1. Die Fraunhofer-Gesellschaft
1. Die Fraunhofer-Gesellschaft
Die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine Organisation für angewandte Forschung in Deutschland, Sitz der
Gesellschaft ist München. Insgesamt gibt es derzeit 47 Forschungseinrichtungen an 40 Standorten in
Deutschland. Die Forschung der Fraunhofer-Gesellschaft umfaßt die Gebiete Werkstofftechnik,
Produktionstechnik, Informations- und Kommunikationstechnik, Mikroelektronik und Mikrosystemtechnik,
Sensorsysteme und Prüftechnik, Verfahrenstechnik, Energie- und Bautechnik, Umwelt- und
Gesundheitsforschung, Technisch-Ökonomische Studien und Informationsvermittlung.
Zielgruppen und Auftraggeber der Fraunhofer-Gesellschaft sind kleine, mittlere und große Unternehmen in
der Industrie und im Dienstleistungssektor. Für sie entwickelt die FhG umsetzbare und innovative Lösungen.
Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene Forschungs- und Entwicklungsabteilung ist die
Fraunhofer-Gesellschaft wichtig. Auch Bund und Länder sind Auftraggeber für Forschungsprojekte auf
Gebieten wie Umweltschutz, Energietechniken und Gesundheitsvorsorge. Im Rahmen der Europäischen Union
beteiligt sich die Fraunhofer-Gesellschaft an den entsprechenden Technologieprogrammen.
2. Der Bibliotheks-Ausschuß, FhG-Online und der EDV-Arbeitskreis
In den meisten Fraunhofer-Instituten gibt es eine zentrale Stelle für die Literatur- und Informationsversorgung. Die einzelnen Bibliotheken und Informationsstellen unterscheiden sich inhaltlich, da sie sich an den Fachrichtungen der Institute orientieren. Auch hinsichtlich der Größe gibt es Unterschiede. Angefangen bei einer kleinen Bibliothek mit ein paar hundert Büchern und nur wenigen Zeitschriftenabonnements, betreut von Hilfskräften oder nebenbei von einer Sekretärin oder einem Wissenschaftler, bis hin zu Bibliotheken mit 30.000 Monographien und einigen hundert laufenden Zeitschriften, die von ausgebildeten Bibliothekaren geführt werden.
Um vor allem die kleineren Bibliotheken zu unterstützen, wurde 1986 der Bibliotheksausschuß gegründet, der die Interessen und Belange der FhG-Bibliotheken vertritt. Zugleich wurde der interne Service FhG-Online eingerichtet, ein Team, daß die Unterstützung der Bibliotheken zur Aufgabe hat, Schulungen anbietet und eine Datenbank der Veröffentlichungen der Fraunhofer-Wissenschafter, die Fraunhofer-Publica, produziert.
1996 wurde der EDV-Arbeitskreis* des Fraunhofer-Bibliotheksausschusses ins Leben gerufen, um den Einsatz der EDV in den Fraunhofer-Bibliotheken zu verbessern.
Diskussionspunkte waren u.a. CD-ROM im Netz, Fernleihprogramme und die Ermittlung des Ist-Zustandes sowie, daraus abgeleitet, die Formulierung des Mindeststandards für die Software- und Hardwareausstattung und für die Kommunikationsinfrastruktur in den FhG-Bibliotheken.
Hauptaufgabe jedoch war die Evaluierung von Bibliothekssystemen.
*Mitglieder: Siegrid Hecht-Veenhuis (Vorsitz), Fraunhofer-Institut für Naturwissenschaftlich-Technische
Trendanalysen (INT), Euskirchen; Michael Erben-Russ, Fraunhofer-Gesellschaft Zentralverwaltung (ZV),
München; Martina Fuchs-Blum, Fraunhofer-Institut für Systemtechnik und Innovationsforschung (ISI),
Karlsruhe; Barbara Haller, FhG-Online, Stuttgart; Bernd Harmsen, FhG-Online, Stuttgart; Brigitte Hasel,
FhG-Online, Stuttgart; Christina Herkommer, Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung
(IPA), Stuttgart; Kerstin Ochudlo-Höbing, Fraunhofer-Institut für Materialfluß und Logistik (IML), Dortmund;
Christine Sattelmayer, FhG-Online, Stuttgart
3. Der Rückblick: TINlib
Im Herbst 1988 began FhG-Online die Arbeit mit dem Integrierten Bibliothekssystem TINlib. Aufgaben waren die Übersetzung, Weiterentwicklung und die Schulungen in den Fraunhofer-Bibliotheken. Außerdem wurde ein Help-Desk für technische und bibliothekarische Fragen eingerichtet.
