*) Die Job-Karriere-Bibliothek entstand im Rahmen des Projektes "Bibliotheksfilialen - Optimierung von Angebot und Organisation", das die Bertelsmann Stiftung gemeinsam mit der Stadtbücherei Bochum und den Städtischen Bibliotheken Dresden durchführt.

1. Auf dem Weg zu einer Themenbibliothek
2. Der Arbeitsablauf bei der Realisation der Site
3. Die bibliothekarische Sicht

1. Auf dem Weg zu einer Themenbibliothek

von Anette Stein

Am Anfang war...

...eine Themenbibliothek, die die Stadtbücherei Bochum gemeinsam mit der Bertelsmann Stiftung entwickelt hat.

Die Job-Karriere-Bibliothek ist nach der Familienbibliothek in Bochum und der medien@age in Dresden die dritte Themenbibliothek, die im Rahmen des Projektes "Bibliotheksfilialen - Optimierung von Angebot und Organisation" entstanden ist.

Die Grundidee dieser Zielgruppenbibliotheken basiert auf der These, dass mit Hilfe von Themenprofilierungen neue Kundengruppen gewonnen werden können und eine verbesserte Kundenbindung erzielt wird.

In der konkreten Umsetzung entstehen Sonderfilialen, pro Stadt jeweils einmalig, die mit einem sehr umfassenden Informations- und Dienstleistungsspektrum zu einem speziellen Themenfeld auftreten. Weitere Merkmale der Themenbibliotheken sind die zielgruppenorientierte Medienpräsentation (ebenfalls nach Themen), die Kooperation mit externen Partnern, die Vermarktung als eigenständige Marke (Branding) sowie ein strategisch günstiger Standort.

Eine ansprechende Visitenkarte im Web reicht nicht aus

Diese Rahmenbedingungen gelten für alle bisher entstandenen Themenbibliotheken. Eine neue Anforderung entstand jedoch bei der Job-Karriere-Bibliothek, da eine Bibliothek entstehen sollte, deren ausleihbares Informationsangebot mit einem Zielbestand von 5.000 Medien relativ klein ist und die Relevanz von elektronischen und Online-Informationen extrem hoch.

Wer sich heute über Jobs, Berufe und wirtschaftliche Entwicklungen informieren möchte, kann das nicht mehr ohne Recherchen im Internet und Wirtschaftsdatenbanken. Wichtige Funktionen werden aber auch weiterhin durch Printmedien abgedeckt. Somit stand zu Beginn der Konzeption der Job-Karriere-Bibliothek fest, dass die Entwicklung in Richtung einer Hybridbibliothek gehen musste.

Allen Projektbeteiligten war hierbei bewusst, dass die personellen Ressourcen sowie die Fachkenntnisse für den Aufbau und vor allem für die kontinuierliche Weiterentwicklung von virtuellen Informationsangeboten sehr begrenzt sein würden. Parallel zur Job-Karriere-Bibliothek im Internet entstand schließlich auch eine reale Bibliothek, die täglich über 700 Besucher anziehen sollte und umfangreiche Beratungsanforderungen mit sich bringen würde.

Es war daher unumstritten, externe Unterstützung zu suchen für den Aufbau einer virtuellen Schwester und Internetplattform der Job-Karriere-Bibliothek. Diese sollte möglichst leicht zu bedienen sein und keine Spezialkenntnisse erfordern.

Die Qual der Wahl oder wie findet man die richtige Webagentur

Nachdem die Entscheidung für die externe Erstellung der Internetseiten getroffen war, verlief der anschließende Auswahlprozess relativ schnell. Es wurden zunächst zwei Angebote eingeholt, die bereits erste Designvorschläge für die Startseite und beispielhafte Inhaltsseiten beinhalten sollten. Bereits zu diesem Zeitpunkt haben wir festgelegt, wie hoch ungefähr die Investitionssumme sein sollte. Dies war notwendig, um eine bessere Vergleichbarkeit zwischen den Angeboten herstellen zu können. Bekommen haben wir zwei sehr ansprechende aber auch sehr unterschiedliche Angebote.

