Universitätsbibliothek Vechta:

„Aufsichtscanner sind unersetzlich für den Kopier-, Druck- und Scanbetrieb“

Sie schonen die Bücher, entlasten die Umwelt und ermöglichen zeitgemäße, digitale Medienangebote: Aufsichtscanner erfüllen im Freihandbereich vieler Bibliotheken zentrale Aufgaben. Wie bedeutsam diese Mehrwerte für Studierende und Bibliotheksbetreiber sind und welche Faktoren wichtig für den Scanner-Einsatz sind, zeigt die Erfolgsgeschichte der Universitätsbibliothek Vechta.

Auf der einen Seite muss aktuell und bedarfsorientiert Literatur bereitgestellt werden, auf der anderen Seite sind dafür begrenzte Mittel vorhanden. In diesem Spannungsfeld bewegen sich viele Bibliotheken. Umso wichtiger ist es, die Bestände zu schützen und möglichst lange nutzbar zu halten.

Die Universitätsbibliothek Vechta beschäftigte sich deshalb schon frühzeitig damit, ihre Infrastruktur für das Kopieren und Drucken zu ergänzen. Durch häufiges Kopieren auf herkömmlichen Multifunktionsgeräten werden Bücher und Zeitschriften immer wieder in Mitleidenschaft gezogen. Aufsichtscanner bieten hier einen entscheidenden Vorteil: Sie ermöglichen ein berührungsloses Digitalisieren.

Nachhaltigkeit und Digitalisierung im Fokus

Zusätzlich sprachen Nachhaltigkeitsaspekte für die Verwendung von Aufsichtscannern. Die Universität Vechta engagiert sich für mehr Nachhaltigkeit in allen Funktionsbereichen – von Lehre und Forschung über die Verwaltung bis hin zur Gestaltung von Campus und Bibliothek. Bei der Beschaffung der Hardware spielen Kriterien für eine nachhaltige IT deshalb eine große Rolle.

„Aufsichtscanner bieten große Nachhaltigkeitsvorteile“, wie PD Dr. Gunther Schmidt, Leiter des Rechenzentrums der Universität Vechta, erklärt: „Wenn mehr hochwertige digitale Kopien verfügbar sind, wird weniger gedruckt. Damit sparen wir aktiv CO2-Emissionen ein“, und ergänzt: „Wir fördern das unter anderem auch damit, dass wir von den Beschäftigten und Studierenden keine Gebühren für die Nutzung der Aufsichtscanner erheben.“

Drittens unterstützen Aufsichtscanner Bibliotheken dabei, ein zeitgemäßes Dienstleistungsspektrum bereitzustellen: „Studierende und Forscher verlangen heute schnell und unkompliziert digitale Kopien für ihr wissenschaftliches Arbeiten. Mit Aufsichtscannern werden wir diesem Trend zur Digitalisierung in Forschung und Lehre gerecht“, betont er.

In 2013 wurden im öffentlichen Bereich der Bibliothek zusätzlich zu den bestehenden Multifunktionsgeräten insgesamt acht Aufsichtscanner der Firma Zeutschel installiert, ein Großteil davon stammt aus der Modellreihe „zeta“. Sieben Jahre danach zeigen die Erfahrungen der Universitätsbibliothek Vechta, wie bedeutsam für den Projekterfolg ein optimaler Mix aus leistungsstarken Geräten und kompetenter Unterstützung eines externen Partners ist.

Bedienkonzept wie bei Smartphone und Tablet

Bei der Auswahl der Scanner stellten die Projektverantwortlichen drei Kriterien in den Mittelpunkt: Bedienung, Bildqualität und die Anbindung an das Kopierkartensystem. „Beim Einsatz im Freihandbereich kommen für uns nur Geräte in Frage, die sich für die Selbstbedienung durch die Nutzer eignen. Auch Gelegenheitsanwender müssen in der Lage sein, die Scanner schnell und unkompliziert zu bedienen“, erläutert PD Dr. Gunther Schmidt.

Der Zeutschel zeta überzeugt hierbei mit einem modernen Bedienkonzept. Über einen seitlich am Gerät angebrachten Touchscreen lässt sich der Scanner intuitiv und barrierefrei bedienen. Die Menüführung ist selbsterklärend.

Für zusätzlichen Bedienkomfort sorgt die vorinstallierte Software. Diese rückt schief aufgelegte Vorlagen automatisch gerade. Sehr praktisch ist auch die programmgesteuerte "Perfect Book"-Buchfalzentzerrung: Die störende Stauchung von Buchstaben in der Mitte des aufgeklappten Buches gehört damit der Vergangenheit an.

Danilo Wolf, Vertriebsmitarbeiter der Isfort GmbH & Co. KG

Gunther Schmidt, Leiter des Rechenzentrums an der UB Vechta.

Mit diesen Funktionen und einer Standard-Auflösung von 300 ppi in Farbe, die auf 600 ppi erhöht werden kann, erhalten die Anwender qualitativ-hochwertige Images.

PD Dr. Gunther Schmidt: „Es gibt ganz eindeutig eine wechselseitige Beziehung zwischen Handhabung, Bildqualität und der Akzeptanz durch die Studierenden. Je einfacher die Scanner zu bedienen sind und je höher die angebotene Bildqualität, desto intensiver werden die Scansysteme genutzt.“

An Herausforderungen wachsen

Als große Herausforderung des Projektes erwies sich die Integration der Aufsichtscanner mit der Kopierkartenlösung. Damit wird sichergestellt, dass Druckaufträge an den Multifunktionsgeräten ausgegeben und auch abgerechnet werden können.

