von Dario Janicki

Bereits seit 1993 verwaltet die Stadtbibliothek Gransee ihre Medien per EDV. Dies verdankte die Bibliothek in der Werner-von-Siemens-Oberschule insbesondere dem Schulleiter Dr. Reinhard Witzlau, der sich dafür eingesetzt hatte, dass der Medienbestand der ehemaligen Siemens-Werksbibliothek in Berlin und die dort eingesetzte Software Sisis an die Stadtbibliothek Gransee überging. 1999 wurde die EDV komplett erneuert: Die Bibliothek wurde mit neuen Rechnern, einem neuen Server und der neuen Software BIBLIOTHECA2000 von BOND ausgestattet.

Bibliotheksleiterin Irina Schulz leitet die Bibliothek zusammen mit ihrer Mitarbeiterin. Technisch betreut wurde die Bibliotheks-EDV durch die EDV-Abteilung des Amtes "Gransee und Gemeinden". Bei Netzwerkadministrierung, Datensicherung oder der Installation von Updates u.ä. war die Bibliothek also immer auf externe Hilfe angewiesen: Die EDV-Betreuer mussten extra in die Stadtbibliothek fahren, die terminliche Abstimmung war oft schwierig und so entstanden Warte- und Fahrtzeiten, die ein effizientes Arbeiten störten. In der Bibliothek reifte der Wunsch nach einer einfacheren Handhabung der Bibliotheks-EDV.

BIBLIOTHECA.net als ASP-Lösung

Beim Besuch der Messe "Moderner Staat" im Herbst 2005 entdeckte die Bibliotheksleiterin am Stand von BOND die Software BIBLIOTHECA.net. Die Software wird über einen zentralen Server betrieben und administriert. Besonders interessant war für die Bibliothek die Möglichkeit, die Systembetreuung an BOND auszulagern. Das sog. ASP-Betreiber-Modell (= Application Service Provider) befreit die Bibliothek von ungeliebten technischen Aufgaben. Um die komplette Betreuung der Hardware und Software kümmert sich BOND. Die Mitarbeiter in der Bibliothek greifen einfach via Web-Browser auf die Software zu. Die Bibliothek benötigt nur einen Internetanschluss.

Geringere Gesamtkosten

Im Plan 2006 standen Mittel zum Ersatz des Netzwerkservers und den damit verbundenen Kosten für eine Neuinstallation der Datenbank bereit. Angeregt durch die Perspektiven der neuen Software stellten die EDV-Betreuer und das Bibliotheksteam Überlegungen an, ob diese Mittel für den Kauf von BIBLIOTHECA.net eingesetzt werden sollten.

Bei der Abwägung stellte sich heraus, dass die Einführung von BIBLIOTHECA.net die eingestellten Mittel zwar etwas übersteigen würden, dass mittelfristig betrachtet die Kosten bei der als ASP betriebenen Lösung jedoch geringer wären, da in der Folgezeit keine Hardware-Kosten für neue Server anfielen, der Stromverbrauch sich deutlich reduzierte und Zeit-Aufwand für die Systemadministration eingespart werden könnten. So können sich die Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben in der Bibliothek konzentrieren. Obwohl durch die Auslagerung der Systembetreuung die Software-Wartungskosten höher sind, sind doch mittelfristig die Gesamtkosten für BIBLIOTHECA.net geringer.

Programm und Service begeistern

Der Umstieg von BIBLIOTHECA2000 erfolgte problemlos. "Seit 10.12.2006 haben wir BIBLIOTHECA.net im Einsatz. Wir sind vom Programm und vom Service durch den Hersteller BOND begeistert", berichtet Dario Janicki, EDV-Betreuer der Bibliothek. Durch die Auslagerung der Systemadministration sind das Personal der Bibliothek und des Amtes "Gransee und Gemeinden" effektiver ausgelastet, Zeitverluste durch Warte- und Fahrtzeiten fallen weg.

Auch die erhoffte Entlastung des Bibliotheksteams trat spürbar ein. Zuvor war es Aufgabe des Bibliotheksteams, die Datensicherung täglich zu kontrollieren, Sicherungsbänder zu wechseln und ggf. Fehler zu melden. Diese unbeliebten Aufgaben werden nun professionell vom ASP-Betreiber erledigt. Das sorgt für ein höheres Sicherheitsgefühl und schafft Freiräume, die in die bibliothekarischen Kernaufgaben einfließen.

Ein Problem gab es anfänglich mit langen Wartezeiten bei der Dateneingabe. Dieses wurde mit der Umstellung des DSL-Anschlusses von "T-DSL 1000" auf "T-DSL 16.000" behoben.

Auch der Wunsch, den Bibliotheksbestand ins Internet zu stellen, ist nun Wirklichkeit. Dank des neuen, barrierefreien Web-OPAC können die Leser online im Bestand recherchieren, Medien vorbestellen oder ihre Ausleihe verlängern. Der leistungsstarke Server, der die ASP-Lösung bereitstellt, ermöglicht den Bibliotheksnutzern sehr kurze Zugriffszeiten auf das Medienangebot der Bibliothek. Die webbasierte Technologie von BIBLIOTHECA.net machte es einfach, den Web-OPAC in das System einzubinden.

Nach einem Jahr Erfahrung und Arbeit mit BIBLIOTHECA.net zieht die Stadtbibliothek Gransee ein eindeutiges Fazit: "Wir würden uns jederzeit wieder für eine webbasierte Software entscheiden. Wir erfüllen so effektiver und kostengünstiger unseren Informations- und Bildungsauftrag in der Kommune."

Dario Janicki

EDV-Betreuer
Bootenkamp 14
Amt "Gransee und Gemeinden" im Rathaus der Stadt Gransee
www.bibliothek-gransee.de