Die erste Firma hatte einen Vorschlag entwickelt, der der neuen Bibliothek zu einem sehr professionellen Auftritt zum Thema Job und Karriere verholfen hätte. Eine genaue Analyse zeigte jedoch, dass dieser Webauftritt einen extrem hohen zusätzlichen Personalaufwand nach sich ziehen würde. Viele der eingebauten Angebote und Serviceleistungen hatten wenig unmittelbare Verbindung mit dem Kernprodukt Bibliothek. Die Bibliotheksmitarbeiter hätten in Zukunft viele zusätzliche Aufgaben und Recherchen dauerhaft übernehmen müssen.

Die zweite Firma entwickelte ebenfalls einen sehr ansprechenden Entwurf. Der entscheidende Unterschied bestand darin, dass dieser auf dem eigentlichen Rückgrat der Bibliothek aufbaute: den Medien und Informationen sowie ihrer Erschließung.

Ein weiterer unschlagbarer Vorteil war, dass bei vergleichbaren Investitionskosten ein Redaktionssystem mitgeliefert wurde, das zu geringen monatlichen Gebühren genutzt werden kann und von der Webagentur kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Mitarbeiter der Bibliothek können so ohne große Spezialkenntnisse täglich aktuelle Änderungen und Ergänzungen in die virtuelle Bibliothek einpflegen. Bei Bedarf können Informationen auch von externen Contentanbietern über Schnittstellen in automatisierten Verfahren eingebunden werden.

Vor diesem Hintergrund votierten beide Projektpartner schließlich einstimmig für den zweiten Vorschlag, der von der Hamburger Agentur Kazmedia anschließend realisiert wurde.

2. Der Arbeitsablauf bei der Realisation der Site

von Stefan Karzauninkat

Erste Überlegungen und Konzeption

• Rahmenbedingungen
• Personelle Ressourcen
• Zeit
• Finanzen
• Sitemap
• Idee einer Bibliothek Online
• OPAC & mehr
• Themenschwerpunkte
• Wie werden die Informationen zusammen gefügt?
• So funktioniert es
• Der Ablauf
• Wie kommen die Inhalte ins System?
• Das Finale

In ersten Gesprächen werden die Rahmenbedingen festgelegt, um den exakten Umfang des Projektes festzulegen. Sinn und Zweck der Website, Zielgruppe, Ressourcen und Möglichkeiten werden ausgelotet. Schon ganz zu Beginn müssen (leider) Grenzen gesteckt und die Möglichkeiten realistisch eingeschätzt werden.

Das sind einmal personelle Ressourcen der Bibliothek: Nicht nur bei der Erstellung der Site fällt eine Menge Arbeit an, sondern auch und vor allem bei der Pflege. Ein enorm wichtiges Kriterium gleich bei den ersten Planungsschritten muss daher sein, wie sichergestellt werden kann, dass die eine einmal fertiggestellte Site nicht über Monate und Jahre zum Onlinezombie mutiert, einem Untoten, der nur alle paar Monate ein paar kümmerliche neue Zeilen Lebenssaft spediert bekommt.

Auch zeitlich gibt es Grenzen. Im Falle der Job-Karriere-Bibliothek standen gerade mal drei Monate für die komplette Realisation inklusive Konzeption und technischer Umsetzung zur Verfügung. Eine enorm kurze Zeitspanne, wenn man sie mit anderen Webprojekten vergleicht.