Ende 1988 Jahres wurde das Integrierte Bibliothekssystem dann in den ersten Fraunhofer-Bibliotheken eingesetzt, zunächst nur der Katalog, später auch die anderen Module wie Ausleihe, Erwerbung, Zeitschriftenkontrolle.
Inzwischen haben 34 Bibliotheken TINlib im Einsatz. Mit den Entwicklungen auf dem EDV-Sektor und der
immer größer werdenden Bedeutung des World Wide Web konnte das System jedoch nicht mithalten. Das
veraltete ASCII Interface war vor allem den Kunden der Bibliotheken, den OPAC Nutzern, nicht mehr
zumutbar. Ein weiteres großes Problem war das Jahr 2000, das schon 1997 dort auftrat, wo mit sehr langen
Ausleihfristen gearbeitet wird.
4. Die Vorgehensweise
Als erster Schritt wurde ein Anforderungskatalog entworfen (s. Anhang), der sich einerseits an Kritikpunkten bezüglich TINlib, andererseits an den gewachsenen Ansprüchen durch das World Wide Web orientierte. Dabei fiel auf, daß es sehr schwierig sein würde, sich von den durch TINlib geprägten Gewohnheiten zu lösen. Die einzelnen Kriterien wurden dann gewichtet und in drei Kategorien eingeteilt: soll, kann, muß (k.o. Kriterien).
Parallel dazu wurde der Markt vollständig integrierter Bibliothekssoftware gesichtet. Forderungen hinsichtlich der Plattformen (Server: UNIX, WindowsNT; Client: WindowsNT, Windows95) schlossen viele Systeme schon von vornherein aus. Außerdem waren bei vielen Systemen Funktionalitäten nicht realisiert, die selbst schon bei TINlib verwirklicht waren und das neue System sollte ja eine Verbesserung sein.
Einige Programme wurden bei Präsentationen vorgestellt oder von Mitgliedern des EDV-Arbeitskreises auf Messen oder bei Anwendern "vor Ort" gesichtet. Ein aus dem Anforderungskatalog abgeleiteter Fragebogen wurde dann an insgesamt 8 Anbieter geschickt und von allen beantwortet zurückgesendet. Die Auswertung ergab schließlich 3 zu testende Systeme. Die Tests fanden im Frühjahr 1998 statt. Getestet wurde anhand eines Leitfadens, es war immer mindestens ein Mitglied von FhG-Online und möglichst auch ein bis zwei Bibliothekare an den Tests beteiligt. Die erste Testrunde brachte allerdings kein eindeutiges Ergebnis. Deshalb entschloß sich der Arbeitskreis zu einer zweiten Testrunde im Herbst 1998. Es wurden noch einmal drei Systeme getestet. Nach den Tests schienen vier Systeme den Anforderungen weitgehendst zu entsprechen. Den Anbietern dieser Systeme wurde die Möglichkeit geboten, ihr Produkt auf der alljährlich stattfindenden Arbeitstagung der FhG-Bibliotheken vorzustellen. Dies geschah im Rahmen einer 20minütigen Präsentation. Zusätzlich waren die Anbieter bereit, den Tagungsteilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich während des Tages an einem Stand eingehender zu informieren.
Die Arbeitstagung bot den Bibliothekaren die Möglichkeit, sich alle geeigneten Systeme anzusehen. Ihre Meinung wurde mit einem Fragebogen zur allgemeinen Akzeptanz der vorgestellten Systeme abgefragt.
Die endgültige Entscheidung fand dann in vier Schritten statt. Zuerst wurde der Fragebogen der Anwender
ausgewertet, dann wurden weitergehende Kriterien diskutiert. Die zwei aussichtsreichsten Programme wurden
dann noch hinsichtlich ihrer Vor- und Nachteile gegeneinander verglichen, doch auch dann war die
Entscheidung nicht zu treffen. Nachdem alle Ausschußmitglieder die Möglichkeit hatten, sich noch einmal
eingehend mit den in Frage kommenden Systemen zu befassen, kam es zur Abstimmung, aus der
STAR/Libraries als Sieger hervor ging.
