Elektronischer Zeitschriftenumlauf -
Ein Diskussionsbeitrag zur Gestaltung von Zeitschriftenumläufen


Abstract

1 Einleitung
2 Zeitschriftenumlauf
3 Umlaufformen
4 Zeitschriftenumlauf im FIZ
5 Fazit

von Martin Wollschläger

1 Einleitung

Informationen unterschiedlichster Art gehen in der Informationsstelle des Forschungsinstituts der Deutschen Zementindustrie (FIZ) des Vereins Deutscher Zementwerke e.V. (VDZ) ein. Sei es ein Verlagsprospekt, das einem Benutzer für spezielle Kaufentscheidungen vorgelegt wird, oder eine Fachzeitschrift, die einer größeren Benutzerzahl zugeleitet wird - alle Informationen werden über Umläufe den entsprechenden Benutzern durch die Informationsstelle zugestellt.

Der wichtigste Umlauf für die Informationsversorgung der Benutzer ist der Zeitschriftenumlauf, da Zeitschriften mit den in ihnen enthaltenen Aufsätzen die wichtigste Informationsquelle für die tägliche Arbeit der Benutzer sind. Hierzu werden Fachzeitschriften mit einem Umlaufplan versehen und an einen bestimmten Benutzerkreis gegeben.

Der große Vorzug des Zeitschriftenumlaufs ist der aktiv geleitete Informationsfluss. Das bedeutet, dass Benutzer aktuelle und neue Informationen durch den Zeitschriftenumlauf erhalten. Jedoch wird dieser Vorzug des Zeitschriftenumlaufs durch die zwei entscheidenden Nachteile Trägheit und Unsicherheit beeinträchtigt.1 Als träge gilt der Zeitschriftenumlauf, weil ein Heft viel Zeit benötigt, bis alle Benutzer es erhalten und gelesen haben. Verknüpft mit dieser Trägheit ist das Problem der Unsicherheit. Durch lange Umlaufzeiten ist nicht gewährleistet, dass Informationen ihre Benutzer in angemessener Zeit oder überhaupt erreichen. Um den Vorteil des Zeitschriftenumlaufs zu erhalten und diesen als Dienstleistung besser zu platzieren, gilt es nach Möglichkeiten zu suchen, diese zwei Nachteile auszugleichen und damit den Zeitschriftenumlauf so zu gestalten, dass dieser an Effizienz gewinnt.

Dieser Diskussionsbeitrag zeigt, wie sich der Zeitschriftenumlauf im FIZ entwickelt hat. Einleitend wird geklärt, was ein Zeitschriftenumlauf ist und welche Umlaufformen es gibt. Daran schließt eine Darstellung der Zeitschriftenumlauforganisation in der Praxis des FIZ an. Dazu werden die angewendeten konventionellen Zeitschriftenumlaufformen und der elektronische Zeitschriftenumlauf vorgestellt, erläutert und diskutiert.

2 Zeitschriftenumlauf

Im fachlichen Sprachgebrauch ist der Begriff Umlauf in der internationalen Norm zum Wortschatz von Information und Dokumentation (ISO 5127) mit circulation definiert und beschrieben. Circulation meint jedoch nicht nur Umlauf, sondern beinhaltet auch Zeitschriftenumlauf und Ausleihe. Bei eingehender Betrachtung des Umlaufvorgangs lässt sich eine Ähnlichkeit zur Ausleihe feststellen: Für einen befristeten Zeitraum wird ein Zeitschriftenheft oder ein anderes Dokument an einen Benutzer gegeben (entliehen) und dann nach einer gewissen Zeit zurückgegeben. Damit lässt sich der Umlauf als Unterform der Ausleihe verstehen, wobei der Zeitschriftenumlauf wiederum eine Unterform von Umlauf ist.

Im folgendem soll die Definition von circulation in der ISO 5127 näher betrachtet, erläutert und bewertet sowie eine engere Fassung der Definition für Zeitschriftenumlauf angeboten werden.

Die ISO 5127 definiert circulation (Umlauf) als "number of documents [...] lent by an information [...] and documentation [...] organization to information users [...] in a specified period of time".2

Dabei versteht man unter document (Dokument) auf ein Trägermedium (z.B. Papier) aufgezeichnete Informationen oder jegliche wahrnehm- und vorstellbare Objekte, wie z.B. Buchstaben oder Strukturformeln chemischer Verbindungen.

Information and documentation organizations (Informations- und Dokumentationsorganisationen) meint Organisationen oder Teile von Organisationen, die speziell für die Information und Dokumentation ihrer Trägerorganisation zuständig sind (z.B. eine interne Informationsstelle eines Forschungsinstituts).

Ein information user (Informationsbenutzer; kurz: Benutzer) ist jemand, der die Dienste, Informationen und Dokumente einer Informations- und Dokumentationsorganisation in Anspruch nimmt (z.B. ein Sachbearbeiter eines Forschungsinstituts).

Obwohl diese sehr allgemeine Definition von Umlauf bereits Zeitschriftenumlauf beinhaltet, kann aus dieser eine genaue Definition von Zeitschriftenumlauf erstellt werden.