Letztendlich spielt natürlich der schnöde Mammon auch eine Rolle. Nicht alles, was wünschenswert ist, ist auch bezahlbar. Um schon bei den ersten Gesprächen Missverständnisse auszuschließen, ist es sehr hilfreich, den finanziellen Rahmen frühzeitig zu kommunizieren. Wer schon einmal bei Webagenturen um Kostenvoranschläge für ein Projekt nachgefragt hat, wird Angebote zwischen einigen hundert und womöglich Hunderttausenden von Euro bekommen. Kein Wunder, denn keine Website gleicht der anderen. Wer ein Auto kauft, legt ja auch fest, ob es ein Sattelschlepper oder ein Kleinwagen werden soll. Etat und Verwendungszweck bestimmen den Rahmen, in dem man sich bewegt. Sinnvoll also, den direkten Weg zu gehen und danach zu fragen, wie viel Website man denn für sein Geld bekommen kann.

Wenn das klar ist, kann es los gehen:

Sitemap

Ein erstes wichtiges Instrument ist die Sitemap. Das ist ein grafischer Plan der gesamten inhaltlichen Struktur der Website und vergleichbar mit dem Plan eines Architekten. Es ist enorm wichtig, diese Sitemap sorgfältig und detailliert zu erstellen. Alle weiteren Arbeiten basieren auf dieser Vorlage. Der Aufwand (und die Kosten) für diese Basisarbeit nehmen daher einen deutlichen Platz in der Gesamtsumme ein.

Idee einer Bibliothek online

Was hat eine Bibliothek im Internet mitzuteilen? Dass sie existiert, wo sie sich befindet und wann sie geöffnet hat. Okay, das sind die Standardelemente, ohne die keine Site auskommt. Was aber noch neben diesen Basics? Zahl der ausleihbaren Medien, ein paar Hinweise zur Benutzungsordnung, vielleicht etwas zur Architektur. Alles prima. Aber etwas Entscheidendes fehlt bisher. Der Grund, weshalb ich in die Bibliothek gehe. Richtig: Die Bücher und Medien!

OPAC & mehr

Nun gibt es mehrere Möglichkeiten, Bücher im Internet zu präsentieren. Die erste, die in den Sinn kommt, ist der OPAC. Alle Bibliotheken haben einen, viele davon sind über das Internet zugänglich. Leider sind oft Optik und Präsentation der Schnittstelle nicht mehr ganz zeitgemäß. Zudem fehlen wichtige Felder wie Kurzrezensionen. Und vor allem lässt sich ein OPAC manchmal aus technischen Gründen nicht so leicht in eine Webseite integrieren, vor allem dann, wenn es um komplexe Verlinkungen geht. Die pragmatische Lösung: Der Web OPAC wird über ein Frameset (eine Gruppe ineinander geschachtelter Internet Seiten, die getrennt gesteuert, aber gleichzeitig auf dem Bildschirm präsentiert werden) in die normale Website eingebunden. Zusätzlich wird eine Möglichkeit geschaffen, eigene, ausführliche Buchtipps thematisch passend einzupflegen.

Themenschwerpunkte

Die zentrale Idee bei der Konzeption der Website für die Job-Karriere-Bibliothek war es, die reale Bibliothek inhaltlich möglichst konsequent abzubilden. Dabei soll nicht die für das Internet wenig passende visuelle Metapher Buchregal bemüht werden. Es geht viel mehr um die inhaltlichen Schlagwörter und deren medien- und damit internetgerechte Präsentation. Ziel war es, ein kleines Themennetzwerk zu erstellen und dabei den Zugriff auf alle Medien kompakt zu bündeln. Schließlich fahndet der Informationssuchende nicht nach einem bestimmten Medium, sondern nach einer Information. Dabei ist es erst mal nicht so wichtig, woher diese kommt.

Folgerichtig bieten sich beim Einstieg in die Site der Job-Karriere Bibliothek sofort die Themenlinks zur Auswahl. Mit nur einem Klick ist der Besucher im gewünschten Thema. Klickt man beispielsweise auf "Bewerbung", so findet man sofort Buchtipps "Aus unserer Bibliothek", (Bücher, die natürlich auch ausleihbar sind) WWW-Links und Verweise zu weiteren, verwandten Themen. In diesem Beispiel sind das die Unterrubriken Online-Bewerbung, Auswahlverfahren, Vorstellungsgespräch und Auslandsbewerbung. Alle Themenbereiche sind passend miteinander verknüpft.

