![[Pressekonferenz]](../../images/presse.jpg)
89. Deutscher Bibliothekartag, Freiburg 1999.
1. Der Kongress
Nach 1924 und 1959 war Freiburg in diesem Jahr zum dritten Mal Gastgeber des Deutschen Bibliothekartages, der jährlich stattfindenden zentralen nationalen Arbeits- und Fortbildungstagung der Bibliothekarinnen und Bibliothekare an wissenschaftlichen Bibliotheken. 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer versammelten sich nach Pfingsten in der Dreisamstadt.
Als man sich vor 40 Jahren in Freiburg zum Kongress traf, war die deutsche Bibliothekslandschaft geprägt vom Wiederaufbau der regionalen und überregionalen Literaturversorgung. Heute, an der Schwelle zum 21. Jahrhundert sehen sich die Teilnehmer und Teilnehmerinnen der Tagung vielfältigen neuen Herausforderungen gegenüber. Das Kongressmotto "Grenzenlos in die Zukunft" weist auf die künftige Rolle der Bibliotheken in einer Industriegesellschaft hin, die über weltweite Datennetze global kommuniziert.
Hauptthemen der Tagungswoche kamen daher aus den Bereichen elektronische Medien, elektronisches Publizieren, Multimedia und Datensammlungen. Neben diesen wurden Fragen nach der Erhaltung historischer Buchbestände diskutiert sowie moderne grenzüberschreitende Bibliotheksprojekte zwischen Deutschland, Frankreich und der Schweiz vorgestellt. Zusätzlich wurden zwei Podiumsgespräche veranstaltet, die zu kontroversen Diskussionen mit den eingeladenen Sachverständigen anregen sollten: "Kultur und Wissenschaft brauchen Bücher. Wie lange noch?" und "Mündlich-Schriftlich-Digital. Können wir unser Wissen für die Zukunft bewahren?" Mit dem Bibliothekartag fand in diesem Jahr zugleich die traditionelle Jahrestagung des Deutschen Bibliotheksverbandes e.V. statt.
204 Artikel, 6 Artikel in Zeitschriften und Wochenzeitungen, mit einer Gesamtsumme der Auflage von 5.029.847 Exemplaren sind innerhalb von 4 Wochen über den Bibliothekartag 1999 in Freiburg erschienen. Berichtet haben u.a. der Acher- und Bühlerbote, Bühl, die Nordwestzeitung, Oldenburg, die Stuttgarter Zeitung, die Augsburger Allgemeine, die Westfälischen Nachrichten, Münster, die Welt, die Aachener Zeitung, Aachen, die Badische Zeitung, das Neue Deutschland, Berlin, die Westdeutsche Zeitung, Düsseldorf, Saarbrücker Zeitung, Saarbrücken, die Schweriner Zeitung, Schwerin, der Zollern-Alb-Kurier, Balingen. Nachrichtenagenturen wie ddp/ADN, kna, epd, dpa, dpa-Landesdienst Südwest und AP haben Meldungen vor, während und am Ende der Tagung über die Ticker an die Zeitungen geschickt. Fernsehen und Hörfunk berichteten von Beginn der Bibliothekartagung an. Das Fernsehen war vertreten durch den Südwestrundfunk, 3. Programm, der Hörfunk hat durch den Sender Freies Berlin (SFB), Südwestrundfunk (SWR), Westdeutscher Rundfunk (WDR), Ostdeutscher Rundfunk (ORB), Deutschlandradio, Deutschlandfunk und Südwestrundfunk, 2. Programm (SWR2).
