Immer mehr Bibliotheken entscheiden sich für Rückgabe- und Sortiersysteme

von Horst Twelkemeier

Selbstverbuchungs-, Ausleih-, Rückgabe-, Sortier- und Bezahlsysteme auf RFID Basis halten international Einzug in Bibliotheken. Die Novatec Sicherheit und Logistik GmbH konnte im vergangenen Jahr mit einer innovativen Produktpalette zahlreiche Bibliotheken für ihre Lösung gewinnen. Dabei deckt das Ratinger Unternehmen als Mitglied der international im Bibliothekenbereich etablierten "Lib-Chip Gruppe" den gesamten Bereich der Automatisierungstechnik ab. Mit Horst Twelkemeier konnte das Unternehmen einen erfahrenen Projektleiter gewinnen, der seit 20 Jahren Bibliotheken zunächst im Bereich Buchsicherung und Selbstverbuchung und für verschiedene Unternehmen betreut.

24 Stunden Service durch Außenrückgabe-Systeme

In Deutschland haben sich z. B. die Stadtbibliothek Karlsruhe, die Fachhochschule in Mittweida und die TU Dresden für komplexe Rückgabe- und Sortiersysteme von Novatec entschieden. In Karlsruhe und Mittweida - dort bereits seit Februar 2007 - wurden die ersten Außenrückgabe-Systeme Deutschlands für 24 Stundenservice erfolgreich in Betrieb genommen. Die Karlsruher Anlage wurde nach einem ca. zwei Monate dauernden Probetrieb im Juni 2007 der Öffentlichkeit übergeben.

Im Vordergrund steht dabei nicht der Personalabbau sondern ein verbesserter Kundenservice, da Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet werden und so in den Fachabteilungen besser beraten können. "Insbesondere in den Hauptzeiten entspannt sich so die Lage an Ausleihe und Rückgabe erheblich", weiß Andrea Krieg, Leiterin der Stadtbibliothek in Karlsruhe.

Vor allem bei der Ausleihe trägt die Möglichkeit der "Stabelverbuchung" zu einer erheblichen Beschleunigung der Prozesse bei. Je nach "Dicke" der Bücher können auf diese Weise bis zu zehn Medien mit nur einem Buchungsvorgang ausgeliehen werden.

Aber nicht nur die Selbstverbuchung bietet eine erhebliche Effizienzsteigerung. Auch der an das System angeschlossene Sorter trägt zur Entlastung der Mitarbeiter bei. In sieben verschiedene Kategorien werden die Bücher in ergonomisch konzipierte Buchwagen, sogenannte Bin’s, vorsortiert. So werden zum Beispiel vorgemerkte Bücher in einem separaten Bin gesammelt.

Sortierung muss gründlich geplant werden

Die Implementierung eines Rückgabe- und Sortiersystems muss gründlich geplant und vorbereitet werden. Vor allem die Integration in eine bestehende Architektur, die oft urheberechtlich oder durch Denkmalschutz geschützt ist, stellt hier hohe Anforderungen an die Flexibilität des Anbieters. Lösungen "von der Stange" können hier in aller Regel nicht eingesetzt werden. Hier liegt einer der Gründe dafür, dass sich Mittweida und Karlsruhe für Novatec entschieden haben. Durch die Zusammenarbeit mit dem Hersteller für Bibliotheksautomation mk Sorting Systems war die Planung kein Problem. Durch das Produktportfolio des Partners mit einer mannigfaltigen Auswahl an Aluminiumprofilen und mehr als zwanzig Fördersystemen gab es für alle Anforderungen eine maßgeschneiderte Lösung.

Geräuscharm und schnell

Da die Sortiersysteme häufig wie in Karlsruhe oder Utrecht im Foyer der Bibliothek aufgebaut werden, ist die Geräuschentwicklung ein zentrales Thema. Die Lärmemissionen sollte einen Wert von 60db nicht überschreiten. Dies wird bei Novatec erreicht, indem auf geräuschintensive Komponenten vollständig verzichtet wird. Es kommen ausschließlich Softbänder zum Einsatz und die Bücher werden schonend über so genannte "Paddel" in die gepolsterten Sortierwagen befördert. Weiterhin wird bei der Konstruktion des Systems darauf geachtet, dass so wenige Motoren wie möglich zum Antrieb der Fördertechnik eingesetzt werden. So kommt z. B. ein komplexes Sortiersystem wie in Karlsruhe mit zwei Rückgabeautomaten und diversen Förderstrecken, die gleichzeitig sieben Sortierendstellen ansteuern mit nur acht Antrieben aus.