Wie werden die Informationen zusammengefügt?

Eine dermaßen komplexe Vernetzung von Informationen lässt sich nur erreichen und vor allem auch pflegen, wenn ein leistungsfähiges Verwaltungssystem, ein Content Management System (CMS) zur Verfügung steht. Dank entsprechender Software ist es möglich, die ansonsten zeitraubende Zuordnung der Links und das Erstellen der HTML-Seiten zu automatisieren. So kann sich der Bibliothekar auf seine ureigenen Aufgaben konzentrieren: Das Erschließen, Betreuen und Organisieren von Informationen. HTML-Kenntnisse sind genauso wenig nötig wie langwieriges Einarbeiten in komplizierte Editoren. Vor allem die Ressource Zeit kann so effektiv genutzt werden.

So funktioniert es

Bei der Konzeption der Site wird bestimmt, welche Informationseinheit in welchem Zusammenhang gezeigt werden soll. Das betrifft Zuordnung und Verlinkung, Reihenfolge und Archivierung. Beispiel: Über eine übersichtliche Eingabemaske wird ein Buchtipp eingepflegt. Mit einem interaktiven Menü wird er der passenden Themenrubrik zugeordnet.

Anhand des Datums wird festgelegt, wann der Buchtipp im Netz erscheinen soll und wann er durch aktuellere ersetzt werden soll. Die vorgegebene Regel lautet: Zeige immer nur die aktuellen drei Bücher und lege die anderen ins Archiv. Das System veröffentlicht die Seiten automatisch und aktualisiert vor allem auch alle verweisenden Links. Das sind gar nicht wenige, denn das Themen-Netzwerk bietet auf jeder Seite Kontextinformationen und "teasert" weitere Seiten an. Andere Formulare, zum Beispiel für die Übersichtseiten der Themen, erlauben es, auf einer Seite beliebige Inhaltsgruppen zuzuordnen. Diese "Container" enthalten beispielsweise eine Gruppe von Buchtipps, ein Suchformular, eine Gruppe von Verweisen zu weiteren Themen. Diese gruppierten Elemente können mit einem Klick im Baukastensystem den Seiten zugefügt und dort nach Wunsch platziert werden.

Der Ablauf

Bei der Umsetzung der Ideen und der technischen Realisation können dank des modularen Systems das initiale Einpflegen der Inhalte seitens der Bibliothek, grafische Umsetzung und Programmierung seitens der Agentur parallel erfolgen. Das ist vor allem bei Arbeiten unter Zeitdruck ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Recht früh in der Ablaufphase können die Formulare zum Eingeben der Buchtipps und WWW-Links zur Verfügung gestellt werden. Dann kann schon einmal Content gesammelt werden, während das System eingerichtet wird. Da das gesamte CMS online erreichbar ist, kann das Team dezentral arbeiten. Entfernungen spielen keine Rolle. Die interne Abstimmung erfolgt über eine "Arbeitsplattform" im Internet. Das ist eine speziell eingerichtete passwortgeschützte Webseite, auf der der gesamte Arbeitsablauf dokumentiert wird. Ein Onlineforum und eine Mailingliste sorgen dafür, dass jeder im Team immer auf dem aktuellen Stand ist und diesen jederzeit nach verfolgen kann.

Wie kommen die Inhalte ins System?

Für den Bibliothekar präsentiert sich die Arbeitsplattform im Internet in Form einer gewohnten Ordner- und Dateistruktur, wie man sie von jedem Computer kennt. Mit einem Klick wird ein neues Formular geöffnet und kann gefüllt werden.

