von Henner Grube und Matthias Randecker

Stellen wir uns vor: Die Bibliothekarin lädt sich online die gewünschten aktuellen Rezensionen aus dem Netz ins Bibliothekssystem, überspielt die Daten auf ihr PDA, trifft während einer Dienstreise die Erwerbungsentscheidungen. Nach ihrer Rückkehr löst sie aus dem Erwerbungsmodul ihres Bibliotheks-EDV-Systems heraus online eine Bestellung beim Hauptlieferanten aus; dabei werden Angaben zur Bearbeitung und Aufstellung der Medien gemacht. Nach drei Tagen, spätestens in Wochenfrist, kommen die Medien. Die Bücher sind - wie gewünscht - foliiert oder im Originaleinband und ausleihfertig bearbeitet mit Signaturetikett und RFID-Etikett. Der Wareneingang wird anhand eines elektronischen Lieferscheins überprüft. Die eingeklebten Transponder werden mit dem Lesegerät in der Bibliothek erfasst und die Medien so in den Bestand eingefügt. Anschließend erfolgt die Sortierung der Medien ebenfalls per Transponder - nach Mediengruppe, Vorbestellstatus und so weiter.

Das ist eine der Vorstellungen, die die ekz in ihrer Weiterentwicklung der Produkte und Dienstleistungen für Bibliotheken derzeit leiten. Einige Elemente sind schon realisiert, anderes wird gegenwärtig vorangetrieben, weiteres wird in der nächsten Zeit angegangen. Eine wichtige Rolle spielt die RFID-Technologie bei diesen zukunftsgerichteten Projekten.

RFID (radio frequence identification) gehört zum wachsenden Feld der Informationstechnik und so genannten smart technology. Ein Lesegerät aktiviert per Funk die Übertragung codierter Informationen, die in einem dünnen Etikett integriert sind, das Chip und Antenne enthält. Transponder werden diese Etiketten auch genannt, denn sie arbeiten als Transmitter und Responder, als Sender und Antwortgeber. In Sekundenschnelle werden die Informationen ohne Sichtverbindung berührungslos übertragen.

Ursprünglich sollte RFID schlicht den Barcode für die Warenkennzeichnung ablösen, aber die Kombination von Produkt und Funkübertragung schafft neue Möglichkeiten, wenn ein elektronisches Datensystem einbezogen ist, dessen Software über RFID-Schnittstellen verfügt. Entwickelt wurde die Technologie vor allem für Industrie und Handel. Der Handel möchte sämtliche Produkte mit RFID-Chips ausstatten, auf denen die Kennung im elektronischen Produktcode (EPC) gespeichert ist, um logistische Abläufe zu vereinfachen und störungsfreier zu gestalten. Und dieser Einsatz gewinnt an Bedeutung; beispielsweise will eine große Handelskette die Waren in ihren 250 Filialen in Deutschland noch in diesem Jahr mit RFID-Etiketten ausrüsten.

Dass in dieser Technologie aber auch vorzügliche Möglichkeiten für Verwaltungsvorgänge in Bibliotheken stecken, liegt auf der Hand. Wir haben uns daher zu einem frühen Stadium um die Anpassung dieser Technologie an die Bedürfnisse von Bibliotheken und an die bibliothekarischen Wünsche gekümmert. Als ein Unternehmen der öffentlichen Hand, das vor über 50 Jahren auf Initiative von Bibliothekarinnen und Bibliothekaren in Reutlingen gegründet worden ist, hat die ekz ein Interesse, mit ihren Produkten und Dienstleistungen Bibliotheken bei der wirtschaftlichen Verwendung von Etatmitteln zu unterstützen und Freiräume für den bibliothekarischen Benutzerservice zu schaffen.

