscheidet, nicht nur der Preis

Für den Entscheidungsprozess zeichnet die Bibliothek nicht alleine verantwortlich. Hier werden sowohl die entsprechenden Fachreferenten, aber auch die Nutzer aus der Universität hinzugezogen. "Schließlich müssen sie mit der Lösung arbeiten und sind darauf angewiesen", so die Begründung Kuhles. "Deshalb legen wir sehr viel Wert darauf, dass die Anwender die Lösung testen und bewerten. Der Preis allein ist in dem Fall nicht das Entscheidungskriterium - zumindest nicht nur."

Bei Anfrage schaltete Ovid einen Testzugang für die ThULB frei. In dieser Zeit konnte die ThULB die entsprechenden Datenbanken zur Recherche nutzen und ausprobieren. Durch die nahezu selbsterklärende und daher leicht bedienbare Benutzeroberfläche gab es dabei keine größeren Schwierigkeiten. Die Entscheidungsträger - der Bibliothek und des Fachbereichs - konnten während dieser Zeit die Nutzungszahlen genau beobachten und analysieren. Zeichnete sich eine Tendenz ab, die den Bedarf an dem Produkt bestätigte, war die Entscheidung gefallen. Von da an ging alles recht schnell: Die Bibliothek erhielt ihre persönlichen Zugangsdaten und die entsprechende URL für die webbasierte Lösung - und konnte die Datenbanken bereits nach wenigen Stunden für die Nutzer frei schalten. Ovid bietet dabei auch je nach Bedarf unterschiedliche Authentifizierungsmechanismen an: IP-Validierung, Login/Password oder beides kombiniert. Bei fast allen Produkten ist daneben der Zugriff auch von außerhalb der Hochschule möglich, was insbesondere bei Medizinern ein wichtiger Faktor ist.

"Der entscheidende Vorteil der Ovid Produkte liegt in ihrer Online-Verfügbarkeit", meint Gabor Kuhles. "Bei Bestellung konnten wir innerhalb kürzester Zeit damit arbeiten. Hätten wir uns für ein CD-ROM- oder DVD-Angebot entschieden, wäre das Ganze wesentlich schleppender vorangegangen: Warten, bis die Software ankommt, Aufspielen auf den Server, Trainingsaufwand - die Zeit ist uns genauso erspart geblieben wie der erforderliche Aufwand, der für das regelmäßige Aufspielen von Updates erforderlich wäre."

Die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek in Jena profitiert jedoch nicht nur von den bibliographischen Hilfestellungen der Ovid Datenbanken: Seit Mitte 2002 können Studenten, Hochschullehrer und Forscher auch in den elektronischen Ausgaben von mehr als 120 Zeitschriften lesen - dank Journals@Ovid. Journals@Ovid enthält die führenden Fachzeitschriften aus Medizin und Psychologie. Neben der Suche in indexierten Feldern - wie zum Beispiel den Bildunterschriften von Abbildungen - liegt die Besonderheit von Journals@Ovid in der Möglichkeit einer echten Volltextrecherche. Das heißt, der Nutzer kann Wort für Wort in jedem Artikel aller Magazine suchen. Zudem ist über verlinkte Referenzen ein übergangsloses Browsen durch die Publikationen möglich - der Nutzer wird so von einer Quelle zur nächsten geführt, ohne erneut eine Recherche zu starten. Wer sich einen allgemeinen Überblick über das Angebot einer bestimmten Zeitschrift machen möchte, kann sich auch einfach das Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen.

Die Herausforderungen: Verwaltung und Pflege

Um den Bibliotheksbenutzern die heutzutage riesigen Mengen an Information problemlos zugänglich zu machen, ist ein hoher Verwaltungs- und Pflegeaufwand erforderlich. Schließlich ist gerade für wissenschaftliche Arbeiten von Studenten und Forschern eine fundierte und vollständige Recherche notwendig. Deshalb ist die ThULB stets darum bemüht, alle für die Wissenschaftler erforderlichen Informationen aus den relevanten Quellen auf dem besten Zugangsweg vollständig anzubieten - und das Spektrum zudem kontinuierlich zu erweitern.

