B.I.T.online Heft 1/2009: Buchscannen ermöglicht moderne Informationsversorgung

Wenn es um den Einsatz leistungsfähiger IT-Technologien geht, spielte die Universitätsbibliothek Oldenburg schon immer eine Vorreiterrolle. Buchscanner werden dort seit 12 Jahren für Kopierdienste und andere Aufgaben genutzt. Konsequent gehen die Bibliotheksverantwortlichen jetzt noch einen Schritt weiter und statten den Freihandbereich mit einem in Deutschland einzigartigen Informations-Output-System aus. „Ziel war es, eine moderne Informationsversorgung für die Bibliothekskunden sicher zu stellen“, erklärt Rainer Vogt, Stellvertretender Bibliotheksdirektor. Die Kombination aus Zeutschel Aufsichtsscanner der Serie OS 12000 und Minolta Hochleistungsdrucker/-kopierer schafft effiziente Multifunktionalität: Kunden der Bibliothek können bequem gebundene Dokumente schonend kopieren und ihre digitalen Dateien Netzwerk-gestützt ausdrucken, Mitarbeiter der Bibliothek scannen Bücher und Zeitschriften für die Fernleihe. Rainer Vogt: „Mit 5 Cent pro Kopie oder Ausdruck in DIN-A4 arbeitet das System kostendeckend und bietet noch Spielraum für zukünftige Investitionen“.

Die Universitätsbibliothek Oldenburg begreift sich als progressive Institution, die den Anwender bei der Suche und Verwertung von Informationen optimal unterstützt. Die Buchbestände stehen deshalb fast komplett in Freihandaufstellung zur Verfügung. Bücher können direkt aus dem Regal genommen werden, ohne zeitaufwändige Magazinbestellungen aufgeben zu müssen.

Zum Leitbild gehört zudem eine starke Dienstleistungs- und Beratungsorientierung. „Besucher der Bibliothek sind für uns in erster Linie Kunden, denen wir bestmögliche Rahmenbedingungen für ihre Arbeit bieten“, erläutert Rainer Vogt.

Diesen hohen Ansprüchen stehen jedoch eine Reihe von Sachzwängen gegenüber. Als kleine und junge Bibliothek besitzt Oldenburg nur einen kleinen Sachetat. Jede Investition muss sich finanziell tragen und darüber hinaus die Grundlage schaffen, dass Dienstleistungen auch langfristig angeboten werden können.

Vor diesem Hintergrund war es für die Bibliotheksverantwortlichen eine logische Konsequenz, für die IT-Infrastruktur im Freihandbereich Buchscanner einzusetzen und dies bereits vor mehr als 12 Jahren. Verbunden mit einem Hochleistungskopierer ergibt sich ein innovatives Input-Output-System, das Vorteile für alle Beteiligten bietet: der Kunde kann ergonomischer und bequemer Bücher kopieren und die Bibliothek spart durch das buchschonende Verfahren bares Geld.

So entstehen mit herkömmlichen Kopierern erhebliche Belastungen für die Bestände, ein hoher Kostenfaktor, der oftmals unterschätzt wird. Bestenfalls müssen nur die Einbände erneuert, schlimmstenfalls das komplette Buch neu angeschafft werden. Rainer Vogt: „Das wichtigste Gut jeder Bibliothek sind ihre Bestände, die – wo möglich – zu schonen sind. Deshalb gilt: ‚Bücher gehören nicht kopiert, sondern gescannt’.“

Durch die Digitalisierung der Dokumente über Aufsichtsscanner lässt sich das Serviceangebot der Bibliothek bei der Fernleihe zudem erweitern. Angeforderte Informationen können schnell und direkt im elektronischen Format verschickt werden.

„Das bestehende System aus Konica Minolta Scannern PS7000 und den Kopiersystemen Di30 war in die Jahre gekommen und entsprach technisch nicht mehr den heutigen Standards“, verdeutlicht Rainer Vogt die Problemstellung und fügt hinzu: „Andererseits gab es auf dem Markt bisher keine wirklich überzeugende Alternative für unseren Einsatzbereich.“ Neben den bestehenden Funktionen sollte das System zudem um eine Druckfunktion ergänzt werden.