5. Die Dokumentation im Web
Bei 34 TINlib-Anwendern an 23 Standorten stellte sich die Frage, wie man alle Betroffenen und alle Interessierten immer aktuell informieren kann. Da bot sich natürlich eine Dokumentation im World Wide Web an. Der Anforderungskatalog, Berichte von Präsentationen, Testergebnisse - alles wurde sofort im Web veröffentlicht (http://www.irb.fhg.de/fhgonline/info/eval.htm). Alle Interessierten konnten sich somit immer auf dem neuesten Stand bringen.
Ursprünglich zur Information für die Fraunhofer-Bibliotheken gedacht, stellte sich bald heraus, daß das
Auswahlverfahren auch außerhalb der FhG auf großes Interesse stieß. Da auf dem Sektor der
Bibliotheksautomation gerade ein großer Umbruch stattfindet, viele der existierenden Systeme entsprechen
nicht den neuesten Software-Anforderungen und Standards, kamen Anfragen bezüglich der Erfahrungen und
auch Kommentare aus den unterschiedlichsten öffentlichen wie auch privaten Einrichtungen. Da der
Bibliothekssoftware-Markt sehr übersichtlich ist, konnten Erfahrungen und Eindrücke ausgetauscht und
diskutiert werden. So kam auch der Kontakt zur BIS-LOK-User-Group zustande. Die Anwender von
BIS-LOK wurden durch den Konkurs der Firma DABIS im Juni 1997 mit dem Problem einer Umstellung auf
ein anders System konfrontiert. Da die BIS-LOK-Anwender aus unterschiedlichen Einrichtungen kommen,
wird hier allerdings kein einheitliches Ergebnis angestrebt. Es bleibt jedem selbst überlassen, ob, wann und
auf welches System umgestellt wird. Die in der Fraunhofer-Gesellschaft gesammelten Erfahrungen wurden
bei den Anwendertreffen jedoch diskutiert und schließlich berichtete Bernd Harmsen von FhG-Online auf
einem BIS-LOK-Treffen über den damaligen Stand des Auswahlverfahrens.
6. Das Ergebnis
Fazit des Auswahlverfahrens ist, daß es zwar einige sehr gute integrierte Bibliothekssysteme auf dem Markt gibt, diese aber hauptsächlich auf öffentliche Bibliotheken bzw. große wissenschaftliche Bibliotheken zugeschnitten sind. Produkte, die in den großen Verbünden jetzt eingesetzt werden, sind für die kleinen bis mittleren Fraunhofer-Bibliotheken ein "Overkill". Hinsichtlich Monographienkatalog und Ausleihverwaltung sind einige der getesteten Systeme hervorragend. Für kleine bis mittlere Spezialbibliotheken allerdings sind sie nicht geeignet.
Ein Schwerpunkt in den Fraunhofer-Bibliotheken liegt bei der Erschließung Grauer und Unselbständiger
Literatur. Gerade die hierarchische Verknüpfung von Aufsätzen zum übergeordneten Dokument macht, vor
allem bei der Suche, vielen Systemen Probleme. Mit STAR/Libraries wurde ein Programm gewählt, für das
es nicht von Anfang an eine Bibliotheksanwendung gab. Ausschlaggebend für STAR war die hohe
Flexibilität des Systems, die es erlaubt, die Software an die spezifischen Anforderungen von
Spezialbibliotheken anzupassen. Die dazugehörige Bibliotheksanwendung STAR/Libraries besitzt alle
erforderlichen Funktionalitäten und Module für Erwerbung, Ausleihe, Kardex.
7. Die Vorbereitung für die Umstellung
Bei den Vorbereitungen für die Datenübernahme nach STAR waren zuerst einmal die Daten aus TINlib zu exportieren. Der Export erfolgte feldweise mit einem vorangestellten zweistelligen Feldbezeichner im ASCII-Format. Auch die Daten zu Ausleihern und Lieferanten konnten exportiert werden.
Anschließend wurde festgelegt, was mit den einzelnen Feldern in der neuen Datenbank gemacht werden soll. Eine Reduzierung der Felder, wie ursprünglich angedacht, war kaum möglich.
Besonderes Augenmerk bei der Definition der STAR-Datenbank wurde auf die Unselbständige Literatur gelegt. Es sollte möglichst viel aus den übergeordneten Dokumenten mit indexiert werden. Das Erscheinungsjahr einer Monographie, insbesondere bei Tagungsbänden, muß auch bei den daraus erfaßten Aufsätzen indexiert sein, um eine Eingrenzung bei der Recherche zu ermöglichen. Das gilt ebenso für Körperschaften, Konferenzen usw. Dies war deshalb so wichtig, weil viele FhI-Bibliotheken die Veröffentlichungen der Wissenschaftler und Mitarbeiter am Institut erfassen, um sie z.B. für den Jahresbericht auswerten zu können und auch um sie für die Dokumentation in der Datenbank Fraunhofer-Publica zu melden. Diese Meldungen sollen in Zukunft weitgehend automatisiert werden. Hier bietet STAR viele Möglichkeiten.