Um dieses Ziel zu erfüllen, suchte die Universitätsbibliothek ein Tool, das die Mitarbeiter bei der Administration der unterschiedlichen Angebote unterstützt und gleichzeitig den Suchenden das Finden der relevanten Informationen in der Masse von Quellen erleichtern. Deshalb galt es, eine Lösung zu finden, die auf das bisherige Portfolio anwendbar ist, bestehende Informationen zugänglich macht und zukünftige Neuaufnahmen einbinden kann - Verknüpfungs- und Verlinkungsoptionen waren also ein absolutes Muss. Weitere Kriterien waren eine leichte Bedienbarkeit sowie die Unterstützung von einem technischen Support bei auftauchenden Problemen oder Rückfragen. Aufgrund der allgemeinen schwierigen finanziellen Lage von Bibliotheken galt es auch bei der ThULB, eine Lösung zu finden, die alle Herausforderungen erfüllt - und trotzdem das Budget nicht übersteigt.

Ganz schön Link

Die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek entschied sich schließlich für den LinkSolver von Ovid Technologies. Mit dieser OpenURL Linking-Lösung konnten - und können weiterhin - alle bestehenden webbasierten Ressourcen, egal ob bibliographisch oder Volltext, miteinander verknüpft werden. Das heißt: Sowohl Datenbanken und Kataloge als auch Volltexte und komplette Webseiten sind problemlos integrierbar, egal von welchem Anbieter sie sind.

Der Nutzer profitiert damit von der zügigen Verknüpfung mit weiterführenden Links zu elektronischen Volltexten, OPACs und Internetquellen, da diese die Ergebnisse einer Recherche vertieft und darüber hinaus schneller und effektiver macht. Die eingesparte Zeit kann bereits in das Verarbeiten der Information investiert werden. Aber auch für die Bibliothek hat sich die Investition schnell rentiert. Die Nutzung der einzelnen Produkte ist deutlich angestiegen, da Besucher nun viel schneller sehen, was die Bibliothek für sie im Angebot hat.

Schulung und Support aus Berlin

Mit dem LinkSolver hat die ThULB ein Werkzeug gefunden, von dem sowohl die Nutzer der Bibliothek als auch die für die Bestände der Einrichtung Verantwortlichen profitieren: Die Link-Technologie optimiert sowohl die Suche in den elektronischen Recherchequellen als auch deren Verwaltung. Rund 17.000 Bibliotheksbesucher lassen sich mittlerweile vom LinkSolver durch die Quellen führen. Falls es doch Schwierigkeiten bei der Benutzerführung gibt, stehen die Mitarbeiter der ThULB für Fragen zur Verfügung. Etwa 50 Angestellte der Bibliothek können Nutzern Hilfestellung bei der Literaturrecherche geben.

Damit sie auftretende Fragen zu den Ovid-Lösungen kompetent beantworten und die Vorgehensweise anschaulich erklären können, schulte Ovid die Bibliotheksangestellten. Bei der Einführung des LinkSolver nahmen Systemadministratoren der ThULB an einem eintägigen Seminar teil, das Raymond Sänger, Sales Engineer aus der deutschen Ovid-Niederlassung in Berlin, vor Ort in Jena durchführte.

Der weitere Support erfolgt telefonisch oder auch online - kostenfrei. "Bei Fragen oder Problemen können wir über eine Hotline jederzeit bei Ovid in Berlin anrufen", so Gabor Kuhles. "Für uns war bei der Auswahl auch entscheidend, dass es einen deutschsprachigen Support gibt und dieser in Deutschland sitzt. Denn es kann immer mal ein Problem auftauchen, das besser vor Ort gelöst werden sollte - und da ist ein kurzer Anreiseweg doch von Vorteil."