Dokument ist ein weitläufiger Begriff, der für Zeitschriftenumlauf eingeschränkt und genau benannt werden kann. Dokument kann eindeutig durch Zeitschriftenheft beschrieben werden. Dabei versteht man unter Zeitschriftenheft, die gedruckte Ausgabe eines Zeitschriftenheftes bzw. eine Kopie des Inhaltsverzeichnisses auf Papier oder in elektronischer Form als Bilddatei. In der Praxis werden nur noch sehr selten komplette Zeitschriftenhefte in den Umlauf gegeben. Dies geschieht, um den Zugriff auf ein Zeitschriftenheft zu gewährleisten bzw. als Vorsorge gegen möglichen Verlust und den damit verbundenen Mehrkosten für die Wiederbeschaffung.3 Ein Umlauf mit einer elektronischen Kopie des Inhaltsverzeichnisses erfolgt, um den uneingeschränkten Zugriff auf ein Zeitschriftenheft an zentraler Stelle zu garantieren und um Verlust und möglichen Wiederbeschaffungskosten entgegen zu wirken. Ferner versucht man eine Beschleunigung des Umlaufs durch den gleichzeitigen Versand einer E-Mail an mehrere Benutzer mit dem Inhaltsverzeichnis als Anhang zu erreichen sowie Kommunikationsbarrieren zu überwinden, die dadurch entstehen, dass Benutzer unabsichtlich oder absichtlich Informationen zurückhalten.

Darüber hinaus ist die Reihenfolge, in der die Benutzer ein Zeitschriftenheft erhalten, und die Häufigkeit (Wie oft findet der Zeitschriftenumlauf statt?) zu klären. Bei den konventionellen Umlaufformen (Ring-, Stern- und Mischumlauf) erhalten die Benutzer ein Zeitschriftenheft nacheinander. Bei der von Heid vorgestellten Umlaufform Titelinformation4 und beim elektronischen Zeitschriftenumlauf erhalten die Benutzer das Zeitschriftenheft gleichzeitig. Dies geschieht regelmäßig bei jedem Erscheinen eines Zeitschriftenheftes.

Somit ergibt sich folgende Definition, um diesen Forderungen gerecht zu werden:

Der Zeitschriftenumlauf ist die Anzahl von Zeitschriftenheften, die regelmäßig nach ihrem Erscheinen von einer Informations- und Dokumentationsorganisation nacheinander oder gleichzeitig an Benutzer für einen befristeten Zeitraum verliehen werden.

Diese Definition trägt den konventionellen Zeitschriftenumläufen, der Titelinformation sowie dem elektronischen Zeitschriftenumlauf Rechnung, da sie die genaue Dokumentenart, Häufigkeit, alle Beteiligten und die Reihenfolge des Umlauferhalts berücksichtigt.

Um nun einen Zeitschriftenumlauf in der Praxis zu verwirklichen, bedarf es eines Umlaufplans und verschiedener Umlaufformen, die es ermöglichen, Informationsflüsse gezielt und effizient zu steuern.

3 Umlaufformen

Ein Umlaufplan legt fest, welche Benutzer ein Zeitschriftenheft in welcher Reihenfolge erhalten. Dazu werden die an einer bestimmten Zeitschrift interessierten Benutzer in einen Verteiler aufgenommen und es wird eine Reihenfolge festgelegt, in der die einzelnen Benutzer das Zeitschriftenheft erhalten.

Für die eigentliche Zeitschriftenumlauforganisation kann zwischen mehreren Umlaufformen gewählt werden:

3.1 Ringumlauf

Beim Ringumlauf lässt sich zwischen geschlossenem und offenem Ringumlauf unterscheiden.

Der jeweils nächste Benutzer auf dem Umlaufplan erhält beim geschlossenen Ringumlauf das umlaufende Zeitschriftenheft. Dazu gibt die Informationsstelle das Heft an den ersten Benutzer auf dem Umlaufplan, der es nach der Bearbeitung an den nächsten weiterreicht usw., bis das Heft schließlich wieder in der Informationsstelle eingeht.

Der offene Ringumlauf ähnelt dem geschlossenen. Das umlaufende Heft geht gemäß Umlaufplan von Benutzer zu Benutzer und wird schließlich dezentral archiviert oder entsorgt.

Der Ringumlauf hat den Vorteil des gelenkten Informationsflusses, da Benutzer bei jedem neuen Heft durch den Ringumlauf über dessen Inhalt informiert werden. Jedoch ist der Ringumlauf durch Langsamkeit und Unsicherheit gekennzeichnet. Ein Heft benötigt viel Zeit bis es alle Benutzer des Umlaufplans ausgewertet oder gelesen haben. Darüber hinaus ist nicht sicher gestellt, dass alle Benutzer ihre Informationen in angemessener Zeit erhalten.

3.2 Sternumlauf

Paikert beschreibt den Sternumlauf als Ablauf, bei dem eine Informationsstelle eine Zeitschrift an einen Benutzer schickt, diese nach einiger Zeit wieder abgerufen, registriert und dem nächsten Benutzer zustellt.5 Ein Zeitschriftenheft wird also gemäß Umlaufplan von der Informationsstelle an den ersten Benutzer gegeben. Diesem wird Zeit zur Auswertung eingeräumt. Nach dieser Frist ruft die Informationsstelle das Heft zurück, vermerkt dies und reicht das Heft an den nächsten Benutzer auf dem Umlaufplan. Dies geht so weiter, bis der letzte Benutzer auf dem Umlaufplan das Zeitschriftenheft ausgewertet oder gelesen und an die Informationsstelle zurückgegeben hat.

