NEWS

Portallösung vereinfacht Wissenschaftlern
des Helmholtz-Zentrums Dresden-Rossendorf die Literaturbestellung

Effizienzgewinn bei Nutzern und Bibliothek durch zentralen Zugriffspunkt
und individuell angepassten Beschaffungsworkflow

Wie die Lehmanns Media GmbH, einer der führenden Buch- und Medienhändler, jetzt bekannt gibt, hat das Unternehmen der Bibliothek des Helmholtz-Zentrums Dresden-Rossendorf eine speziell auf die Erfordernisse der Bibliothek und ihrer Nutzer abgestimmte Beschaffungs- und Workflowlösung für wissenschaftliche Monografien bereitgestellt. Als wichtigster Vorteil der neuen Lösung wird der deutliche Zeit- und Effizienzgewinn durch Schaffung einer Infrastruktur für mehrstufiges Vorschlagswesen sowie für strukturierte elektronische Bestell- und Rechnungsbelegübermittlung genannt. Hinzu kommt als Vorteil für rund 300 Wissenschaftler als Nutzer der Bibliothek, dass sie einen zentralen Zugriffspunkt für Literaturrecherche sowie Büchervorschläge haben und sich aufgrund des gestrafften Workflows noch intensiver ihrer Kerntätigkeit Forschung widmen können. Die Lösung ist gemäß Angaben Teil mehrerer komplexer Workflowprojekte dieser Art, die Lehmanns in den zurückliegenden Monaten für wissenschaftliche Bibliotheken realisiert hat.

Vor Einführung der neuen Lösung recherchierten die Wissenschaftler benötigte Literatur über unterschiedlichste Quellen. Anschließend reichten sie ihre Vorschläge per E-Mail zumeist mit unvollständigen bibliografischen Angaben beim jeweiligen Bibliotheksbeauftragten ihres Instituts ein, der die Bestellvorschläge aus fachlicher Sicht prüft und entscheidet.

Erforderliche Rückfragen und die oft unzureichende Informationsbasis für Kaufentscheidungen verzögerten den Genehmigungsworkflow und beanspruchten Ressourcen, die den Beteiligten in ihrem Kerngeschäft für andere Zwecke fehlten. Mit dem Ziel, diese Situation für Wissenschaftler, Bibliotheksbeauftragte und Bibliothek zu verbessern, machte sich die Bibliotheksleitung Ende letzten Jahres auf die Suche nach einer neuen Lösung.

Mit der Entwicklung des neuen Workflows, der heute den komplexen Prozess von der Literaturrecherche über Genehmigungsverfahren, Vorakzession und Bestellung bis zur Buchlieferung abbildet, wurde Lehmanns Media beauftragt. Für Lehmanns habe man sich nicht nur wegen deren Know-how bei elektronischen Workflowlösungen im wissenschaftlichen Bibliotheksbereich entschieden, heißt es seitens der Bibliotheksleitung. Auch die für die Bibliothek wichtige Tatsache, dass Lehmanns in Dresden über seine dortige Buchhandlung als Ansprechpartner vor Ort vertreten sei, habe die Entscheidung begünstigt.

Durchgängig elektronisch: von der Recherche bis zur Rechnung

Heute recherchiert der Wissenschaftler im rund 20 Millionen Einträge umfassenden Lehmanns-Katalog, findet seinen Titel von Interesse und sendet seinen Vorschlag elektronisch mit nur zwei Klicks an den Bibliotheksbeauftragten. Zuvor hat er sich anhand umfassender bibliografischer Angaben inklusive Abstract und womöglicher Inhaltsangabe von der Richtigkeit seiner Wahl überzeugt und über eine Abfrage im Bibliothekskatalog, per so bezeichneter Z39.50-Schnittstelle, geprüft, dass der gewünschte Titel nicht bereits im Bestand der Bibliothek vorhanden ist.

Wird dem Bestellwunsch vom Bibliotheksbeauftragten entsprochen, läuft der anzuschaffende Titelwunsch mit allen bestellrelevanten Daten elektronisch in der Bibliothek ein, wird dort ins hauseigene Bibliothekssystem Aleph übernommen und per elektronischem Datenaustausch (EDI) an Lehmanns verschickt. Dort wird das Buch beschafft und klassisch auf dem Postweg ausgeliefert, während sowohl Rechnung als auch eventuelle Meldungen bei Lieferverzug elektronisch per EDI an das Bibliothekssystem zurückgehen. Anhand der elektronischen Rechung lässt sich die Bestellung im System zeitnah ausbuchen und der Titel in den Katalog als Bestand überführen.

Die neue Beschaffungslösung wird seit April dieses Jahres genutzt. „Wir haben gegenüber der vorherigen Praxis einen strukturierten Workflow, der uns und unseren Nutzern Vorteile bringt. Uns erspart er weitere Rückfragen und bibliografische Suchzeiten, und unsere Wissenschaftler werden im neuen Prozess weitestgehend von nicht-forschungsrelevanten Dingen entlastet“, weiß Edith Reschke, Leiterin der Bibliothek.

www.hzdr.de
www.lehmanns.de