Die Kriterien für die neue Lösung waren klar definiert: eine einfache Bedienung, die zeitaufwändige Einweisungen vermeidet; eine hohe Qualität des Outputs; die Ablösung des alten Münzzahlsystems durch eine Guthabenkarte sowie ein hervorragendes Preis-/Leistungsverhältnis.

Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung setzten sich Geräte unterschiedlichster Anbieter durch: als Buchscanner der Zeutschel OS 12000 in der Graustufen-Version und als Kopierer/Drucker der Minolta bizhub 420. Die Druckfunktion wird über den Print-Server der Firma Schomäcker realisiert. Hinzu kam die Einführung einer multifunktionalen Wertkarte, mit der Druck- und Kopierarbeiten abgerechnet werden, die aber auch anderen Zwecken dient, wie beispielsweise dem Abschließen der Garderobenschränke.

„Für die saubere Integration der einzelnen Komponenten sorgte die MSV-Systemhaus GmbH, die sich während des gesamten Implementierungsprozesses als kompetenter Ansprechpartner erwies“, betont Rainer Vogt.

Der IT-Lösungsanbieter aus Peine empfahl als Kooperationspartner der Zeutschel GmbH die neue Buchscanner-Serie OS 12000. Das Produkt-Konzept „Buchscannen für jedermann zu ermöglichen“ überzeugte. Einfach und intuitiv sind die Kennzeichen der Bedienerführung. In wenigen Schritten lassen sich die wichtigsten Funktionen aktivieren. Praktisch ist auch der integrierte Monitor, der eine Voransicht der Scans erlaubt und so Fehlkopien verhindert. Das patentierte LED-Beleuchtungssystem führt zu einer optimalen Lichtfokussierung. Damit lässt sich die Verarbeitungsgeschwindigkeit deutlich steigern und die Lichtbelastung minimieren. Das Resultat: der Kopier-Workflow wird beschleunigt und die Arbeitsergonomie optimiert.

Weitere Nutzenvorteile bietet die Scantechnologie „Perfect Book“, die mittels 3D-Oberflächenrekonstruktion den Buchfalz in der Mitte optimal glättet. Die ansonsten zum Buchfalz hin gestaucht verlaufenden Zeichen werden exakt gerade ausgerichtet und entzerrt, die Seiten automatisch getrennt und das richtige Format der Vorlage erkannt. Dies erhöht die Image-Qualität und reduziert den Tonerverbrauch, da schwarze Mittelstreifen im Ausdruck ausbleiben.

„Mit dem Zeutschel OS 12000 steht jetzt ein Buchscanner zur Verfügung, der die Leistungsfähigkeit des alten Minolta-Systems übertrifft und den hohen technischen Anforderungen der Universitätsbibliothek Oldenburg gerecht wird“, ergänzt Rainer Voigt.

Seit Anfang 2008 sind auf allen Stockwerken der Zentralbibliothek und der Bereichsbibliothek für die Naturwissenschaften insgesamt 15 Zeutschel OS 12000 verteilt. Die Buchscanner sind jeweils mit einem Druck-/Kopiersystem und einem Lesegerät für die Guthabenkarte verbunden. Hinzu kommen 14 weitere Ausgabegeräte in der gesamten Universität mit angeschlossenen Wertkarten-Terminals.

Bei Einzelblättern fungiert der Minolta bizhub 420 weiter als Standard-Kopierer; Bücher werden dagegen mit dem OS 12000 eingescannt und dann auf dem Minolta Multifunktionssystem ausgegeben. Weiterhin lassen sich von jedem PC-Arbeitsplatz in der Bibliothek aus Dateien zur Ausgabe an das Informations-Output-System schicken. Die so erstellten Printaufträge können an einem beliebigen Gerät ausgedruckt werden. Der Anwender gibt dazu seine Guthabenkarte in das Lesegerät ein und wählt dann zwischen „Kopieren“ und „Drucken“ aus.