Charakteristisch für den Sternumlauf ist das „Hin und Her“ des Zeitschriftenheftes zwischen Informationsstelle und Benutzer.Durch seine lenkende Eigenschaft lässt sich mit dem Sternumlauf kontrollieren, dass die einzelnen Benutzer ein Zeitschriftenheft im vorgesehenen Zeitrahmen erhalten und auswerten können.

Jedoch kritisiert Paikert an der lenkenden Funktion des Sternumlaufs den Zeit- und den damit verbundenen Kostenaufwand bei der Durchführung.6

3.3 Mischumlauf

Der Mischumlauf stellt eine Kombination aus Ringumlauf und seinen Unterformen sowie Sternumlauf dar. Das Zeitschriftenheft geht z.B. von der Informationsstelle in eine Abteilung der Trägerorganisation. Dort bearbeiten die auf dem Umlaufplan genannten Benutzer das Heft. Dies geht dann an die Informationsstelle zurück. Die Informationsstelle registriert dies und reicht das Zeitschriftenheft in die nächste Abteilung. Nachdem das Heft in dieser Abteilung von allen auf dem Umlaufplan vermerkten Benutzern bearbeitet wurde, geht es an die Informationsstelle zurück. Die registriert das Heft usw., bis das Heft, nachdem der Umlaufplan abgearbeitet ist, zentral in der Informationsstelle oder dezentral (z.B. bei einem bestimmten Benutzer) archiviert oder entsorgt wird.

Der Mischumlauf lenkt den Informationsfluss. Jedoch ist dieser ähnlich dem ihm eng verwandten Sternumlauf zeit- und kostenintensiv.

3.4 Titelinformation

Heid beschreibt mit der Titelinformation eine Umlaufform, die mit Technikeinsatz gestaltet wird. Bei der Titelinformation wird das Inhaltsverzeichnis eines Zeitschriftenheftes eingescannt und per E-Mail an die auf dem Umlaufplan genannten Benutzer als Anhang geschickt. Bei Interesse an einem Aufsatz kann dieser im ausgelegten Zeitschriftenheft in der Informationsstelle eingesehen, das Heft ausgeliehen oder eine Kopie des Artikels angefordert werden.7

Mit dieser Umlaufform gelingt es, die Langsamkeit und Unsicherheit der konventionellen Umlaufformen zu überwinden. Durch den Versand einer elektronischen Kopie eines Inhaltsverzeichnisses als E-Mail-Anhang werden die auf dem Umlaufplan genannten Benutzer zeitgleich, ortsunabhängig und bei Überwindung möglicher Kommunikationsbarrieren über den Inhalt eines Zeitschriftenheftes informiert. Eine zeitgleiche Information ergibt sich aus dem Versand einer E-Mail an einen Verteiler mit mehreren Benutzern.

E-Mails können von jedem Ort der Welt mit einem geeigneten Internetzugang empfangen und gesendet werden. Somit muss ein Benutzer nicht im Netzwerk seiner Institution sein, sondern kann überall die Titelinformation abrufen und einsehen – Voraussetzung ist lediglich eine geeignete Internetverbindung.

Mit dem Einsatz von E-Mail und dem zeitgleichen Versand der elektronischen Inhaltsverzeichniskopien an einen Verteiler, der sich aus den auf dem Umlaufplan genannten Benutzern zusammensetzt, werden Kommunikationsbarrieren überwunden. Einzelne Benutzer können somit nicht mehr unbeabsichtigt oder beabsichtigt Informationen zurückhalten oder den Zeitschriftenumlauf beeinflussen.

Jedoch birgt der Versand von E-Mails die Möglichkeit einer Informationsüberversorgung. Zusätzlich kann der Verbleib der als Anhang geschickten Inhaltsverzeichniskopien ungeklärt sein. Es ist anzunehmen, dass die meisten Benutzer mehr als eine Zeitschrift im Umlauf erhalten. Somit erhalten diese auch eine Vielzahl an Titelinformationen. Dies führt zu einer Überversorgung an Informationen, auf die jeder Benutzer individuell reagiert. Der eine arbeitet die E-Mails ab und der andere löscht diese ungesehen. Die Verantwortung für den Verbleib der einzelnen empfangenen Inhaltsverzeichnisse liegt bei jedem einzelnen Benutzer, der Titelinformationen erhält. Durch unachtsames Löschen der E-Mail oder der Anlage ist die Information des Inhaltsverzeichnisses verloren.

Darüber hinaus erzeugt der Versand einer E-Mail mit Anhang, wie es bei der Titelinformation der Fall ist, je nach Anzahl der E-Mail-Empfänger, Größe des Anhangs, Serverkonfiguration und Netzwerkarchitektur ein Datenaufkommen, das einen Einfluss auf die Gesamtleistung eines Netzwerkes hat und somit Ressourcen für andere Anwendungen und Aufgaben verbraucht.

3.5 Elektronischer Umlauf

Der Verbleib des Inhaltsverzeichnisses und einen reduzierten Datenverkehr am Mail-Server ermöglicht der elektronische Zeitschriftenumlauf. Dabei bleiben alle anderen genannten Vorteile der Titelinformation erhalten.

