Elektronische Zeitschriften in der Universität Freiburg -

Seit 1997 setzt sich die Universitätsbibliothek Freiburg zunehmend mit dem noch relativ neuen Medium "Elektronische Zeitschrift" bzw. "E-Journal" auseinander.

Zwar standen bereits Ende 1997 innerhalb des Universitäts-Campus ca. 500 elektronische Zeitschriften im Volltext zur Verfügung, diese waren aber nicht in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) – und somit auch nicht im lokalen Online-Katalog – nachgewiesen. Unsere Benutzer konnten diese Zeitschriften lediglich in dem 1997 eingerichteten Navigator Elektronische Publikationen (http://www.ub.uni-freiburg.de/ep/) finden. Wenn dieses Nachweisinstrument auch sehr komfortabel ist und vielerlei Einstiegsmöglichkeiten bietet (s.u.), war es doch ein Anliegen der Bibliothekare, diese Zeitschriften-Titel schnellstmöglich auch in die ZDB zu katalogisieren, um dem Benutzer den Nachweis aller Periodika unabhängig von der Erscheinungsform an einer Stelle – nämlich im Online-Katalog - anbieten zu können. Darüber hinaus mußte ein Weg gefunden werden, die wachsende Flut an elektronischen Angeboten erwerbungstechnisch in den Griff zu bekommen. Nicht zuletzt galt es, mit den am meisten betroffenen dezentralen Bibliotheken der Universität ein kooperatives Verfahren bezüglich der Handhabung von E-Journals zu vereinbaren.

Aufgrund der rasanten Marktentwicklung und der Problematik bei Anschaffung und Bearbeitung der elektronischen Zeitschriften wurde Anfang 1998 eine ständige Arbeitsgruppe gebildet - die E-Journal-AG - , die sich mit Geschäftsgang und Nachweismodalitäten dieses Mediums befaßt. Der AG gehören Vertreter aller betroffenen Abteilungen des Bibliothekssystems an.

2. Darüber hinaus hat die Abteilung Bibliothekssystem 2 (BS 2), die zentral die Verwaltung der naturwissenschaftlich-medizinischen Fakultätsbibliotheken koordiniert und eng mit den Klinikbibliotheken zusammenarbeitet, zentrale Aufgaben beim Anmeldeverfahren für Ihren Zuständigkeitsbereich übernommen.

 

3. Bearbeitung

Die Erwerbungspolitik der UB Freiburg beschränkt sich bisher noch auf elektronische

Die Bibliothek erfährt in der Regel durch Anschreiben der Verlage oder Lieferanten, daß eine Online-Ausgabe genutzt werden kann. Selten handelt es sich um Angebote von nur einem Titel; vielmehr bieten Verlage gleich ihre gesamte Online-Produktion an (Bsp. Springer). Zunächst gilt es, die Zugriffs- und Lizenzbestimmungen genauestens zu prüfen; ein wichtiger Aspekt hierbei ist auch, ob campusweiter Zugriff angemeldet werden kann. Da in Freiburg derzeit lediglich kostenlose Angebote (d.h. Online-Zugriff ohne Aufpreis) genutzt werden, muß die Preisgestaltung sorgfältig geprüft werden.

Da bisher keiner der Verlage bestandsbezogene Listen anbietet, müssen solche Listen von E-Journals zunächst am eigenen Bestand "genullt" werden; für ein funktional einschichtiges Bibliothekssystem bedeutet dies, daß die Zeitschriftenakzession (in enger Zusammenarbeit mit der Clearingstelle FZV) die Titel auf vorhandene Abonnements der UB und der dezentralen Bibliotheken hin überprüft und den Sachverhalt entsprechend notiert. Wenn Print-Abonnements außerhalb der UB vorliegen, werden die dezentralen Bibliotheken darüber informiert, indem die überprüften Listen an die betreffenden Stellen weitergeleitet werden.

Im nächsten Schritt werden die UB–Titel von der Abteilung FZV beim Verlag angemeldet. Titel aus dem naturwissenschaftlich-medizinischen Bereich und dem Universitätsklinikum werden grundsätzlich von der Abteilung Bibliothekssystem 2 angemeldet.