Unter dieser minimalen Antriebstechnik darf jedoch nicht die Geschwindigkeit der Anlage leiden. Auch hier sollte im Vorfeld klar ermittelt werden, wie viele Buchungsvorgänge maximal in der Stunde erwartet werden, da die Anlage dahingehend optimiert wird. So läuft Utrecht derzeit mit 1200 Rückgaben/Stunde, während in Karlsruhe "nur" ca. 3000 Verbuchungsvorgänge am Tag angestrebt werden. Um hier unnötige Wartezeiten zu vermeiden, ist die richtige Dimensionierung der Bedienplätze von Bedeutung für die Akzeptanz der Anlage durch die Nutzer.

Weiterhin ist eine Konzeption für den Wochenendbetrieb unerlässlich. Die Erfahrung zeigt, dass die Systeme eine immense Akzeptanz durch die Nutzer erfahren. Dadurch kann es am Wochenende dazu kommen, dass die zur Verfügung stehenden Behälter, die die zurückgegebenen Medien aufnehmen müssen, nicht ausreichen. Sonderprogramme für nachts und an Wochenenden sowie Ferien-Einstellungen geben daher die Flexibilität, auch Ruhezeiten gut abwickeln zu können.

Schutz vor Vandalismus

Bei der Planung der Außenrückgabe stand neben der Funktionalität des Systems und der Integration des Designs in die bestehende Architektur die Vandalismussicherheit ganz oben auf dem Anforderungskatalog der Bibliotheken. Der gesamte Rückgabeterminal ist durch eine Edelstahleinhausung geschützt. Alle Bedienelemente wie Touchscreen, Kartenleser und Drucker sind durch eine Panzerglasscheibe geschützt, die sich erst nach Identifikation des Nutzers durch seinen Nutzerausweis öffnet. Der eigentliche Rückgabeprozess wird durch Auflegen eines Mediums auf das Aufgabeband gestartet. Die Medien werden identifiziert bzw. mit der Datenbank abgeglichen. Bei Akzeptanz wird die EAS Funktion (Sicherheits-Bit) aktiviert und das Transportband fördert das Medium weiter zur Sortierung. Falls gewünscht erhält der Kunde eine Quittung und der Rückgabevorgang ist abgeschlossen.

Softwareintegration - Offene Systeme garantieren Flexibilität

Die Softwareintegration ist eine weitere Herausforderung für Bibliothek und Hersteller der Selbstverbuchungssysteme. Das Anpassen an oft historisch gewachsene Strukturen und Sonderlösungen ist nicht immer trivial. Zwar verfügen die meisten Bibliothekssoftwaresysteme über eine so genannte SIP2-Schnittstelle (Standard Interface Protocoll) oder bei moderneren Systemen NCIP, die die Integration von Selbstverbuchungssystemen standardisieren sollte, dies ist jedoch nicht immer der Fall. Daher sollten bereits in einer frühen Phase der Anbieter der Selbstverbuchungslösungen und der Anbieter des Bibliothekssystems zusammengebracht werden, um hier die notwendigen Kompatibiltätstests durchzuführen und zu einem frühen Zeitpunkt den Anpassungsbedarf zu ermitteln.

Wichtig ist dabei die grundsätzliche Bereitschaft beider Seiten, ihre Schnittstellen offen zu legen. "Hier war im Beispiel Karlsruhe die Kooperation zwischen der Firma Biber, die die Bibliothekssoftware geliefert hat und Novatec vorbildlich", sagt Sven Ott, Leiter der EDV der Stadtbibliothek Karlsruhe.

Schon nach kurzer Zeit sind die Systeme durch die Nutzer in vollem Umfang akzeptiert. Die Quoten für die Medien, die über die Selbstverbuchungsterminals ausgeliehen und zurückgegeben werden, liegen inzwischen weit über 80 %. Die Befürchtung vieler Bibliothekare, dass der Kontakt zwischen Nutzer und Bibliothekar verloren gehen könnte hat sich nicht bestätigt. Im Gegenteil: durch mehr Zeit für die Beratung hat sich der Kontakt sogar verbessert.


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Horst Twelkemeier

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