Beim elektronischen Zeitschriftenumlauf wird ein eingescanntes Zeitschrifteninhaltsverzeichnis auf einem Fileserver hinterlegt und die auf dem Umlaufplan genannten Benutzer per E-Mail mit einem Link auf das Inhaltsverzeichnis informiert, dass ein neues Zeitschriftenheft eingegangen ist und dies abgerufen werden kann. Bei Interesse an einem Aufsatz kann das entsprechende Zeitschriftenheft in der Informationsstelle eingesehen, das Heft entliehen oder eine Kopie angefordert werden. Die bei der Titelinformation genannten Vorteile lassen sich um die zentrale Ablage der Inhaltsverzeichniskopien und einem verringerten Datenverkehr am Mail-Server erweitern. Durch die Ablage elektronischer Kopien von Zeitschrifteninhaltsverzeichnissen auf einem Fileserver ist der Verbleib und der Zugriff auf die Inhaltsverzeichnisse eindeutig geregelt. Durch die zentrale Ablage entfällt der Versand der kopierten Inhaltsverzeichnisse als E-Mail-Anhang. Es wird lediglich eine E-Mail an die im Umlaufplan aufgeführten Benutzer geschickt. Damit verringert sich zwar der Datenverkehr am Mail-Server, jedoch ist wie bei der Titelinformation eine Informationsüberversorgung des einzelnen Benutzers durch ein erhöhtes E-Mail-Aufkommen möglich.

Das Problem eines erhöhten E-Mail-Aufkommens kann durch den Einsatz der RSS Technologie eingedämmt werden. RSS beruht auf dem XML-Dateiformat, mit dem neuer Content einer Website kommuniziert werden kann.8 Dabei steht das Akronym RSS für Rich Site Summary, RDF Site Summary oder Really Simple Syndication. Mit RSS lässt sich einfach und bequem neuer Content an Benutzer mitteilen. Dazu dient eine XML-Datei, die je nach RSS-Spezifikation unterschiedlich viele Auszeichnungselemente enthält. Die RSS-Datei wird auch als RSS-Feed, RSS-Channel oder RSS-File bezeichnet. Mittels einer speziellen Software, dem so genannten RSS-Feed-Reader oder Aggregator, wird diese XML-Datei regelmäßig abgerufen und gelesen. Der Aggregator kann als Plug-In für den E-Mail-Client oder Webbrowser bzw. als Desktop-Client benutzt werden - einige Browser wie z.B. Firefox haben einen Aggregator bereits integriert.

Wenn eine Website mit neuem Content aktualisiert wird und ein entsprechendes RSS-Feed für die Website zur Verfügung steht, ruft der Aggregator dieses ab und stellt es aufbereitet dar. Der Aggregator prüft dazu in regelmäßigen Abständen alle abonnierten Websites nach neuen RSS-Feeds und stellt diese dann aufbereitet dar.9 Mit RSS kann also jeder Benutzer selbst entscheiden, welche Informationen er sehen möchte und entsprechend seine RSS-Feed-Abonnements gestalten.

Auf den elektronischen Zeitschriftenumlauf angewendet bedeutet dies, dass die bereits genannten Vorteile erhalten bleiben und mit RSS ein angemessener Ersatz für eine effektive Kommunikation der neuen Zeitschrifteninhalte zur Verfügung steht, über die Benutzer informiert werden. Außerdem wird eine Informationsüberversorgung wie bei E-Mails ausgeschlossen.

Mit den vorgestellten Umlaufformen stehen für jeden Bedarf angemessene Lösungen bereit, Zeitschriften aber auch andere Informationen effektiv und strukturiert einem Benutzerkreis zugänglich zu machen. Für größere Benutzerkreise eignen sich wegen der genannten Vorteile besonders die Umlaufformen, die auf dem elektronischen Versand von Informationen beruhen. Bei kleineren Benutzerkreisen (bis zu 5 Benutzern) kann der Einsatz von Ring-, Stern- oder Mischumlauf sinnvoll sein, da der Verbleib des Zeitschriftenheftes einfach ermittelt werden kann. Sinnvoll sind diese Umlaufformen auch, wenn Informationen unbedingt in ihrer ursprünglichen Form mitgeteilt werden sollen.

Im folgenden soll gezeigt werden, wie sich der Zeitschriftenumlauf im FIZ vom konventionellen zum elektronischen Zeitschriftenumlauf entwickelt hat. Dazu erfolgt eine Darstellung des konventionellen Zeitschriftenumlaufs, der inzwischen weitgehend durch den elektronischen Zeitschriftenumlauf abgelöst ist. Mit der Entwicklung des elektronischen Zeitschriftenumlaufs mit E-Mail-Benachrichtigung im FIZ wird die aktuell angewendete Umlaufform vorgestellt. Der elektronische Zeitschriftenumlauf auf der Basis von RSS-Feeds wird der nächste Schritt in der Entwicklung der Zeitschriftenumlauforganisation des FIZ sein.

4 Zeitschriftenumlauf im FIZ

Für die laufende Informationsversorgung der Sachbearbeiter im FIZ ist der Zeitschriftenumlauf eines der wichtigsten Instrumente und ist im Serviceangebot der Informationsstelle als starke Marke platziert.

Neben einigen Kernzeitschriften besteht der Großteil der laufend gehaltenen Zeitschriften aus speziellen Fachzeitschriften kleiner Fachverlage.

Die Organisation der Zeitschriftenumläufe erfolgte in der Vergangenheit mit konventionellen Umlaufformen. Langsamkeit und Unsicherheit forderten eine Verbesserung der bestehenden Umlaufformen. Durch Abbilden des konventionellen Zeitschriftenumlaufs im Intranet und dem damit verbundenen Technikeinsatz konnte der elektronische Zeitschriftenumlauf mit E-Mail-Benachrichtigung im FIZ entwickelt werden. Dieser ist momentan erfolgreich im Einsatz. Jedoch erweist sich die Benachrichtigung per E-Mail als problematisch. Deshalb wird der elektronische Zeitschriftenumlauf weiterentwickelt und die E-Mail-Benachrichtigung mittelfristig durch die RSS-Feeds ersetzt werden.