Anmeldungen von Titeln aus dem geistes- und sozialwissenschaftlichen Instituten werden über die Abteilung FZV abgewickelt, wenn die betreffende Institutsbibliothek es wünscht. Um die Kommunikation mit den dezentralen Bibliotheken möglichst effizient und schnell zu gestalten, hat die UB ein universitätsinternes Online-Meldeverfahren entwickelt: Die dezentrale Bibliothek trägt auf einem WWW-Formular ihren Anmeldewunsch und i.d.R. Lieferant, Subscriber-Number oder Subskriptionsnummern ein. Dieser Anmeldewunsch kommt in der Abteilung FZV als Email an und wird als Anmeldebestätigung an das Institut zurückgeschickt, sobald der Online-Zugriff realisiert und der Titel katalogisiert wurde (s.u.).

Wer bereits Erfahrungen mit der Anmeldung von E-Journals hat, weiß, daß es unter Umständen mehrere Wochen dauern kann, bis ein Online-Zugriff vom Verlag oder Anbieter realisiert wird. Leider gibt es in den meisten Fällen keine Rückmeldung, wenn der Volltextzugriff eingerichtet wurde. Die Abteilungen FZV und BS 2 müssen daher nach erfolgter Anmeldung in bestimmten Abständen prüfen, ob der Volltextzugriff inzwischen möglich ist.

Außerdem kommt es immer wieder zu Mißverständnissen in Bezug auf die angebenen IP-Bereiche oder Domains, die in oft recht mühsamen Email-Wechseln mit den Verlagen ausgeräumt werden müssen. Auch dies ist Aufgabe der beiden Koordinationsstellen FZV und BS 2, ggf. in Absprache mit dem für die UB zuständigen Webmaster.

Zu Beginn unserer Beschäftigung mit elektronischen Zeitschriften herrschte Unklarheit darüber, wo und wie dieses Medium nachzuweisen sei. Einen Nachweis in der ZDB als der zentralen Zeitschriftendatenbank hielten wir für unerläßlich, der Aufbau eines Kataloginstruments unabhängig von ZDB und lokalem Online-Katalog sollte unbedingt vermieden werden.

Anfang 1998 veröffentlichte die ZDB Richtlinien für die Katalogisierung von elektronischen Volltextzeitschriften und im März desselben Jahres lieferte das FZV die ersten Bestandssätze an die ZDB.

Entsprechend der neuesten ZDB-Richtlinie vom April 1999 werden die Titel z.Zt. nach der Realisierung des Volltextzugriffs bei der Titelaufnahme für die Internetausgabe nachgewiesen. Alle campusweit verfügbaren E-Journals werden grundsätzlich unter dem Sigel der UB gemeldet, auch wenn das damit verbundene Printabonnement in einer dezentralen Bibliothek läuft. In einer internen Kategorie ("bin") wird ggf. das Sigel der betreffenden Bibliothek vermerkt, damit z.B. bei einer Abbestellung der Printausgabe gleich an der ZDB festgestellt werden kann, ob eine parallele Online-Ausgabe, die dann i.d.R. in Kürze auch nicht mehr zur Verfügung steht, von der Abbestellung betroffen ist. Wenn mehrere Printabos innerhalb der Universität vorhanden sind, kann dann der Online-Zugriff für eine andere Bibliothek angemeldet werden.

Statt eines Bestandes wird grundsätzlich "Aktuelle Jahrgänge" angegeben, da sonst erfahrungsgemäß die Bestandssätze zu korrekturanfällig wären und die Abteilung FZV regelmäßig überprüfen müßte, welche zusätzlichen Jahrgänge inzwischen online verfügbar sind.

Als Signatur wird der URL der lokalen Frontdoor im Navigator Elektronische Publikationen erfaßt; dadurch gelangt der Benutzer in der WWW-Version des Online-Katalogs per Mausklick direkt auf den Frontdoor-Eintrag des betreffenden Titels (s.u.) und von dort auf den Volltext.

Als Kommentar wird die Art der Lizenz angegeben (z.B. Campuslizenz).

Jedes E-Journal in der Universität Freiburg wird in einer internen Verwaltungsdatenbank unter Microsoft Access 97 erfaßt, die ursprünglich für die Verwaltung der CD-ROM entwickelt und für E-Journals entsprechend angepaßt wurde und die Daten für den Navigator Elektronische Publikationen (s.u.) liefert. Dort werden die wichtigsten bibliographischen Daten, die erforderlichen URL für die Frontdoorseite im Navigator, das Sigel der "besitzenden" Bibliothek sowie bestimmte Abrufzeichen erfaßt, mit deren Hilfe z.B. Listen nach Verlagen oder Wiedervorlagedatum generiert werden können. Außerdem wird aus dieser Datenbank die WWW-Neuerwerbungsliste Elektronische Volltextzeitschriften erstellt.