Die Eingabeformulare bieten einen abstrahierten und strukturierten Zugang zu den Inhalten. Da man aber gerne sehen möchte, wie das später auf der Website aussieht, gibt es einen "Vorschau" Knopf. Mit einem Klick wird dynamisch eine Vorabversion der fertigen Internetseite erstellt. Diese sieht genauso aus wie die spätere Online-Seite. Zu Beginn des Projektes kann es sein, dass die Vorschau-Seite noch nicht ganz so aussieht wie geplant. Es wird eben an allen Ecken gebaut und man braucht sich nicht dadurch irritieren lassen, dass möglicherweise die Optik noch etwas "verschoben" aussieht. Beruhigend zu wissen, dass die Daten selbst dann, wenn die Testanzeige noch nicht hundertprozentig steht, korrekt sind und erhalten bleiben. Inhalt und Form sind durch die Verwendung des durch das World Wide Web Consortium (W3C) international genormten Dateiformates XML konsequent getrennt und, nebenbei, aus diesem Grunde auch zwischen unterschiedlichen Systemen leicht austauschbar.

Das Finale

Das parallele Arbeiten führt dazu, dass alle Beteiligten live verfolgen können, wie die Site wächst. Zu dem Zweck wurde ein Testserver eingerichtet. So kann auch dann, wenn der endgültige Server noch nicht zur Verfügung steht, trotzdem schon einmal begutachtet und Details eventuell verbessert werden. Wenn der endgültige Server dann eingerichtet ist, kann das CMS entsprechend umkonfiguriert werden, so dass mit einem Klick die Site auf dem neuen Rechner zur Verfügung steht.

In diesem Falle wurde das letzte Update wenige Stunden vor der offiziellen Eröffnung eingespielt. Zieleinlauf just in time.

Technik

Das CMS läuft während der Entwicklung und auch im späteren Betrieb der Website auf dem Server der Agentur und ist dadurch komplett getrennt von dem Webserver, der die Seiten später im Internet ausliefert. Dadurch bleibt man unabhängig von den internen Gegebenheiten der EDV-Infrastruktur. So fallen zeitraubende Installationen und Testläufe weg. Auch spezielle Schulungen für technisches Personal sind nicht notwendig, es muss lediglich der Serveradministrator einmalig für die Einrichtung des Servers und der verwaltungsinternen Firewall bemüht werden.

3. Die bibliothekarische Sicht

von Cornelia Dörnemann

Konzeption, Umbau und Einrichtung der "realen" Job-Karriere-Bibliothek zu bewältigen (als "Shop im Shop" innerhalb der Zentrale der Stadtbücherei Bochum) und gleichzeitig ein attraktives virtuelles Angebot aufzubauen, bedeutete für uns Bibliothekare ein äußerst arbeitsintensives Vorhaben. Keine drei Monate für die Umsetzung, keine zusätzlichen personellen Ressourcen - es galt, mit viel Motivation ein umfassendes Projekt zu verwirklichen.

Wichtigstes Ziel für die virtuelle Job-Karriere-Bibliothek war es, nicht irgendeine neue Internetsite zum Thema Ausbildung, Studium und Beruf ins Netz zu stellen, sondern die reale Job-Karriere-Bibliothek weitestgehend wiederzuspiegeln und darüber hinaus interessante und relevante Internetquellen aufbereitet anzubieten. Egal, ob vor Ort in der Bibliothek oder online rund um die Uhr, für jeden Kunden sollte ein attraktives, einfach zu bedienendes und umfassendes Informationsangebot zur Verfügung stehen. Dazu gehören auch Rezensionen zu aktuellen Büchern und Medien, Tipps zu Veranstaltungen und Weiterbildungen in und um Bochum sowie die Verlinkung wichtiger Anlaufstellen und Kooperationspartner wie z. B. Arbeitsamt, VHS oder IHK.