4.1 Konventioneller Zeitschriftenumlauf

Die laufend gehaltenen Fachzeitschriften erhält das FIZ über einen Buchhändler, im Direktbezug bei den Fachverlagen, durch Mitgliedschaften oder als Geschenk. Die eingehenden Hefte werden mit einer Software registriert, mit der eine Datenbank für Periodika mit Zeitschriften, Serien und Loseblattausgaben und den Umlaufplänen der Zeitschriften verwaltet wird.

Nachdem ein Heft in dieser Datenbank mit Eingangsdatum und Heftnummer erfasst wurde, werden bestimmte Informationen (Hefttitel, Datum, Abteilungen und Benutzer, die das Heft lesen) des aktualisierten Datensatzes in eine Excel-Datei exportiert und über ein Makro in Microsoft Word importiert. Mittels dieses Makros erstellt Word an Hand der Excel-Datei einen Umlaufplan und druckt diesen aus (vgl. Abb. 1).

Abbildung 1: Zeitschriftenumlaufplan

In der Praxis fanden vor allem die verschiedenen konventionellen Umlaufformen in Abwandlung oder in ihrer ursprünglichen Form Anwendung.

Bei den üblichen Zeitschriftenumlaufsformen im FIZ (geschlossener Ringumlauf und Mischumlauf) geht das kopierte Inhaltsverzeichnis mit Umlaufplan und die Zeitschrift mit einem Zettel, auf dem der erste Benutzer des Umlaufs interessante und wichtige, für das FIZ in der Literaturdatenbank zu erfassende Aufsätze eines Heftes notiert (vgl. Abb. 2), an den ersten Benutzer auf dem Umlaufplan. Ein kopiertes Inhaltsverzeichnis wird in den Umlauf gegeben, um sicher zustellen, dass das Heft nicht unnötig lange im FIZ unterwegs ist.

Der an der Zeitschrift befestigte Zettel ist Bestandteil der im FIZ betriebenen Literaturdokumentation. Bei der Literaturdokumentation wertet der erste Benutzer eines Umlaufs eine Zeitschrift nach interessanten und wichtigen Aufsätzen für das FIZ aus, indexiert diese und gibt das Heft mit dem Zettel für die Literaturdokumentation an die Informationsstelle. Die Kopie des Inhaltsverzeichnisses geht an die weiteren Benutzer, die auf dem Umlaufplan notiert sind. Die Informationsstelle erfasst die indexierten Artikel in der Literaturdatenbank des FIZ und legt anschließend das Heft in der Informationsstelle aus.

Abbildung 2: Literaturdokumentationszettel

Durch die individuelle Auslastung und Arbeitsorganisation des einzelnen Benutzers kam es zu Verzögerungen einzelner Zeitschriftenumläufe. Daher war die schnelle Information als wesentliche Funktion des Zeitschriftenumlaufs gefährdet. Der große Zeitaufwand, bis ein Zeitschriftenumlauf abgeschlossen war, war Anlass für eine Umgestaltung des Zeitschriftenumlaufs, die dem einzelnen Benutzer ermöglicht, sich zeitnah und aktuell über das Erscheinen eines neuen Zeitschriftenheftes und dessen Inhalt zu informieren.

Der eigentliche Zeitschriftenumlauf betrifft die Inhaltsverzeichniskopie und den dazugehörigen Umlaufplan. Zeitschriftenheft und Literaturdokumentationszettel sind Bestandteil der Literaturdokumentation, die in ihrer Form erhalten bleiben soll. Die Kopie des Inhaltsverzeichnisses transportiert lediglich die Informationen, die die Benutzer interessiert. Da die Benutzer am Inhalt und damit an der Information interessiert sind, kommt der Form der Inhaltsverzeichniskopie eine untergeordnete Rolle zu. Die Kopie kann also auch in anderer Form (z.B. als elektronische Bilddatei) vorliegen. Nur der Zugriff auf den Inhalt muss gewährleistet sein.

Der Umlaufplan regelt den Zugriff auf die Informationen und stellt die Reihenfolge dar, in der die einzelnen Benutzer nacheinander einen Umlauf erhalten. Dieses Nacheinander ist letztlich dafür entscheidend, dass es zu Verzögerungen im Umlauf kommen kann. Um aber eine zeitnahe Information der einzelnen Benutzer zu gewährleisten, war eine Überwindung dieses Nacheinanders durch eine gleichzeitige Benachrichtigung der Benutzer, die auf dem Umlaufplan vermerkt sind, nötig.

Durch die elektronische Kopie eines Zeitschrifteninhaltsverzeichnisses wird die enthaltene Information ortsungebunden. Das heißt, dass die Datei der elektronischen Kopie eines Inhaltsverzeichnisses an einem beliebigen Ort abgelegt und ihr Zugriff durch einen entsprechenden Verweis geregelt werden kann.