„Wir mussten eine eigene Schnittstelle entwickeln, um die Kommunikation der beiden Systeme sicher zu stellen“, berichtet Danilo Wolf, Vertriebsmitarbeiter der ISFORT GmbH & Co. KG.

Der traditionsreiche Händler und Integrator im Office-Umfeld verantwortet in der Universitätsbibliothek Vechta den Betrieb der gesamten Infrastruktur für das Kopieren, Drucken und Scannen. „Die Komplexität der Aufgabe war sehr hoch und wir haben viel Zeit und Ressourcen investiert“, erklärt Danilo Wolf und fährt fort:

„Aber am Ende hat sich all der Aufwand gelohnt. Die Kommunikation funktioniert einwandfrei. Und wir konnten uns wertvolles Know-how aneignen, das auch in anderen Projekten hilfreich sein wird.“

Von Scan2USB über Scan2Mobile bis Scan2Print

Seit der Installation der Aufsichtscanner können Studierende der Universität Vechta verstärkt digitale Medienangebote für die
wissenschaftliche Arbeit nutzen.

Durch Einführen der UniCard an einem Kartenlesegerät, das an die Scanner angeschlossen ist, kann der Aufsichtscanner genutzt werden. Nach dem Scan sind mehrere Ausgabeoptionen verfügbar: Die Speicherung auf angeschlossene USB-Sticks (Scan2USB), der Versand per Mail (Scan2Mail) und die Ablage auf Smartphone und Tablet. Bei Scan2Mobile lassen sich die gescannten Seiten direkt auf mobile Endgeräte übertragen. Zeutschel bietet dafür eine zeta2mobile App für Android- und iOS-Betriebssysteme an. Alle digital erstellten Kopien sind für die Studierenden kostenlos.

Gebühren entstehen erst dann, wenn die Kopien auf den Multifunktionsgeräten ausgedruckt werden. Die Zuordnung des Druckauftrags zu einem individuellen Anwender erfolgt über die Kartenseriennummer. Diese wird bei der Übermittlung des Druckauftrags vom Aufsichtscanner an die Printmanagement-Software mit übertragen. Authentifiziert sich der Anwender mit seiner UniCard am Multifunktionsgerät, lässt sich der Druckauftrag der jeweiligen Kopierkarte eindeutig zuordnen.

Über 1,5 Millionen digitale Kopien

„Die Bibliotheksanwender haben die Aufsichtscanner sehr gut angenommen, sie werden flächendeckend stark genutzt“, informiert PD Dr. Gunther Schmidt. In sechs Jahren wurden auf den acht Geräten insgesamt 1,5 Millionen digitale Kopien erstellt, das sind im Schnitt zirka 21.000 Scans pro Monat. Durchschnittlich erstellte ein Gerät im Zeitraum 2013-2019 rund 187.500 Scans, stark frequentierte Scanner kommen hier sogar auf gesamt über 300.000 Scans.

„Die Scanner sind den ganzen Tag in Betrieb. Trotz dieser intensiven Nutzung hatten wir über die sechs Jahre hinweg so gut wie keine längeren Ausfallzeiten“, erklärt der Leiter des Rechenzentrums.

Grundlage dafür ist ein vorausschauender Service mit regelmäßiger Software-Pflege und Reinigung der Geräte. Zudem hält ISFORT die wichtigsten Ersatzteile vor und kann bei Bedarf schnell reagieren. Und dauert eine Reparatur einmal länger, bekommt die Bibliothek ein Ersatzgerät für die Zeit des Ausfalls zur Verfügung gestellt. Für diesen Fall hat ISFORT eigens in ein Leihgerät von Zeutschel investiert.

Wichtig für einen reibungslosen Kopier-, Druck- und Scanbetrieb sind zudem hochqualifizierte Service-Techniker, die bei ISFORT intensiv auf den Einsatz am Multifunktionssystem und Aufsichtscanner geschult sind und beide Technologien beherrschen. „Es gibt einen Ansprechpartner, egal ob es Fragen zum Scannen am Aufsichtscanner oder Multifunktionsgerät, zum Drucken, Kopieren oder zum „Scan-to-Print“ gibt. Das wird sehr positiv aufgenommen", so Danilo Wolf von ISFORT.

Infrastruktur weiter modernisiert

Ende 2019 ist die Universitätsbibliothek den nächsten Schritt gegangen und hat die Infrastruktur im Rahmen einer Ausschreibung weiter modernisiert.

Neben neu installierten Multifunktionsgeräten sind auch die zeta Aufsichtscanner durch die nächste Generation ausgetauscht worden. Gegenüber der ersten Generation besitzt der neue zeta einen fast doppelt so großen Touchscreen bei nur geringfügig gestiegener Stellfläche. Weiterhin sind im Touchscreen schnellere Prozessoren und eine SSD-Festplatte verbaut, was die Bedienung weiter beschleunigt.

„Das erste Feedback der Bibliothek ist sehr gut. Die Scanner arbeiten noch schneller und die Zufriedenheit der Benutzer ist nochmals gestiegen", erklärt Danilo Wolf.

Wird PD Dr. Gunther Schmidt nach einem Fazit des Aufsichtscanner-Einsatzes gefragt, ist seine Antwort eindeutig: „Aufsichtscanner sind unersetzlich für den Kopier-/Druck- und Scanbetrieb in der Universitätsbibliothek Vechta.“