Neue Software für die Abteibibliothek Münsterschwarzach

Schon der Begriff Abtei- oder Kloster-bibliothek bringt Buchliebhaber zum Schwärmen: Alte Bücher, ein großer Bibliothekssaal mit knarrendem Eichen-parkett, Wände und Decken mit Gemälden und Stuck verziert. Und wenn man Glück hat, darf man als Außenstehender mal einen Blick dort hinein werfen oder im Rahmen einer Klosterführung auch die "heiligen Hallen" betreten. Die Wenigsten wissen, dass es Klosterbibliotheken gibt mit regulären Öffnungszeiten sowie Zutritts- und Ausleiherlaubnis. So zum Beispiel in der Benediktinerabtei in Münsterschwarzach...

Die Bibliothek der Abtei Münsterschwarzach birgt zahlreiche Schätze. Sie könnten leicht verloren gehen. Deshalb ist es wichtig, diese zusammen mit dem gesamten Medienbestand nach allen Regeln der bibliothekarischen Zunft treffsicher zu katalogisieren. Denn bekanntlich gilt alles als "nicht vorhanden", was durch das Rechercheraster fällt.

Ca. 270.000 Bände der Abteibibliothek sind bisher auf Papier in traditioneller Weise erfasst worden. Ein Bibliothekskatalog nur auf Papier? In heutiger Zeit mutet dies altmodisch an. Da auch andere Bibliotheken des Ordens erfolgreich die Arbeit mit Computerkatalog erledigen, beschlossen die Verantwortlichen der Abtei Münsterschwarzach: "Auch unser Bibliotheksbestand gehört in eine Datenbank!" Nach internen Beratungen mit anderen Abteien wurde die dort verwendete Software geordert und eine Fachkraft angestellt, welche dieses Mammutwerk in Angriff nehmen sollte.

Zuerst ein Fehlstart: Mitte Februar 2006 war es so weit. Es stand der neueste PC auf dem Schreibtisch und die bestellte Software traf ein: Eine CD-ROM mit Rechnung aber ohne Handbuch oder dergleichen. Die Handbücher seien vergriffen und eine Neuauflage würde ab Juli verfügbar sein. Dann wurde noch auf die Homepage verwiesen: "Dort können Sie alles nachlesen und auch ausdrucken".

Schlechte Aussichten für eine Bibliothekarin ohne IT-Studium und hausinternen Datenbankmanager. "Mehr schlecht als recht ging ich ans Werk" sagt Beatrice Fröschen, Leiterin der Abteibibliothek.

"In meiner über 15-jährigen Praxis in öffentlichen Bibliotheken sah Computererfassung immer anders aus: Einschalten, loslegen, bei Problemen das Handbuch bzw. den Support um Rat fragen". Apropos Handbuch: Als dieses Mitte Juli endlich eintraf, war auch das keine wirkliche Hilfe. Es hätte noch tief greifender Studien bedurft, selbst kleinste Routinearbeiten damit erfolgreich ausführen zu können.

Dann der Durchbruch: Ein entscheidendes Gespräch mit P. Anselm am 28. August 2006 brachte den Stein ins Rollen. "Meine Klagen über die Software und den Support, auch im Hinblick auf die geplante Vernetzung der Schulbibliothek des klostereigenen Egbert-Gymnasiums mit der Abteibibliothek, wurden erhört" so Beatrice Fröschen. P. Anselm schlug vor, Angebote diverser Firmen einzuholen. Angefragt wurden drei Anbieter. Einzig die Fa. datronic in Augsburg hat sich bezüglich des Angebotes gemeldet, um evtl. aufkommende Fragen sofort zu klären. Nach Gesprächen mit P. Anselm und der Leiterin der Schulbibliothek wurde datronic zur Präsentation des Programms WinBIAP eingeladen. "Ich kannte die Vorzüge von WinBIAP bereits. Nun galt es, die Verantwortlichen der Verwaltung und vor allem auch die Kollegin aus der Schulbibliothek zu überzeugen" sagt Beatrice Fröschen. "Für datronic war dies kein Problem. Noch am selben Tag wurde der Auftrag erteilt".

Am 16. November 2006 wurde das Programm installiert; getrennt in Schul- und Abteibibliothek, denn die Vernetzung ist im Moment leitungstechnisch noch nicht realisiert. Die neuen Katalogdaten konnten anhand der zugesandten CD innerhalb von wenigen Minuten eingespielt werden. Alles in allem: ein Softwarewechsel in Rekordzeit!

Mein Resümee...

...im Vorfeld: Das Preis-/Leistungsverhältnis von WinBIAP ist ausgezeichnet. Die Preispolitik von datronic ist angenehm transparent. Eine aktuelle Preisliste aller "Bausteine" wurde zusammen mit dem Angebot unaufgefordert zugesandt. Konkrete Anfragen nach Preisen für Sonderwünsche und eventuelle spätere Erweiterungen wurden ganz konkret beantwortet. In Zeiten allergrößter Sparzwänge ist dies ein nicht zu unterschätzendes und zugleich beruhigendes Faktum.

...in der Praxis: Ein zuverlässiger Support ist unerlässlich. Es ist schlimm, mit einer Bandansage abgespeist zu werden. Oder Mitarbeiter X, welcher sich am Apparat der zuständigen Durchwahl- Nummer meldet, ist dann doch nicht zuständig, wird aber das Anliegen an den zuständigen Mitarbeiter Y weiter geben. Wenn man Pech hat, meldet sich Y nie oder erst nach 4 Stunden, wenn man selbst schon längst entnervt den Arbeitsplatz verlassen hat.

Ganz anders beim hervorragenden Support der Fa. datronic: E-Mails werden spätestens innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Telefonisch ist immer ein Mitarbeiter erreichbar und dieser kann in aller Regel sofort weiterhelfen. Eine gute Lösung ist übrigens der "NetViewer". Mit ihm schaltet sich der Mitarbeiter via Internet auf den Rechner der Bibliothek und kann sich das Thema an Ort und Stelle ansehen und meist auch sofort klären.

Das Programm WinBIAP ist äußerst bedienerfreundlich, klar und übersichtlich strukturiert. Man kann sich auch ohne Handbuch gut einarbeiten. "In Münsterschwarzach haben wir das Angebot der Schulung nicht in Anspruch genommen. Die Kollegin der Schulbibliothek wird von mir, Schritt für Schritt, in das Programm eingewiesen" so Beatrice Fröschen. Ein weiterer Vorteil von WinBIAP: Zahlreiche Ausdrucke (z.B. Etiketten, Leserausweise, Mahnungen, Bestellungen, etc.) werden über Microsoft Word ausgegeben. Benutzerabhängige Einstellungen und Veränderungen können so von jeder Bibliothek kinderleicht und sekundenschnell selbst vorgenommen werden.

Fazit: Das Programm WinBIAP bietet alles, was das Bibliothekarsherz begehrt. Für individuelle Wünsche hat datronic trotzdem stets ein offenes Ohr. Die Mitarbeiter von datronic erwiesen sich als äußerst kompetent, schnell und zuverlässig. "Man fühlt von der ersten Kontaktaufnahme an den Anspruch der Firma, Marktführer in Sachen Kundenzufriedenheit zu sein. So muss die Zusammenarbeit zwischen Softwarehaus und Bibliothek funktionieren" meint Beatrice Fröschen abschließend.

datronic IT-Systeme GmbH & Co. KG
www.datronic.de


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