2.1 Das Freiburger Modell praktischer Pressearbeit
Seit 1984 in Hannover hat kein Bibliothekartag so erfolgreich mehr in den Medien stattgefunden. Rund zwanzig Journalisten hatten sich zur Pressekonferenz am Anfang der Tagungswoche angemeldet. Presse, Funk und Fernsehen interessierten sich für die angebotenen Themen, die mit bedacht für ein breites Publikum ausgesucht worden sind. Aus früheren recht lieblos inszenierten und schlecht besuchten Pressekonferenzen der Fachtagungen hatten die Veranstalter, der Verein Deutscher Bibliothekare e.V. (VDB), der Verein der Diplom-Bibliothekare an Wissenschaftlichen Bibliotheken e.V. (VdDB), der Deutsche Bibliotheksverband e.V. (DBV) und die Freiburger Universitätsbibliothek, Konsequenzen gezogen. Sie vereinbarten mit der der Universität Freiburg angeschlossenen PR Agentur "kongress & kommunikation" eine zeitlich befristete Zusammenarbeit, um für den Bibliothekartag 1999 professionell in den Medien zu werben. Verantwortlich dafür zeichneten Dr. Thomas Nesseler und Elke Keiper. Die Vorarbeiten bis zur Pressekonferenz reichten von der Situationsanalyse, Stärken- und Schwächenanalyse, Massnahmenkatalog und Aussendung einzelner Presseinformationen an die unterschiedlichen Medienzielgruppe (Planungspapier). In das lokale Team des Ortskomitees und der PR-Agentur ist für die fachbezogene Medienarbeit der Pressereferent der Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheksverbände e.V. (BDB) mit einbezogen gewesen. Diese Gemeinschaftsarbeit, mit der Sach- und Fachverstand zusammengeführt worden sind, erwies sich als äusserst erfolgreich, um den Bibliothekartag publizistisch attraktiv umzusetzen. Ausschlaggebend für den Erfolg ist das menschlich hervorragende Zusammenspiel aller Beteiligten gewesen, bei dem die notwendige kommunikative Kompetenz durch die gute und kollegiale Zusammenarbeit erworben worden ist. Machtstrukturen fehlten vollständig, hier wollte jeder seine Begabungen und Erfahrungen einbringen und vom anderen lernen.
Wer seinen Weg in die Presse sucht, muss sich mit den Gegebenheiten des überfütterten Informationsmarktes vertraut machen. "Auf deine Meldung wartet keiner." Es gilt also, in der grossen Flut von Informationen, die die Redaktionen jeden Tag erreicht, etwas Herausragendes zu liefern. Wer Kultur- und Lokalredaktionen etwas anbieten will, sollte darauf achten, dass das Angebot stimmt. Hat das Thema wirklich Geltung vor den Interessen des Journalisten, der Zeitung, der Öffentlichkeit? Ist es als Artikel zwischen Artikeln vorstellbar, hat es Biss, Aktualität, Nachrichtenwert? Welche Themen von den Redaktionen genommen werden, steht jeden Tag in der Zeitung. Wer meint, der Zeitung und anderen Medien etwas zu sagen zu haben, sollte sich also auf deren speziellen Bedürfnisse einstellen. Ebenso wichtig für eine erfolgreiche Pressearbeit sind persönliche Journalistenkontakte. Hier kann im Vorgespräch und informell geklärt werden, ob ein Thema geht oder nicht oder es kann auf ein Ereignis frühzeitig hingewiesen werden. Dies gilt vor allem für die Lokalredaktionen der Zeitungen am Ort. In den Redaktionen ist die Zeit zwar oft sehr knapp, deshalb wird anfangs gern alles vertagt, was verschiebbar erscheint. Wenn aber der Anbieter überzeugt, wird es zu einem ausbaufähigen Kontakt kommen. Wer seine Informationen vorteilhaft verbreiten will, sollte die Medien gründlich kennen. Lokaljournalisten haben andere Bedürfnisse als die überregionale Tagespresse. Fachzeitschriften wollen anders angesprochen werden als Rundfunk- oder Fernsehredaktionen. Die Verschiedenartigkeit kennenzulernen ist keine Hexerei, Pressearbeit beginnt immer mit dem Studium der Medien und Publikationen, dem Auswerten der Themenpalette und dem Aufbau einer aktuellen Redaktionsadresskartei. Erst jetzt kann man sich über das Outfit, das Layout, des Pressetextes Gedanken machen. Mit einer gut aufgemachten und getexteten Pressemitteilung ist viel zu gewinnen.