Darüber hinaus werden in der Datenbank ggf. interne Vermerke wie zugeteilte Passwörter und Usernames oder sonstige besondere Zugriffsbedingungen erfaßt.

Wie oben bereits erwähnt, bietet die UB Freiburg seit 1997 den Navigator für Elektronische Publikationen im WWW an. Dieser verzeichnet sämtliche elektronischen Publikationen der UB und darüber hinaus alle campusweit verfügbaren elektronischen Publikationen im Bibliothekssystem. Die benutzerfreundliche Oberfläche bietet dem Kunden vielfältige Suchmöglichkeiten und -strategien. So kann man neben der Titel- und sachlichen Suche die Recherche beispielsweise nach dem Typ der elektronischen Publikation (CD-ROM, E-Journal) oder der Art der Verfügbarkeit (Uni-Netz, Lesesaal etc.) einschränken, was bei der herkömmlichen Katalogrecherche bisher nicht möglich, bei diesem Material aber durchaus komfortabel und sinnvoll ist. Der Navigator stellt somit eine sinnvolle Ergänzung zum Online-Katalog dar. Jeder Titel ist in einem eigenen Eintrag erschlossen, der neben den wichtigsten bibliographischen Daten wie Titel, Verlag und Berichtszeit Hinweise auf Verfügbarkeit der elektronischen Publikation, Lizenzbedingungen etc. enthält.

Für die E-Journals der Universität Freiburg fungiert der Navigator als Frontdoor, da er – wenn erforderlich - auch Hinweise auf besondere Zugangsmodalitäten (z.B. Passwort, Username etc.) gibt, die in den Katalogen bisher nicht verankert werden können (vgl. screenshot).

Auf jeder Frontdoorseite sind neben dem Link "Direkt zum E-Journal" weitere Links eingerichtet (z.B. zur verlagsspezifischen lokalen Info-Seite, zur Info-Seite "Uni-Netz", zum

Titeleintrag der parallelen Druckausgabe im WWW-Online-Katalog).

Für den Nachweis von elektronischen Zeitschriften in der ZDB und/oder im Navigator gelten unterschiedliche Kriterien.

E-Journals der UB und der dezentralen Bibliotheken werden grundsätzlich nur dann in ZDB/Online-Katalog nachgewiesen, wenn der Zugriff vom Verlag für mindestens ein Berichtsjahr zugesichert ist und/oder für das E-Journal bezahlt wird. Im Navigator werden die E-Journals der UB dann nachgewiesen, wenn sie mindestens ein halbes Jahr zur Verfügung stehen. Der Nachweis eines E-Journals eines dezentralen Bibliothek im Navigator erfolgt nur dann, wenn der Zugriff universitäts- bzw. klinikweit möglich und für mindestens ein Jahr gesichert ist und/oder bei Campuslizenz für das E-Journal gezahlt wird.

Ausschließlich im Navigator nachgewiesen werden Titel, die nur testweise und in der Regel kurzfristig verfügbar sind.

Freiburg hat z.Zt. ca. 420 Titel in der ZDB und ca. 430 Titel im Navigator nachgewiesen.

Ab Mai 1999 wird die Abteilung FZV die in der Universität Freiburg vorhandenen elektronischen Zeitschriften auch an die EZB in Regensburg melden. Für die Universität hat dies den Vorteil, daß für den Kunden durch ein Link auf die EZB auch die dort erfaßten frei zugänglichen E-Journals verfügbar sind, die in Freiburg bisher nicht systematisch katalogisiert wurden. Zudem werden Tables of contents und Abstracts zu Zeitschriften angeboten, für die in Freiburg kein Volltextzugriff möglich ist.

Das Konsortium Baden-Württemberg, dem auch die UB Freiburg angehört, steht gegenwärtig in Verhandlungen mit diversen Anbietern von elektronischen Zeitschriften. Konsens herrscht darüber, daß die derzeitigen Kostenmodelle der Anbieter, die i.d.R. auf den

Printabos aufsetzen und einen Mehrpreis für die elektronische Version verlangen, nicht akzeptabel sind.

Es bleibt abzuwarten, wie die Entwicklung auf dem Zeitschriftenmarkt die zukünftige Erwerbungspolitik der Bibliotheken bzgl. E-Journals beeinflussen wird.

Dr. Gabriele Sobottka ist Leiterin der Zeitschriftenstelle und

Claudia Mühl-Hermann ist zuständig für die Zeitschriftenverzeichnisse und -kataloge

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