4.2 Elektronischer Zeitschriftenumlauf mit E-Mail-Benachrichtigung

Beim elektronischen Zeitschriftenumlauf werden die eingehenden Zeitschriften wie gewohnt erfasst. Jedoch werden keine Umlaufpläne erstellt. Das Inhaltsverzeichnis jeder umlaufenden Zeitschrift wird mit einem leistungsstarken und netzwerkfähigen Fotokopierer (Konica Minolta bizhub C350) eingescannt und über ein Content Management System in das FIZ-Intranet eingepflegt. Nachdem die Inhaltverzeichnisse eingepflegt wurden, erhalten die Benutzer der entsprechenden Zeitschriftenumläufe jeweils eine E-Mail (vgl. Abb. 3).

Abbildung 3: Zeitschriftenumlauf E-Mail

Im Text der E-Mail werden die Benutzer darüber informiert, dass das Inhaltsverzeichnis einer Zeitschrift im Intranet abgerufen werden kann. Dazu wird ein entsprechender Link bzw., wenn der Link nicht funktionieren sollte, ein anderer Weg zum Inhaltsverzeichnis beschrieben. So informiert der E-Mail-Text, wer das Heft für die Literaturdokumentation auswertet. Dadurch wissen die Benutzer, dass sich die Zeitschrift beim auswertenden Leser bzw. in der Informationsstelle befindet. Gegebenenfalls enthält der Text der E-Mail noch weitere Informationen, wie z.B. über weitere Exemplare des Heftes, die in der Informationsstelle zum Mitnehmen ausliegen.

Der auswertende Benutzer erhält wie bisher das Zeitschriftenheft mit dem Literaturdokumentationszettel und gibt das Heft nach der Auswertung zur weiteren Bearbeitung an die Informationsstelle zurück.

Der elektronische Zeitschriftenumlauf ist die erfolgreiche Überwindung von Langsamkeit und Unsicherheit bei gleichzeitigem Erhalt der wesentlichen Vorteile.

Der wichtigste Vorteil ist die Schnelligkeit gegenüber einem konventionellen Zeitschriftenumlauf. Die Zeit vom Eingang bis zur Kenntnisnahme des Zeitschrifteninhalts konnte von mehreren Wochen, Tagen oder Stunden auf unter 5 Minuten für eine einzelne Zeitschrift verringert werden. Ohne weitere Eingriffe in den Informationsfluss vergeht etwa ein halber bis ganzer Arbeitstag, bis der erste Benutzer das Heft im konventionellen Zeitschriftenumlauf erhält. Alle weiteren Benutzer erhalten diesen nach Bearbeitung durch vorangehende Benutzer entsprechend später. Mit dem elektronischem Zeitschriftenumlauf konnte die Zeit für die Information aller auf dem Umlaufplan vermerkten Benutzer auf unter 5 Minuten verringert werden. Nach der Benachrichtigung der Benutzer und dem Einpflegen des Inhaltsverzeichnisses ins Intranet wird aktiv die Information über den Eingang einer Zeitschrift per E-Mail weitergegeben.

Die Schnelligkeit schließt weiterhin ein, dass ein Benutzer früher als es beim konventionellen Zeitschriftenumlauf der Fall war, über technische Entwicklungen informiert wird. Dies wiederum hat letztlich einen Einfluss auf den täglichen Arbeitsablauf des einzelnen Benutzers.

Durch den Hinweis auf den auswertenden Benutzer und die Informationsstelle ist der reibungslose Zugriff auf Zeitschrifteninhalte und somit die Befriedigung von Informationsbedürfnissen gewährleistet. Da die Inhaltsverzeichnisse beim elektronischen Zeitschriftenumlauf im Intranet eingespielt sind, ist die Lösung orts- und zeitunabhängig. Somit muss sich der Benutzer nicht im FIZ aufhalten, um eine E-Mail mit der Benachrichtigung für den elektronischen Zeitschriftenumlauf bekommen und abrufen zu können. Lediglich eine Verbindung zum Netzwerk des FIZ muss gegeben sein.

Ein weiterer Vorteil dieser Unabhängigkeit liegt in der Überwindung von Kommunikationsbarrieren. Je nach Auslastung durch andere Aufgaben kann der erste Benutzer des Umlaufplans die Auswertung für die Literaturdokumentation eines Heftes schneller oder langsamer vornehmen. Die sehr zeitnahe Informationsversorgung der weiteren Benutzer wird durch diese oder ähnliche Faktoren nicht mehr behindert. Der Benutzer kann das Inhaltsverzeichnis der Zeitschrift unabhängig im Intranet abrufen.

Die eingescannten Inhaltsverzeichnisse werden nicht als E-Mail-Anhang versendet, sondern hauptsächlich aus technischen Gründen zentral im Intranet hinterlegt. Dies führt zu einer Entlastung des Mail-Servers. Darüber hinaus hat der elektronische Zeitschriftenumlauf einen Einfluss auf die Selbstorganisation des einzelnen Benutzers. Während bei der Titelinformation bei jedem empfangenen Inhaltsverzeichnis sorgsam darauf zu achten ist, dass keins unbedacht oder unbeabsichtigt gelöscht wird, entfällt diese Problematik beim elektronischen Zeitschriftenumlauf. Durch das zentrale Ablegen im Intranet kann ein Benutzer ein Inhaltsverzeichnis nicht unbeabsichtigt löschen, sondern hat jederzeit und an jedem Ort mit Internetverbindung die Möglichkeit, Zeitschrifteninhaltsverzeichnisse abzurufen und sich laufend zu informieren.