Es begann an einem Montag. Am 19. April 1999 ist die erste Einladung an die Medien verschickt worden. Es war eine Einladung an die Medienvertreter zu einem Fachgespräch ("Presse-Round-Table"), mit der schon frühzeitig auf eine Veranstaltung während des Kongresses hingewiesen worden ist. Das Thema "Kultur und Wissenschaft brauchen Bücher. Wie lange noch?" soll mit Verlegern, Bibliothekaren und Autoren diskutiert werden. Ort und Zeitpunkt werden weiter genannt. Auf die Anmeldung ist weiter in der Einladung hingewiesen worden. Auch der Termin für die Eröffnungspressekonferenz ist in dem Schreiben angegeben worden. Alle Angaben werden nur kurz dargestellt, damit eine spätere Einladung ausführlicher den Bibliothekartag und die Veranstaltungen beschreiben kann. Die Seite 2 gibt den Zeitplan und bereits die Namen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die zum "Presse-Round-Table" zugesagt haben. Ein wichtiger Satz zum Abschluss weist auf die Firma hin, die dieses Fachgespräch sponsern wird: "Der Presse-Round-Table Kultur und Wissenschaft brauchen Bücher. Wie lange noch? wird unterstützt von der Gesellschaft für Verlagsmarketing mbh, Hannover." Als Anlage liegen das Programm zum 89. Deutschen Bibliothekartag und eine Fax-Rückantwort bei.
"Countdown zum 89. Deutschen Bibliothekartag" – mit dieser Headline hat "kongress & kommunikation", die PR-Agentur der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg, die "heisse Phase" seiner Medienarbeit eingeläutet (Pressemitteilung 1). Am 5. Mai ging diese Pressemitteilung per Post an Presse, Funk und Fernsehen.
Der Verteiler ist ein Mix von Redaktionsadressen, der bereits als Adressenpool der Agentur vorlag und aktualisierten Adressen von Tageszeitungen und Fachzeitschriften, die die BDB geliefert haben. Zielgruppen waren sowohl die regionale als auch die überregionale Publikums- und Fachpresse, um die Bedeutung des Bibliothekartages als der zentralen Arbeits- und Fortbildungstagung, mit einer angegliederten grossen Fachmesse für die Bibliotheken deutlich zu machen. Alle Medien (einschl. Nachrichtenagenturen) sind von Anfang an bedient worden (aus dem Protokoll des Ortskomitees, Januar 1999).
Am 12. Mai, also zwei Wochen vor der Pressekonferenz zur Eröffnung der Tagung, ist eine weitere Pressemitteilung als Einladungsschreiben für die Pressekonferenz am 25. Mai an die Redaktionen geschickt worden. Überschrift: "89. Deutscher Bibliothekartag diskutiert an der Freiburger Universität über die Zukunft des Buches". (Pressemitteilung 2).
Die Zeit bis zur Pressekonferenz Ende Mai gehörte unter anderem den vielen persönlichen Kontakten zu den Journalisten der lokalen und regionalen Redaktionen. Vor allem den Lokal- und den Regional-Redakteuren wurde vom Ortskomitee eine besonders intensive Gesprächsbereitschaft signalisiert. So berichtetet die Leitende Bibliotheksdirektorin der Freiburger Universitätsbibliothek (UB) als Vorsitzende des Ortskomitees, Bärbel Schubel, einige Male von EUCOR, der grenzüberschreitenden Bibliotheksregion am Oberrhein (Deutschland, Frankreich, Schweiz) und den laufenden Vorbereitungen zum Bibliothekartag. Gerade der Verbund von Universitätsbibliotheken der grenzüberschreitenden Bibliotheksregionen am Bodensee und Oberrhein mit seinen mittlerweile gut 100.000 Studierenden und Lehrenden in Deutschland, Frankreich und der Schweiz hat grosses Interesse in der südwestdeutschen Presse hervorgerufen (lokaler Bezug).
