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Records Management - (k)ein Thema für Information Professionals!?

Neues Sonderheft der Zeitschrift IWP zum Thema Records Management,
herausgegeben von Ulrike Spree

Records Management unterstützt Unternehmen dabei, Geschäftsunterlagen optimal für Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewährleisten. Die Methode umfasst damit nicht nur die Einführung neuer technischer Lösungen, sondern insbesondere auch die Entwicklung von Strategien und Standards zur Aufbereitung der Akten (records) und ihrer Einbindung in die Aufbau- und Ablauforganisation von Unternehmen. Zentral beim Thema Records Management ist, dass nicht nur der eigentliche Inhalt berücksichtigt wird, sondern auch ihr Kontext: von der Entstehung der Akte bis hin zur Archivierung oder Vernichtung gegen Ende ihres Lebenszykluses. Die Nachfrage von öffentlichen und privaten Unternehmen nach innovativen Lösungen in diesem Bereich ist steigend. Forschung und Entwicklung im Bereich Records Management ist im deutschsprachigen Raum bisher vor allem in den Verwaltungs- und Archivwissenschaften und in der Wirtschaftsinformatik angesiedelt. Ein Desiderat ist eine interdisziplinäre Herangehensweise an das Thema, die die rechtlichen, verwaltungstechnischen und softwaretechnischen Aspekte ganzheitlich betrachtet.  

Informationswissenschaftliche Ausbildungseinrichtungen haben sich in Deutschland bisher eher am Rande mit dem Thema Records Management beschäftigt. Ulrike Spree, Professorin am Department Information der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg, macht mit dem von ihr herausgegebenen Sonderheft der Zeitschrift Information - Wissenschaft und Praxis (IWP), das Anfang Oktober erschienen ist, auf die Relevanz des Themas für Informationswissenschaft und -praxis aufmerksam.  

Professor-/innen und Studierende des Departments Information sind maßgeblich als Autorinnen und Autoren an diesem Schwerpunktheft beteiligt: die Herausgeberin Ulrike Spree, Professorin für Wissensorganisation und Information Research, untersucht die Einbeziehung von im Forschungsgebiet der Knowledge Organization entstandenen Erkenntnissen bei der Konzeption und Entwicklung von Records Management Systemen, Prof. Dr. Martin Gennis informiert in seinem Artikel über die Anforderungen an die Langzeitarchivierung digitaler Records mit einem Fokus auf die Verwaltung und Archivierung von Forschungsdaten. Studierende des Departments Information stellen die Ergebnisse des studentischen Teilprojekts elektrA des hochschulweiten Projektes "Einführung der elektronischen Akte an der HAW" vor, ein Projekt, mit dem das Department Information die Hochschule bei der Entwicklung eines aufgabenorientierten Aktenplans unterstützt hat. Weitere Artikel der Zeitschrift diskutieren die Rolle von nationalen und internationalen Standards und Spezifikationen und die besonderen Herausforderungen bei der Entwicklung von Softwarelösungen. Mitarbeiterinnen des Staatsarchivs Hamburg erläutern das Selbstverständnis des Staatarchivs als Beraterin in Fragen des Records Management in der freien und Hansestadt Hamburg.  

Die Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Praxis (DGI) hat es sich zum Ziel gemacht, durch eine kontinuierliche Berichterstattung das Thema Records Management auch in Deutschland in den Fokus der Informationswissenschaft und -praxis zu rücken. So wird auch die DGI-Online-Tagung, die vom 15.10. bis 17.10. parallel zur Frankfurter Buchmesse unter dem Motto "Generation international - die Zukunft von Information, Wissenschaft und Profession" in Frankfurt stattfindet, Bezug hierauf nehmen. Das aktuelle Heft Information - Wissenschaft und Praxis 60(2009)6-7 kann auf der Internetseite des DGI (http://www.dgd.de/pub_zeitschriften.aspx) bestellt werden.