Eine wesentliche Verbesserung der Datenstruktur ist die Einführung der "Link-Felder" im STAR-Katalog. Diese Felder ermöglichen es, URLs an mehreren Stellen aufzunehmen:
Titel (Monographien, Aufsätze) - Link zum Volltext
Zeitschriftentitel - Link zu Inhaltsverzeichnissen
Körperschaften - Link zur Homepage
Verlage - Link zur Homepage
Das ermöglicht vor allem den OPAC-Nutzern, die Möglichkeiten des World Wide Web, auch vom Instituts-Katalog ausgehend, zu nutzen. Da die Zufriedenheit der Bibliothekskunden, d.h. der Mitarbeiter an den Instituten, von Anfang an eine große Rolle spielte, wurde viel Zeit in die Gestaltung des Web-OPACs investiert.
Die Umstellung von mindestens 22 Bibliotheken, es handelt sich hierbei um die Bibliotheken, die schon die Ausleihverwaltung in TINlib einsetzen, muß bis Ende 1999 fertiggestellt sein.
Dennoch wurde beim Auswahlverfahren und bei der Anpassung von STAR/Libraries gründlich und sorgfältig vorgegangen, so daß die Umstellung in den einzelnen Instituten schnell und problemlos vollzogen werden kann.
Die Flexibilität des Systems fordert einiges an Entscheidungen und Entwicklungsarbeit, bietet dafür aber auch
viele Möglichkeiten, die die Bibliotheksarbeit und die Benutzung des Katalogs vereinfachen werden.
Anhang: Anforderungskatalog
Bibliothekarische Anforderungen
Erwerbung
- Stornierungen, Rücksendungen, Wunschlisten, Reklamationslisten
- Übernahmemöglichkeit von Bestelldaten in z.B. email oder Fax
- Bestellungen (bibliographische Stammdatei)
- automatische Dublettenprüfung (z.B. Titel, Autor, Jahr, Verlag, ISBN)
- Adreßdatei (z.B. Lieferanten-Verzeichnis)
- Terminüberwachung und Mahnwesen
- Akzession, Rechnungswesen, Projektzuordnung (Abteilungs-/Gruppenzuordnung)
- Statistik
- Textverarbeitung (z.B. Formbriefe), flexible Gestaltung der Briefe
Katalogisierung
- Titelaufnahme mit graphischer Oberfläche
- Schlagwortkatalog, Systematischer Katalog (Klassifikation)
- Übernahme von Datensätzen aus externen Datenbanken
- Thesaurusverwaltung
- Abstracts
- automatische Registerverwaltung (z.B. Verfasser-, Schlagwortregister)
Recherchen
- Vereinfachte Recherche für die Benutzer (Windows-OPAC, WWW-OPAC)
- Vollrecherche für Bibliothekspersonal
Ausleihe
- Vormerkungen von Benutzer selbst einzugeben, flexible Verlängerungen
- Standortangabe: Standort = Entleiher - Angabe im Ausleihmodul
- Nutzerdatei
- Ausleihvorgang (Dateneingabe): Barcodegestützt
- Vormerkungen, Leihfristensteuerung
- flexibles Mahnwesen
- Statistik
Zeitschriftenverwaltung
- Beliebige Auswertung alter Umlauf- und Zeitschriftendaten
- Verwaltung als Einzel- oder Mehrfachexemplare
- Automatisches Löschen von Personennamen in allen Verteilern
- Bindemodul
- Terminüberwachung mit Vorhersagemuster
- Ausleihe / Umlauflisten (beliebig viele Zeitschriften, beliebig viele Umlaufgruppen)
- Bearbeitungsvermerke (unbegrenzt Platz für alle Sonderfälle)
Variable Druckaufbereitung
Systemanforderungen
- variable Formatwahl (z.B. nach RAK, DIN), frei definierbar (auch temporär), Felder und deren Reihenfolge
wählbar
- Listen (z.B. thematisch, Zugang, Verfasser, Titel)
- Kopplung mit Textverarbeitung
Hardware und Betriebssystem
- hardwareunabhängig
- Mehrplatzfähigkeit
- Standardbetriebssystem: Windows '95 / Windows NT, MS-DOS / Unix
- Kommunikationsfähigkeit intern (Netzwerkfähigkeit) und extern: Novell, TCP/IP, Pathworks, gute
Netzsicherheit
- Ausbau-, Erweiterbarkeit