89. Deutscher Bibliothekartag, Freiburg 1999.
Eine dritte Presseinformation ("Grenzenlos in die Zukunft") ist für die Pressekonferenz am Anfang des Kongresses geschrieben worden. (Pressemitteilung 3) Inhaltlicher Schwerpunkt aller Texte, die auf der Pressekonferenz verteilt worden sind, waren kurze aktuelle und teilweise umfassende Informationen für die Medienvertreter zu den wesentlichen Inhalten des Kongresses, in denen zum einen die Bedeutung der Universitätsbibliothek Freiburg (zum dritten Male Veranstalter nach 1924 und 1959) und zum anderen die Region nicht zu kurz gekommen sind (lokaler Bezug). Die Teilnehmenden der Pressekonferenz sind neben der Tagungspräsidentin, Bärbel Schubel (UB Freiburg) die ersten Vorsitzenden der veranstaltenden Verbände, Dr. Klaus Hilgemann (VDB) und Susanne Oehlschlaeger (VdDB) gewesen. Sie waren mit schriftlichen Statements in der Pressemappe vertreten (aus dem Protokoll des Ortskomitees, Januar 1999).
Inhaltlich und teilweise in der Form sind die vorgelegten Pressemitteilungen sehr professionell gehalten worden. Die Praxis schreibt beispielsweise vor, dass Pressemitteilungen an eine bestimmte Form gebunden werden müssen, die es den Journalisten ermöglicht, sie schnell zu bearbeiten. Sie darf (neben vielen anderen Kriterien) nur auf der Vorderseite beschrieben werden. Die Rückseite bleibt frei. Dadurch wird die Arbeit in der Redaktion erleichtert. Leider sind alle Texte für die Pressekonferenz nicht einseitig beschrieben worden. Bestimmte Grundanforderungen müssen nun einmal beachtet werden. Als Pressemappe ist eine bedruckte Mappe von "kongresse & kommunikation" der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg verwendet worden.
Neben einem aktualisierten Kongress-Pressetext sowie den jeweils kurzen Statements von VDB und VdDB, die auch als Memos für die mündlichen Aussagen während der Pressekonferenz genommen worden sind, haben Kurzvorstellungen der Verbände, das brandneue Heft des Freiburger Uni-Magazins mit einem redaktionellen Themenschwerpunkt "Dienstleistungsbetrieb Universität Freiburg" und Heft 1 der Kongress-Zeitung "Kolibri" in Pressemappe für die Journalisten gelegen (Pressemitteilung 4-9).
Ein Kongressprojekt von der Grösse des Freiburger Bibliothekartages stellt jede Organisation unweigerlich vor das Problem der internen Kommunikation. Um dies zu vereinfachen, aber auch zugleich zu intensivieren, hat "kongress & kommunikation" die Herausgabe und Produktion einer eigenen Kongresszeitung vorgeschlagen, die im zentralen Kongress-Sekretariat, im Pressebüro und an sehr gut frequentierten Stellen im Universitätszentrum ausliegen soll (aus dem Protokoll des Ortskomitees, Januar 1999).
Die konzeptionelle und redaktionelle Arbeit an diesem Projekt ist an ein kleines externes Pressebüro vergeben worden. Vier Zeitungen sind in der Tagungswoche erschienen. Das Redaktionsbüro Dr. Gerd Kalkbrenner arbeitete mit drei freien Journalisten. Auf vier Seiten lieferte "Kolibri" alles was die Orientierung auf dem Kongress erleichterte, Berichte über die wichtigsten Veranstaltungen des Vortags, kurzfristige Programmänderungen und Tips für die Freizeit. Die Highlights der Tagung sind immer gross herausgestellt worden. Da die Zeitschrift nicht für einen esoterischen Kreis von Tagungsteilnehmern/innen geschrieben werden sollte, war die Redaktion erfreulich offen und immer ansprechbar (über Handy). Das Layout ist ansprechend gestaltet und die Texte sind unkompliziert geschrieben worden.