Gestartet haben wir die Nutzung der RFID-Technologie für Bibliotheken im Jahr 2000. Sofort ging es um ein Komplettsystem aus einer Hand: Chips, Verbuchungsterminal, Sicherheitsdurchgangsschleuse. Damit war die ekz ein Vorreiter im europäischen Bibliotheksbereich.¹ Bereits 2001 konnten wir erste Erfolge melden: Bibliotheken in Plauen und in Siegburg übernahmen unsere RFID-Lösung EasyCheck. Weitere Bibliotheken kamen schnell hinzu. Im Jahr 2003 führten erstmals große Stadtbibliotheken - Stuttgart und Wien - RFID in ihr Bibliotheksmanagement ein. Inzwischen konnten wir die RFID-Technologie in dreizehn Bibliotheken in Deutschland installieren - in Stadtbibliotheken sowie in Forschungs- und Hochschuleinrichtungen. Da die Anforderungen ständig wuchsen, sind wir 2003 eine Allianz mit der Schweizer Firma Bibliotheca RFID Library Systems AG eingegangen; insgesamt rund vierzig Installationen in Europa und Nordamerika der RFID-Technologie BiblioChip wurden bisher realisiert.

Problematisiert wurden von bibliothekarischer Seite zeitweise die Kosten, die mit der Einführung dieser Technik verbunden sind; besorgt gefragt wurde auch nach der Datensicherheit und nach den gesundheitlichen Folgen für die Bibliotheksnutzer und für das Bibliothekspersonal. Ein Problem stellten einige Zeit lang auch einzelne Medienarten dar. Die Preise sind in den letzten fünf Jahren aber ganz erheblich gefallen; mit dem wachsenden Einsatz der Transponder in der Wirtschaft ist das Sinken der Preise verbunden. Für CDs, CD-ROMs und DVDs - also metallbedampfte Scheiben - konnten inzwischen Verstärker entwickelt werden, die die Wirksamkeit der Etiketten auch in diesem Mediensektor gewährleisten. Da die Etiketten für die Identifikation von Medien passiv sind, nicht senden, und die Technologie auf der Radiofrequenz basiert, ist - wie beim Radio - auch grundsätzlich keine gesundheitliche Schädlichkeit gegeben.

Die realisierten Einführungen der RFID-Technologie in Bibliotheken, die schrumpfenden Preise und das gewachsene Wissen um die Technologie und ihre Vorzüge lassen die Nachfrage nach dieser Technologie im Bibliotheksbereich stetig wachsen.

Das Ziel ist, den Service für die Bibliotheksnutzer zu erhöhen und die Arbeitsbelastungen für das Bibliothekspersonal zu senken. Verbuchungsvorgänge können mit dieser Technik vereinfacht und beschleunigt werden. RFID erlaubt die Stapelverbuchung von Medien: Mehrere Medien können zur selben Zeit verbucht werden. Wir empfehlen, die Zahl gleichzeitig verbuchter Medien auf fünf einzugrenzen, da die Vorgänge ansonsten auf dem Bildschirm unübersichtlich werden. Da RFID darüber hinaus die Selbstverbuchung gestattet, können die Warteschlangen vor der Verbuchung zum Vorteil der Bibliotheksbenutzer und des Bibliothekspersonals abgebaut werden. Es gibt Bibliotheken, die über neunzig Prozent ihrer Verbuchungsvorgänge über die Selbstverbuchung abwickeln. Eventuell freiwerdendes Bibliothekspersonal kann beispielsweise zur Erweiterung der Öffnungszeit genutzt werden.

Damit sind aber die Vorteile von RFID für die Verbuchung noch nicht erschöpft. Die Verbuchungsgeräte müssen nicht am Eingang stehen, sie können dezentral in der Bibliothek aufgestellt werden, da auch die Diebstahlsicherung mit der RFID verbunden ist. Ja, die Geräte könnten - mit Medienrückgabesystemen gekoppelt - beispielsweise auch in anderen öffentlichen Gebäuden aufgestellt werden; dies würde die Rückgabe und gleichzeitige Verbuchung auch außerhalb der Öffnungszeiten ermöglichen.