Rund viermal im Jahr kommt der Kundenverantwortliche von Ovid in Jena vorbei. Hier geht es dann meistens darum, die ThULB über neue Funktionen der Lösungen zu informieren oder neue Inhalte vorzustellen. Dies geschieht im Rahmen eines zwei- bis dreistündigen Gesprächs. "Im Prinzip sind für die Datenbanken und die e-Journals auch keine technischen Schulungen erforderlich - und auch bei der Erstbenutzung nie nötig gewesen -, da die Oberfläche äußerst benutzerfreundlich und leicht verständlich ist", meint Kuhles. "Je nach Fachgebiet und Datenbanken war es eher wichtig, eine inhaltliche Einführung zu bekommen."

Die Bibliothek als Partner und Lotse

Mit der Einführung des LinkSolvers und dem stetigen Ausbau des Rechercheangebots über Ovid Datenbanken und e-Journals hat die ThULB Jena auf die Anforderungen der Studenten und Forscher reagiert. "Heutzutage reicht es nicht mehr aus, nur ‚auf dem Laufenden’ zu bleiben", meint Gabor Kuhles. "Der Medienmarkt ist so komplex und anspruchsvoll geworden, dass wir es als unsere Pflicht ansehen, unseren Besuchern Informationen zur Verfügung zu stellen, die so aktuell wie möglich sind. Das ist beispielsweise mit elektronischen Zeitschriften besser gewährleistet als mit den Druckausgaben. Auch die Datenbanken können Dank ihrer Online-Verfügbarkeit zeitnah aktualisiert werden."

Mit dem Wandel des Medien- und Informationsmarkts hat sich aber auch die Institution selber einer Veränderung unterzogen. "Die alte, traditionsreiche Gebrauchsbibliothek hat sich neu positioniert", meint Kuhles. "Sie ist heute eine Institution, die ihre Anwender als Partner und als Lotse zielorientiert durch die zunehmende Wissensflut führt, zudem selbst neues Wissen aufnimmt und produziert."

Mehr Auswahl, weniger Kosten

Neben dem Erfolg für Besucher und die ThULB als Institution hat sich die Investition auch unter finanziellen Aspekten gelohnt: Dank der elektronischen Verfügbarkeit der Zeitschriftentitel entfallen sowohl Abonnements von Druckausgaben, die teilweise sogar mehrfach vorhanden waren, aber auch regelmäßig anfallende Restaurierungskosten für in der Bibliothek ausliegende - und nach einiger Zeit abgegriffene und abgenutzte - Magazine im Papierformat. Auch Bindekosten für Zeitschriften werden jetzt eingespart.

Kosten fielen dagegen an für die Implementierung der LinkSolver Lösung und das Einrichten der Services für die Verlinkungs- und Verknüpfungs­funktionen. Dazu kamen die jeweiligen Lizenzgebühren für die Datenbanken.

Ausblick

Die ThULB Jena blickt bereits auf rund neun Jahre Erfahrung mit Ovid und den Lösungen des Unternehmens zurück. Die kontinuierliche Erweiterung der elektronischen Bestände um weitere bibliographische Datenbanken und Journale spricht für sich. (Werden neuere Entwicklungen wie eBooks und Metasuch-Funktionalitäten künftig ein mögliches Feld der Zusammenarbeit sein?) Für die Zukunft schließt Gabor Kuhles als Mitentscheider weitere Anschaffungen von Ovid-Lösungen nicht aus, denn: "Wenn wir den Nutzern der Bibliothek einen Mehrwert schaffen können - und der Trend zeigt, dass dies immer mehr auf elektronischer Basis geschehen muss -, dann werden wir das tun. Das ist schließlich unser Ziel und unsere Aufgabe."

Zum Autor

Erik-Jan van Kleef

Ovid Technologies, Wolters Kluwer Health
Georgenstraße 23
10117 Berlin
www.ovid.com