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Bibliotheca überzeugt die FU Berlin
durch professionelles Projektmanagement

Die Freie Universität (FU) Berlin plant im Zentrum des Dahlemer Campus 24 Fachbibliotheken in einem modernen Neubau zusammenzulegen. Dieser Prozess wird 2015 abgeschlossen sein. Seit Oktober 2012 stattet Bibliotheca einen Großteil des Bestandes dieser Fachbibliotheken, der insgesamt 1,1 Millionen Bücher und Zeitschriften umfasst, mit RFID aus.

Insbesondere die Logistik dieses komplexen Konvertierungsprojekts erfordert eine detaillierte Planung und Organisation. Kostenintensiver Leerlauf soll möglichst vermieden werden. Regelmäßige Koordinationstreffen zwischen FU-Projektleitung und Bibliotheca ermöglichen ein praxisnahes und effizientes Arbeiten. „Nicht zuletzt sind die gute, professionelle Zusammenarbeit mit Bibliotheca und den Konvertierungsteams für den Erfolg dieses Projekts grundlegend. Zudem bietet das Unternehmen langjährige Erfahrung mit wissenschaftlichen Bibliotheken und unserem Bibliothekssystem Aleph“, betont Martin Lee, Projektleiter RFID der FU Berlin.

„Die Voraussetzungen für die Konvertierung bei laufendem Betrieb sind in jedem Institut anders und vielschichtig. Das erfordert eine hohe Flexibilität und konzentriertes Teamwork. Dank einer perfekten Planung und hohen Disziplin von allen Beteiligten, läuft die Konvertierung absolut rund“, kommentiert Elisabeth Wetzstein von Bibliotheca. Bei einem Zeitrahmen von zwei Jahren besteht keine Eile: Es sind daher nur drei Konvertierungsstationen mit je einer Person im Einsatz. Pro Tag werden durchschnittlich 1200 Medien pro Mitarbeiter umgerüstet. Gleichzeitig wird die Konvertierung in die Geschäftsgänge der Bibliotheken integriert, so dass im März 2013 bereits fünf Standorte mit insgesamt 200.000 Medien abgeschlossen waren.

Mit der Errichtung des Neubaus ist geplant, die Sicherung des umfangreichen Freihandbestandes zu vereinheitlichen und zu optimieren. Im Zuge dessen läuft seit Mai 2012 in der Bibliothek für Mathematik und Informatik ein Pilotprojekt mit smartgate™ und Selbstverbuchung via smartserve™ 600.

RFID-Projektleiter Martin Lee zieht ein positives Fazit: „Die Konvertierung ist zwar eine herausfordernde, aber unter diesen Bedingungen eine klar strukturierte Aufgabe. Wir schätzen es sehr, mit Bibliotheca alles aus einer Hand zu bekommen.“

www.ub.fu-berlin.de/projekt24in1/
www.bibliotheca.com