Der DBV, dessen Jahrestagung zeitgleich stattfand, hatte sich der Eröffnungspressekonferenz zum 89. Deutschen Bibliothekartag angeschlossen. Sowohl die Pressemappe als auch Pressemitteilung des Verbandes waren mit dem Corporate Design des Verbandes bedruckt. Die Informationen waren ansprechend gestaltet, inhaltlich sehr aktuell und sprachlich einprägsam. (Pressemitteilung 10, Beispiel).
Für eine erstmals auf einem Bibliothekartag eingerichtete Gesprächsrunde mit Verlegern, Autoren, Bibliothekaren und Journalisten ist schon früh eine Presseinformation verschickt worden (siehe Kapitel: Pressemitteilungen). Erstmals wurden an ausgewählten Medienvertreter im April 1999 Einladungen verschickt "kongress & kommunikation" hat eigens für diesen Pressetermin am 27. Mai eine geeignete Pressemappe mit kurzen Statements der beteiligten Sachverständigen erarbeitet. 18 Anmeldungen für das Presse-Round-Table sind beim Veranstalter eingegangen (Pressemitteilung 11, Beispiel), eine für die Veranstalter unerwartethohe Zahl von Teilnehmern.
Der erste gemeinsame Kongress der Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheksverbände e.V. (BDB) und der Deutschen Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis e.V. (DGI) vom 20. bis 23. März 2000 in Leipzig erwartet über 3.000 in- und ausländische Teilnehmer/-innen. Das Thema "Information und Öffentlichkeit" verspricht interessante Arbeitsergebnisse für die dokumentarische und bibliothekarische Praxis und ihrer gemeinsamen Aufgaben. Um ein ähnliches erfolgreiches Ergebnis in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nach dem 89. Deutschen Bibliothekartag zu erzielen, sollte das Freiburger Modell einer integrierten Medienarbeit ein Vorbild sein. Nur so lässt sich dieses neue Modell einer Fachtagung auf dem Gebiete der Bibliotheks-, Dokumentations- und Informationswissenschaft überzeugend in den Medien darstellen. Die ausgezeichnete Arbeit des Teams um die Freiburger Medienspezialisten Dr. Thomas Nesseler und Elke Keiper hat den Bekanntheitsgrad unserer Bibliotheken in großem Maße verstärkt und die Themen unseres bibliothekarischen Berufsstandes weit verbreitet. Einen Rückschritt können wir uns nicht leisten, zumal endlich bewiesen worden ist, dass die deutschen Bibliotheksverbände ernsthaft dabei sind, durch vielfältige Massnahmen sich als Partner für die Medienwelt zur Verfügung zu stellen. Sie haben der Bevölkerung etwas zu bieten, sie garantieren allein freien Zugang zu Informationen, Wissen, Bildung und Unterhaltung. Neben Büchern und Zeitschriften haben neue Medien und digitale Informationsnetzwerke längst Eingang in Bibliotheken jeder Grössenordnung gefunden. Die Wissensgesellschaft der Zukunft ist ohne Bibliotheken mit dem Zugang zum weltweiten Daten- und Informationsaustausch nicht denkbar. Verspielen wir also nicht die Chance und gehen offensiv mit unseren umfassenden Angeboten unserer Bildungseinrichtungen in den internationalen Leistungswettbewerb. Nur die beste Medienpräsentation garantiert uns in Zukunft Mitspracherechte.
Umgang mit Medien, Presse, Öffentlichkeit: ein praxisorientierter Leitfaden für den Mittelstand / (Red. Florian Ditges ....). - 2. Aufl., Stand Januar 1998. - Bonn: Dt. Industrie- und Handelstag, 1998. - 125 S. (DIHT; 384)
![[Rolf Manfred Hasse]](../../images/hasse.jpg)
Rolf Manfred Hasse ist Geschäftsführer des Landesverbandes Niedersachsen im DBV und mit der Pressearbeit des Deutschen Bibliotheksverbandes e.V. beauftragt
Niedersächsische Landesbibliothek
Waterloostrasse 8
D-30169 Hannover
Tel.: (0511) 1267-346