Jedoch birgt vor allem die Benachrichtigung der Benutzer per E-Mail die Gefahr einer Informationsüberversorgung. Viele Benutzer erhalten mehrere Zeitschriften im Umlauf und bekommen entsprechend viele E-Mails mit Hinweisen zu den Zeitschrifteninhaltsverzeichnissen. Als weiterer Nachteil wird von einigen Benutzern der Wegfall von Lesehinweisen, wie sie bei den konventionellen Zeitschriftenumläufen möglich waren, genannt. Dieser wird zu Gunsten der Schnelligkeit in Kauf genommen. Als Ausgleich können Benutzer selbst sehen, was für sie interessant ist und benötigen daher keine Lesehinweise. Eine integrierte Benachrichtigung von Benutzern außerhalb des Umlaufplans ist beim elektronischen Zeitschriftenumlauf nicht möglich. In einem zusätzlichen Schritt erfolgt ein Lesehinweis durch eine kurze E-Mail oder Notiz an den bzw. ein Telefonat mit dem entsprechenden Benutzer.

Der elektronische Zeitschriftenumlauf mit E-Mail-Benachrichtigung ist die momentan verwendete Zeitschriftenumlaufsform im FIZ. Die genannten Vorteile machen diese Umlaufform sehr beliebt bei den Benutzern und den Mitarbeitern der Informationsstelle.

Dennoch ist die Informationsüberversorgung durch die E-Mail-Benachrichtigungen ein entscheidender Nachteil, den es zu beseitigen gilt. Dazu ist ein geeignetes Verfahren oder Instrument zu finden. Dies soll eine Informationsüberversorgung bei den einzelnen Benutzern verhindern, die genannten Vorteile beinhalten, effektiv und leicht zu gebrauchen bzw. anzuwenden sein.

Beim elektronischen Zeitschriftenumlauf werden die Seiten des FIZ-Intranets durch das Einpflegen der gescannten Inhaltsverzeichnisse aktualisiert. Letztlich wird diese Aktualisierung mit der Benachrichtigung per E-Mail mitgeteilt. Dieser Vorgang lässt sich mit RSS-Feeds integrieren und automatisieren. Voraussetzung dafür ist, dass das verwendete Content Management System RSS unterstützt. Nach dem Einpflegen neuen Contents wird ein RSS-Feed bereit gestellt. Dies ruft der Aggregator automatisch ab und stellt es strukturiert dar. Nach Olas Ansicht kann mit RSS die Informationsüberversorgung durch E-Mails eingedämmt werden.10 Die Benutzer abonnieren dazu nur die Feeds, die sie interessieren. Die neuen Informationen werden vom Aggregator eingesammelt und in diesem strukturiert dargestellt.

4.3 Elektronischer Zeitschriftenumlauf mit RSS

Ebenso wie beim elektronischen Zeitschriftenumlauf mit E-Mail-Benachrichtigung wird eine Zeitschrift erfasst. Ein Umlaufplan wird nicht erstellt. Das Inhaltsverzeichnis der umlaufenden Zeitschrift wird eingescannt und mit dem Content Management System ins Intranet eingepflegt. Bei der Aktualisierung der entsprechenden Intranetseite wird ein RSS-Feed bereitgestellt. Jeder Benutzer bekommt einen Aggregator und abonniert die Intranetseiten, über die er informiert werden möchte, wenn eine Aktualisierung vorliegt. Ist nun die aktualisierte Intranetseite abonniert, die mit einem Inhaltsverzeichnis aktualisiert wurde, so ruft der Aggregator das RSS-Feed ab und stellt es strukturiert für den Benutzer dar.

Neben den beim elektronischen Zeitschriftenumlauf mit E-Mail-Benachrichtigung genannten Vorteilen bietet RSS laut Ola weitere Vorteile mit Zeitersparnis, Komfort, Anwenderkontrolle, strukturiertem Inhalt und aktive Informationsversorgung.11 Der Hauptvorteil ist in der aktiven Informationsversorgung zu sehen. Derjenige, der neue Informationen in Form von Content hat, leitet diese an Interessenten weiter. Zeit wird eingespart, weil nicht mehr zeitintensiv unterschiedliche Websites besucht und nach neuen Inhalten durchgesehen werden müssen. Der Komfort ergibt sich aus der richtigen Information zur richtigen Zeit, die automatisch durch ein RSS-Feed geliefert wird, wenn ein neuer Inhalt vorliegt. Der Benutzer kann jederzeit mit dem Aggregator festlegen, welche RSS-Feeds bestellt oder abbestellt werden sollen. Damit ist die Informationsversorgung sicher vor Spam und Informationsüberversorgung. Der Inhalt der RSS-Feeds wird durch XML-Auszeichnungselemente strukturiert wiedergegeben und macht die Inhalte damit leicht nutzbar.

Als Nachteilte sieht Ola die Aggregator-Handhabung und eine selbstverschuldete Informationsüberversorgung an.12 Die Aggregatoren fordern von Benutzern, sich mit diesen und ihrer Handhabung auseinander zusetzen. Darüber hinaus kann es durch unüberlegte RSS-Feed-Abonnements des einzelnen Benutzers zu einer Informationsüberversorgung kommen.

