Etwa 2.000 Medien können mit einer mobilen Station täglich vor Ort konvertiert werden.

Automatische Konvertierung: Die Medien werden mit leeren Labels bestückt.

Der BiblioBookDrop: eine kostengünstige und sichere Rückgabestation.

In der Regel können viele Installationsvorgänge bei der Umstellung auf RFID während des laufenden Bibliotheksbetriebs vorgenommen werden. Dazu gehört die Konvertierung des Medienbestandes. Bibliotheca RFID Library Systems bietet zu diesem Zweck mobile Konvertierstationen an.

Das mobile Konvertieren ist ein zeitsparender und simpler Vorgang, der effizient direkt vor dem Regal durchgeführt wird. In nur einem Schritt wird das RFID-Label außen bedruckt und gleichzeitig initialisiert: Der integrierte RFID-Printer schreibt nicht nur den OCR-Code als Barcode und im Klartext auf das Label, sondern programmiert zugleich den RFID-Chip.

Die BiblioMobile Conversion Stations gibt es in unterschiedlichen Ausführungen und individuell angepasster technischer Ausstattung. Auch der Konvertiervorgang kann unterschiedlich und kundenorientiert gestaltet werden. Beides ist möglich: Online und Offline-Konvertieren.

Zwei Personen an einer Station können im Schnitt 2.000 Medien pro Arbeitstag konvertieren. Zwei Konvertierstationen können damit unter idealen Voraussetzungen einen Bestand von 160.000 Medien in acht Wochen umstellen.

Im Jahr 2006 stellte die Münchner Stadtbibliothek den Konvertierungsrekord auf, der bis heute ungebrochen ist: Mit neun mobilen Konvertierstationen, die jeweils von zwei Personen bedient wurden, gelang es an Spitzentagen fast 39.000 Medien fertig zu stellen. Durchschnittlich ergab sich ein Tagesumsatz von knapp 4.300 Medien pro Maschine. 500.000 Medien wurden so in nur sechs Wochen fix und fertig mit RFID-Etiketten versehen. Parallel zur aktuellen Installation des BiblioChip RFID-Systems in der Zentralbibliothek der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz hat Bibliotheca RFID Library Systems erstmals auch die Konvertierung des gesamten Bestands übernommen. In Zusammenarbeit mit Studierenden der Universität werden seit Mitte Januar 400.000 Freihandmedien mit fertigen RFID-Labels ausgestattet. Mit mobilen BiblioConversion Stations werden die Labels unmittelbar am Regal initialisiert und gedruckt. In kürzester Zeit, das heißt im Mainzer Fall innerhalb von zwei Monaten, wird der Medienbestand bei laufendem Betrieb konvertiert.

Bibliothecas Konvertierungsservice entlastet das Personal spürbar, das sich somit während der Implementierungsphase seinen eigentlichen Tätigkeiten widmen kann. Und: Es entstehen erhebliche Kostenvorteile für die Bibliothek. "Insbesondere Universitätsbibliotheken mit großen Beständen zeigen Interesse an unserem neuen Rund-um-Service. Studenten sind für derartige Gelegenheitsjobs schnell zu begeistern und arbeiten, quasi im Dienste ihrer Bibliothek, auch zuverlässig," bemerkt Hartmut Marder, Geschäftsführer Bibliotheca Deutschland.

Die Zukunft sieht noch einfacher aus. Mit Bibliothecas RFID-Komponenten verläuft die Konvertierung sozusagen "on the fly" für den Benutzer unbemerkt und selbständig im Hintergrund während der Buchrückgabe an einem BiblioReturn Gerät. Das Verfahren ist einfach: Die Medien, die bislang via Barcode verbucht wurden, werden im Vorfeld mit unbeschriebenen RFID-Labels bestückt. Das ist ein schneller und unkomplizierter Vorgang. Ein manuelles Initialisieren durch Mitarbeiter entfällt, was eine wesentliche Zeitersparnis darstellt. Ein so genannter Interrogator - integriert in den BiblioReturn - fragt während der Buchrückgabe eigenständig ab, ob das Label des retournierten Buches bereits fertig beschrieben ist. Wenn nicht, werden alle medienrelevanten Daten, wie zum Bespiel die Buchkennung, der Standort, etc., automatisch aus dem vorhandenen Bibliothekssystem geholt und in Sekunden auf den RFID-Chip geschrieben. Dabei dienen die Informationen des Barcodes als Grundlage. Entscheidend ist jedoch, dass die Chips auch bei diesem Konvertiervorgang gemäß dem Dänischen Datenmodell nach neuesten Standards beschrieben werden können. Abschließend prüft das System, ob der gesamte Lese- und Schreibvorgang korrekt erfolgt ist.

Ein Hybridbetrieb ermöglicht die Medienausleihe und Sicherung via Barcode sowie BiblioChip-System bis der gesamte Bestand auf das RFID-System umgestellt wurde. Denkbar ist zudem, die mit einem RFID-Label bestückten Medien bereits bei der Ausleihe am SelfCheck automatisch zu konvertieren.

Für diese bibliotheksnahe Prozessinnovation hat Bibliotheca RFID Library Systems Patentrechte angemeldet. In der zweiten Jahreshälfte sollen die Entwicklung der entsprechenden Hard- und Softwarekomponenten und eine aussagekräftige Testphase abgeschlossen sein, so dass Bibliothecas Kunden von dieser praxisnahen Erfindung profitieren können.

Im Zuge der Entwicklung des Verfahrens zur automatischen Konvertierung wurde auch das Angebot an Rückgabegeräten differenziert erweitert. Im Frühjahr steht Bibliotheken der neue Biblio BookDrop zur Verfügung. Er kann die Rücknahme eigenhändig und anonym tätigen. Der gesamte Rückgabevorgang ist mit einem Handgriff erledigt: Nur die Klappe des BookDrop öffnen, das Buch einlegen und mit dem Schließen der Klappe verschwindet das Buch automatisch im Bücherwagen. Im Anschluss bucht ein Mitarbeiter in einem Vorgang alle zurückgegebenen Medien mit einer BiblioStaff Station ins Bibliothekssystem zurück.

Ab der zweiten Jahreshälfte folgt der BookDrop Secure, ein einfaches Gerät zur Medienrückgabe, das ohne Touchscreen arbeitet. Bereits im Frühjahr wird eine komplett neue, zeitlose Designlinie, Rome genannt, ins Leben gerufen. Selbstverbucher und BiblioReturn passen gestalterisch zueinander.

Ab März wird zudem ein neuer BiblioWand Light zur mobilen Bestandspflege am Regal präsentiert. Da nur mit einer speziell gestalteten, leichten Handantenne und einem praktischen PDA gearbeitet wird, ist die Bedienung komfortabel. Der Akku befindet sich im Handreader; Kabel sind überflüssig. Der Datenaustausch mit der Bibliothekssoftware funktioniert via Bluetooth. Verstellte und vorgemerkte Medien können nach unterschiedlichen Suchkriterien mittels akustischer und visueller Anzeige aufgespürt werden.