Umsetzung

Nachdem wir festgelegt hatten, welche Themenbereiche sich besonders für das Internet eignen, und die inhaltliche Struktur der Sitemap abgestimmt war, arbeitete die Agentur intensiv am Aufbau und der technischen Realisation, sie übernahm auch die Erstellung von allgemeinen Einleitungstexten. Wir erstellten parallel dazu Texte und Inhalte zu den einzelnen Rubriken ("Wir über uns", "Anmeldung / Ausleihe") und lieferten die Buchtipps mit passenden Abbildungen der Titelseiten und Links. Die Zusammenarbeit mit der Agentur funktionierte reibungslos - über die Mailingliste oder telefonisch - und es war spannend, die Site wachsen zu sehen.

Etwas problematisch gestaltete sich zuletzt allein die Überspielung der fertigen Seiten auf den gewünschten Server. Die Homepage der Job-Karriere-Bibliothek sollte ebenso wie die Seiten der Familienbibliothek auf dem Webserver der Stadt Bochum untergebracht werden, und die Agentur musste Zugriff darauf erhalten. Nach einigen Startschwierigkeiten ist auch dies gelungen und unter www.bochum.de/stadtbuecherei/job-karriere-bibliothek sind wir zu erreichen. Um eine einfache Adressierung zu ermöglichen wurden zusätzlich die Domains www.job-karriere-bibliothek.de und www.job-karriere-bochum.de reserviert.

Praktische Erfahrungen

Zur Erleichterung der Arbeit mit dem Content Management System bekamen wir von Kazmedia eine kurze Einführung und eine Dokumentation als Arbeitsanleitung. Fragen zu unerwarteten Schwierigkeiten konnten wir im direkten Kontakt mit der Agentur klären. Dabei hat sich die Erfahrung der Agentur mit anderen Bibliotheksprojekten für uns ausgezahlt: Die Hamburger Mitarbeiter konnten sich in unsere Denk- und Arbeitsweise, unsere Vorstellungen und Anliegen gut hineinversetzen.

Der Einsatz eines CMS hat sich sehr bewährt. Im Gegensatz zu HTML-Programmierungen können mit relativ wenig Zeitaufwand regelmäßig Aktualisierungen vorgenommen werden: Über den Server der Agentur loggen wir uns in das System ein und können die vorgenommenen Änderungen direkt publizieren. Besonders pflegeintensive Teile der Homepage, wie z. B. Veranstaltungshinweise oder der "Buchtipp der Woche", können jederzeit verändert und aktualisiert werden, auch wenn gerade vielleicht nur eine Viertelstunde zur Verfügung steht. Im Moment werden kleine Korrekturen und Verbesserungen eingearbeitet, mit denen zum Teil Hinweise von Nutzern aufgegriffen werden, und vor allem werden die Linksammlungen und die für die Nutzer relevanten Kontakte ausgebaut.

Wir haben inzwischen viel positives Feedback von Kunden und Kollegen erhalten, was die Attraktivität der Gestaltung, die Übersichtlichkeit und leichte Bedienbarkeit der Site betrifft. Wir freuen uns, wenn Sie sich einmal selbst einen Eindruck verschaffen, denn ob zustimmend oder kritisch: Feedback ist willkommen!

Anette Stein ist Projektleiterin Bereich Öffentliche Bibliotheken der

Bertelsmann Stiftung
Carl-Bertelsmann-Str. 256
D-33311 Güterloh
E-Mail: anette.stein@bertelsmann.de
URL: http://www.bertelsmann-stiftung.de/Bibliotheksfilialen

Kazmedia
Barner Strasse 14
D-22765 Hamburg
Tel: (040) 361228 60
Fax: (040) 361228 69
E-Mail: stefan.karzauninkat@kazmedia.net

Stadtbücherei Bochum
Willy-Brandt-Platz 2-6
D-44777 Bochum
E-Mail: cdoernemann@bochum.de
URL: http://www.bochum.de/stadtbuecherei/job-karriere-bibliothek