- Sonstige Standards (Schnittstellen, Datenbankmodell): Z 39.50 Schnittstelle
Datenbankdesign
- Anzahl Datenbasen > 1
- beliebige Anzahl verwaltbarer Dateien
- beliebige Anzahl von Sätzen pro Datei
- Speicherung mit variablen Satzlängen
- mind. 50 Felder pro Satz
- max. Feldlänge > 1500 Zeichen, beliebig viele Zeichen pro Feld
- beliebige Zahl verknüpfbarer Felder
- Feldnamen nachträglich veränderbar
Datenerfassung
- Einsatz von Barcode-Lesern, Erfassung und Archivierung von Volltexten mit Hilfe der OCR
- menügesteuerte Eingabeunterstützung (deutsch, incl. Handbuch)
- Strukturprüfungen als Erfassungshilfen definierbar
- nicht alle Felder müssen ausgefüllt werden (Kann- und Mußfelder)
- Prüfung von Texten anhand von Registerdateien (z.B. Körperschaftsdatei)
- Datenimport und Datentransformation aus fremden Datenbanken, Schnittstellen Verbund/CD-ROM in allen
gängigen Formaten
- unterstützende Textverarbeitung
- deutscher Zeichensatz
- eingabeabhängige Feldlänge in der Erfassungsmaske
Invertierung
- unbeschränkte, frei definierbare Anzahl von Feldern invertierbar
- gemeinsame Invertierung in einem Basic Index"
- Stopwortliste definierbar
- automatische Invertierung in Registerdateien
- Änderungen im Datensatz bewirken Änderungen der Indexdateien
- zweites Trennzeichen (zusätzl. zum Standardtrenner) definierbar
- volle Wortlänge eines Eintrags im Index
Retrievalfunktionen
- einfache Makroerstellung, Zwischenspeicherung
- sowohl menügesteuerte als auch direkte Suche
- definierbare Zugriffsberechtigungen
- Suche in Indexdateien und von Zeichenketten
- volle Boolsche Logik mit einfach handhabbarer Verkettung
- Kontextoperatoren
- Bereichsoperatoren (relationale Operatoren)
- beliebige Schachtelung von Suchschritten
- Suche nach Wortfragmenten links- und rechtsseitig
- Maskierung von Zeichen im Suchbegriff
- Anzeigen der Registereinträge (beliebiger Einstieg) mit Dokumentenanzahl
- Anzeige des Suchprofils
- Abspeicherung von Suchprofilen zur späteren Wiederverwendung
- Rückbeziehung auf frühere Frageergebnisse
- Einbeziehung von Thesaurusrelationen in die Suchfrage
Ausgabefunktionen
- Online-Anzeige von gefundenen Dokumenten, Selektion einzelner Titel (ankreuzen)
- Ausgabe auf Drucker
- Ausgabe im Textfile
- Bildschirm- und Druckformate frei definierbar und vordefinierbar
- Sortierung (auch geschachtelt) vor der Ausgabe, Lexikographisches Sortieren
- Markierung der Suchbegriffe im Dokumentenergebnis
- Datenexport, Schnittstelle Verbund, CD-ROM in allen gängigen Formaten
Sonstiges
- Automatische Wiedervorlage
- Automatische Datenbankpflege und -wartung
- Automatische Datensicherung
- Verwaltung von Bild- und Sounddateien, Kopplung mit Textverarbeitung
- Nutzerklassen definierbar
- Schreibschutz, Leseschutz einzelner Felder
- Helpfunktionen
Support
- Beratung/ Schulung
- Fortentwicklungsmöglichkeit/ -fähigkeit
- Fehlerbehebung (Betreuung, Update, Reaktionszeit), Support in Deutschland
- Sprache im Einsatz
Kosten
- Lizenzerwerb
- Pflegevertrag
- Schulung
- Fortentwicklungskosten
![[Christine Sattelmayer]](../../images/sattelmayer.jpg)
Christine Sattelmayer arbeitet als Diplom-Bibliothekarin im Service-Team FhG-Online und ist zuständig für die Betreuung und Schulung der Mitarbeiter in den Fraunhofer Bibliotheken und Informationsstellen
Fraunhofer-Informationszentrum Raum und Bau (IRB)
Nobelstrasse 12
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