Rainer Vogt: „Das Kopieren von Büchern, Magazinen und Zeitschriften gestaltet sich denkbar einfach. Vorlage auf die Buchwippe legen, einmal den grünen Knopf drücken und schon kommt die fertige Kopie aus dem Drucker heraus.“ Dank „Perfect Book“ muss sich der Anwender bei diesem Vorgang nicht mehr an Bezugskanten orientieren. Selbst wenn das Buch einmal schief aufgelegt ist, wird immer im richtigen Format gescannt. Die Preise pro DIN-A4 Kopie oder Ausdruck betragen 5 Cent.

Eine ähnlich komfortable Handhabung bietet die Nutzung der Buchscanner für die Fernleihe. Früher musste vor jedem Fernleihe-Auftrag der am Buchscanner angeschlossene Rechner neu konfiguriert werden. Heute genügt dazu eine von der MSV-Systemhaus GmbH entwickelte mobile Tastatur, die per USB an den Rechner angeschlossen wird. Nach der Identifizierung durch den Mitarbeiter kann sofort mit dem Einscannen der Bücher begonnen werden.

Die Universitätsbibliothek Oldenburg

Die 1973 gegründete Universitätsbibliothek Oldenburg ist Teil der zentralen Einrichtung IBIT – Informations-, Bibliotheks- und IT-Dienste, die für die moderne Informationsversorgung der Universität Oldenburg zuständig ist. Dieses Ziel wird durch eine starke Dienstleistungs- und Beratungsorientierung sowie durch die konsequente Nutzung innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien verfolgt. Die IBIT-Bibliotheksdienste verteilen sich auf zwei Standorte in der Universität: die Zentralbibliothek und die räumlich getrennte Bereichsbibliothek für die Naturwissenschaften. Fast der gesamte Bestand (ca. 1,5 Mio. Bücher) sind im Freihandbereich verfügbar. In beiden Bibliotheksstandorten befinden sich Internet- und Multimedia-Arbeitsplätze, Kopierer und Scanner, umfassende Informations- und Beratungsdienste und die Mediathek mit ihrem großen Bestand an audiovisuellen Medien und CD-ROMs.

Die Finanzierung des Informations-Output-Systems hat die Universitätsbibliothek Oldenburg über Technologie-Leasing realisiert. Demnach zahlt die Bibliothek einen festen Betrag pro Ausdruck bzw. Kopie. Dieser ist so kalkuliert, dass die Einnahmenseite die Kosten komplett abdeckt und darüber hinaus Investitionen in das System geleistet werden können.

„Die neue Infrastruktur für Scan-, Kopier- und Druckdienste ist von den Kunden und Mitarbeitern sehr gut angenommen worden“, weiß Rainer Vogt zu berichten: „Das monatliche Kopiervolumen beläuft sich auf ca. 15.000–20.000 Seiten pro Gerät.“

Seit kurzem steht in der Bereichsbibliothek für die Naturwissenschaft ein Zeutschel OS 12000 Farbscanner mit einem Media Center für USB-Sticks zur Verfügung, um die so genannte „Scan-to-File“-Funktion auszutesten. Anstelle des Papierausdrucks entsteht eine digitale Kopie im Standard-Grafikformat, die sich sofort auf Notebook oder PC weiterverarbeiten lässt. In ruhigeren Bibliothekszeiten sollen die Buchscanner zudem stundenweise für Digitalisierungsprojekte eingesetzt werden.

Rainer Voigt zieht ein sehr zufriedenes Fazit des bisherigen Projektverlaufs: „Mit dem Aufbau eines innovativen Informations-Output-Systems wollten wir unsere Kunden eine optimierte Informationsversorgung bieten – ob in digitaler Form oder auf Papier. Dieser Zielsetzung sind wir in allen Aspekten gerecht geworden.“