Die Nutzung der RFID-Technologie in Bibliotheken muss aber keineswegs auf Ausleihe, Rückgabe und Diebstahlsicherung der Medien eingeschränkt werden. Verbunden mit einem Rückgabeautomaten lässt sich die RFID auch gleich zur Sortierung der Medien nutzen. Mit angeschlossener Förderanlage können die Medien schließlich direkt zum Einstellplatz gesteuert werden.

Immer wieder ist bei Einführung von RFID in Bibliotheken darauf hingewiesen worden, dass sich unter Nutzung eines in der Hand zu tragenden Zusatzgerätes auch das Wiederauffinden von Medien im Bestand oder die Inventur des Medienbestandes vereinfachen lassen. Zu denken ist aber ebenso an Regale, die dem Bibliotheksbenutzer und dem Bibliothekspersonal anzeigen, welche Medien auf den Fachböden stehen. Auch damit können das schnelle Auffinden von Medien und die Bestandspflege vereinfacht werden. Dies ist noch Zukunftsmusik; aber Prototypen solcher Ausstattungseinheiten gibt es bereits.

Die Überlegungen der ekz.bibliotheksservice gehen noch weiter. Die ekz will RFID künftig teilweise für die Steuerung der Produktion im eigenen Haus nutzen. Dazu läuft derzeit ein sehr umfangreiches internes Projekt, das den gesamten Warenfluss der Medien optimieren wird.² Wenn die Bibliothek die Daten, die sie auf dem RFID-Chip haben will, der ekz bei der elektronischen Bestellung mitteilt, werden diese Daten sofort bei der Auslieferung der Medien durch die ekz einprogrammiert werden können. In der Bibliothek müssen die Medien dann nur eingelesen und dem eigenen Bestand zugefügt werden - eine weitere Arbeitserleichterung. Hierzu startet in Kürze ein weiteres Projekt .

Zusätzliche Vorteile für Bibliotheken: Da die ekz künftig die RFID-Etiketten in höherer Stückzahl benötigt, wird sie die Etiketten preiswerter ein- und verkaufen können. Die RFID-Lösung der ekz basiert auf internationalen Standards (ISO 15693 und ISO 18000-3); dadurch sind die Etiketten nicht nur mit der RFID-Hardware der ekz kompatibel. Und schon jetzt gibt es für die RFID-Technik der ekz Schnittstellen zu verschiedenen Bibliotheks-EDV-Systemen.

Um die Bibliotheken bei der Umarbeitung bereits vorhandener Bestände zu unterstützen, wird die ekz schon bald Automaten zum Einkleben und Beschreiben der Etiketten leihweise zur Verfügung stellen; wenn es gewünscht wird, werden diese Arbeiten im Zuge von Bestandsumarbeitungen von der ekz gegen Gebühr an den Wochenenden erledigt.

Deutlich dürfte insgesamt sein, Bibliotheken, die sich der smarten RFID-Technik bedienen, können wirklich viele manuelle und formale Vorgänge vereinfachen, sich im Bereich formaler Arbeiten entlasten und stattdessen die Qualität ihrer Angebote und ihres Service steigern. Da die RFID-Technologie in der Wirtschaft zunehmend eingesetzt wird, handeln diese Bibliotheken zukunftsorientiert. Und die ekz unterstützt mit der RFID-Technologie den Weg zu den "smarten Bibliotheksmedien" und zur "smarten Bibliothek".

Zu den Autoren

Henner Gruber und Matthias Randecker

Anmerkungen

1. Siehe auch RFID-Forum 02.2004, S. 15.

2. Siehe auch Henner Grube und Jörg Meyer: Innovation und Stabilität. - In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen / Herausgegeben von Hans-Christoph Hobohm und Konrad Umlauf. Hamburg: Dashöfer. 9. Ergänzungslieferung.