Die Bibliothek der Benediktinerabtei Münsterschwarzach birgt zahlreiche Schätze. Ca. 270.000 Bände der Abteibibliothek sind bisher auf Papier in traditioneller Weise erfasst worden. Da auch andere Bibliotheken des Ordens die Arbeit mit Computerkatalog erledigen, beschlossen die Verantwortlichen der Abtei Münsterschwarzach, dass auch ihr Bibliotheksbestand in eine Datenbank gehöre. Nach internen Beratungen mit anderen Abteien wurde die dort verwendete Software geordert und eine Fachkraft angestellt, welche dieses Mammutwerk in Angriff nehmen sollte. Mitte Februar 2006 war es so weit. Es stand der neueste PC auf dem Schreibtisch und die bestellte Software traf ein: Eine CD-ROM mit Rechnung aber ohne Handbuch oder dergleichen. Die Handbücher seien vergriffen und eine Neuauflage würde ab Juli verfügbar sein. Dann wurde noch auf die Homepage verwiesen. Schlechte Aussichten für eine Bibliothekarin ohne IT-Studium und hausinternen Datenbankmanager. "Mehr schlecht als recht ging ich ans Werk" sagt Beatrice Fröschen, die Leiterin der Abteibibliothek. Apropos Handbuch: Als dieses Mitte Juli eintraf, war auch das keine Hilfe, denn es hätte tief greifender Studien bedurft, selbst kleinste Routinearbeiten damit erfolgreich ausführen zu können.

Ein Gespräch mit Pater Anselm am 28. August 2006 brachte den Stein ins Rollen. "Meine Klagen über die Software und den Support, auch im Hinblick auf die geplante Vernetzung der Schulbibliothek des klostereigenen Egbert-Gymnasiums mit der Abteibibliothek, wurden erhört", berichtet die Bibliotheksleiterin. Angebote diverser Firmen sollten eingeholt werden, konkret wurden drei Anbieter angefragt. Einzig die Firma datronic in Augsburg meldete sich bezüglich des Angebotes, um aufkommende Fragen sofort zu klären. datronic wurde zur Präsentation des Programms WinBIAP eingeladen. "Ich kannte die Vorzüge von WinBIAP bereits. Nun galt es, die Verantwortlichen der Verwaltung und vor allem auch die Kollegin aus der Schulbibliothek zu überzeugen", so Beatrice Fröschen: "Für datronic war dies kein Problem. Noch am selben Tag wurde der Auftrag erteilt."

Am 16. November 2006 wurde das Programm installiert; getrennt in Schul- und Abteibibliothek, denn die Vernetzung ist im Moment leitungstechnisch noch nicht realisiert. Die neuen Katalogdaten konnten anhand der zugesandten CD innerhalb von wenigen Minuten eingespielt werden. Das Programm WinBIAP ist äußerst bedienerfreundlich, klar und übersichtlich strukturiert. Man kann sich auch ohne Handbuch gut einarbeiten. "In Münsterschwarzach haben wir das Angebot der Schulung nicht in Anspruch genommen. Die Kollegin der Schulbibliothek wird von mir, Schritt für Schritt, in das Programm eingewiesen" so Frau Fröschen. Ein weiterer Vorteil von WinBIAP: Zahlreiche Ausdrucke (z.B. Etiketten, Leserausweise, Mahnungen, Bestellungen, etc.) werden über Microsoft Word ausgegeben. Benutzerabhängige Einstellungen und Veränderungen können so von jeder Bibliothek selbst vorgenommen werden.

www.datronic.de