Vor allem die genannten Vorteile machen RSS als weiteren Fortschritt für den elektronischen Zeitschriftenumlauf attraktiv. Bei neuen Inhalten bzw. neuen Zeitschrifteninhaltsverzeichnissen werden die Benutzer automatisch informiert, wenn diese im Intranet eingespielt vorliegen. Die Inhalte der RSS-Feeds werden in einer wiederkehrenden Struktur bereitgestellt. Dies ist auf die Anordnung der Auszeichnungselemente in der XML-Datei zurückzuführen. Für die Darstellung der angezeigten Inhalte ist diese Struktur verantwortlich und erleichtert somit den Umgang mit Informationen. Der Benutzer kann selbstständig eine eigene Liste von interessanten Zeitschriften, über die er informiert werden möchte, erstellen, gestalten und beliebig ändern, indem er RSS-Feeds bestellt oder abbestellt. Damit entfällt die Verwaltung der Umlaufpläne für die Informationsstelle. Orts- und Zeitunabhängigkeit sowie die Überwindung von Unsicherheit und Kommunikationsbarrieren bleiben als Vorteile erhalten.

Die Nachteile Aggregatoren-Handhabung und selbstverschuldete Informationsüberversorgung sind als gering einzustufen. Sie sind durch entsprechende Kommunikation und Schulung abzufangen bzw. zu beheben.

Vor allem die positiven Eigenschaften des elektronischen Zeitschriftenumlaufs überwiegen und zeigen, dass diese Form des Zeitschriftenumlaufs eine Alternative zu bestehenden Lösungen ist. Die Nachteile eines auf E-Mail-Benachrichtigungen basierenden Verfahrens dienen als Grundlage für eine Weiterentwicklung des Zeitschriftenumlaufs mit RSS.

5 Fazit

1961 machte Fischer bereits folgende weitsichtige Feststellung:

"Die praktische Durchführung des Zeitschriftenumlaufs wird immer eine besondere Sorge jeder Fachbibliothek sein."13

Die besondere Sorge der konventionellen Zeitschriftenumläufe betrifft die genannten Nachteile Langsamkeit und Unsicherheit. Diese Nachteile können durch den elektronischen Zeitschriftenumlauf beseitigt werden. Der elektronische Zeitschriftenumlauf überwindet mit seinem Verfahren die Nachteile der konventionellen Zeitschriftenumläufe, behält deren Vorteile bei und ergänzt orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Inhalte sowie die Überwindung von Kommunikationsbarrieren als weitere Vorteile.

Mit dem vorgestellten Verfahren des elektronischen Zeitschriftenumlaufs wird keine endgültige Lösung präsentiert, sondern eine Möglichkeit, wie ein Zeitschriftenumlauf mit Technikeinsatz gestaltet und verbessert werden kann. Auf diese Möglichkeit lässt sich Fischers Aussage ebenfalls anwenden. Die Sorge des elektronischen Zeitschriftenumlaufs betrifft den Nachteil Informationsüberversorgung, die sich aus der E-Mail-Benachrichtigung ergibt. Ein erster Lösungsschritt steht mit RSS bereit.

Welche Sorgen mögliche Nachteile RSS bereiten werden, wird die Praxis zeigen.


Literatur

Fischer 1961
Fischer, Norbert: Die Spezialbibliotheken (außer Musik) : Zeitschriftenumlauf
In: Leyh, Georg (Hrsg.): Bibliotheksverwaltung. 2., verm. und verb. Aufl.
Wiesbaden: Harrassowitz, 1961 (Handbuch der Bibliothekswissenschaft 2), S. 571-574

Heid 1992
Heid, Rainer: Electronic mail zur Verteilung von Informationsprodukten.
In: Nachrichten für Dokumentation 43 (1992), S. 243-254

ISO 5127
Norm ISO 5127: 2001. Information and documentation : Vocabulary

Nübel 1994
Nübel, Claudia: Zeitschriftenumlaufverwaltung in der Bibliothek des Hessischen Ministeriums für Umwelt, Energie und Bundesangelegenheiten (HMUB).
In: Arbeitsgemeinschaft der Parlaments- und Behördenbibliotheken : Mitteilungen 76 (1994) 1, S. 7-11

Ola 2005
Ola, Andersson ; Niclas, Larsson: RSS : The future of internal communication? Växjö, University, School of Mathematics and System Engineering (MSI), 2005 (MSI Report 05054)
http://www.vxu.se/msi/forskn/exarb/2005/05054.pdf (Download: 23.06.2006)

Paikert 1973
Paikert, Paul: Information und Literaturauswertung in einem Unternehmen der Apparatebauindustrie.
In: Chemie-Ingenieur-Technik 45 (1973) 8, S. 549-553

Sauer 2003
Sauer, Moritz: Richtig schnelle Schlagzeilen: RSS: Nachrichten-Appetizer für Jedermann.
In: C’t (2003) 12, S. 188-191


Zum Autor

Dipl.-Bibl. Martin Wollschläger

Informationsstelle
Verein Deutscher Zementwerke e.V.
Forschungsinstitut der Zementindustrie GmbH
Tannenstraße 2
D-40476 Düsseldorf
E-Mail: wm@vdz-online.de


Anmerkungen

1. vgl. Paikert 1973, S. 549

2. vgl. ISO 5127, S. 86

3. vgl. Nübel 1994, S. 7

4. vgl. Heid 1992, S. 249ff.

5. vgl. Paikert 1973, S. 550

6. vgl. Paikert 1973, S. 550

7. vgl. Heid 1992, S. 249ff.

8. vgl. Sauer 2003, S. 188

9. vgl. Ola 2005, S. 15

10. vgl. Ola 2005, S. 17f.

11. vgl. Ola 2005, S. 17f.

12. vgl. Ola 2005, S. 18f.

13. Fischer 1961, S. 571